Ένα έντυπο αναφοράς καταγγέλλοντος χρησιμοποιείται για την αναφορά ακατάλληλων κρατικών ενεργειών από έναν εργοδότη ή άλλους υπαλλήλους. Χρησιμοποιείται συνήθως από τους υπαλλήλους για να αναφέρουν παραβιάσεις της περιφερειακής νομοθεσίας που γίνονται μάρτυρες στο χώρο εργασίας και πολλές δικαιοδοσίες έχουν νόμους όπως ο νόμος περί προστασίας των πληροφοριοδοτών για την προστασία τους. Η φόρμα συχνά δεν χρησιμοποιείται για την αναφορά παραβιάσεων για τις οποίες υπάρχουν άλλα διαθέσιμα ένδικα μέσα και πέρα από το πεδίο εφαρμογής της νομοθεσίας για τους καταγγέλλοντες. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος δεν μπορούσε να χρησιμοποιήσει μια φόρμα για να αναφέρει διακρίσεις ή παρενόχληση από τον εργοδότη. Αυτά τα ζητήματα αντιμετωπίζονται συχνά με την υποβολή καταγγελιών στην αρμόδια ρυθμιστική αρχή, η οποία συχνά ξεκινά έρευνα και διεξάγει διοικητικές ακροάσεις.
Οι περισσότερες περιφέρειες έχουν μια πράξη καταγγελίας για την προστασία των εργαζομένων από την αναφορά ακατάλληλων κυβερνητικών ενεργειών. Οι κρατικές υπηρεσίες διαθέτουν ένα γενικό έντυπο αναφοράς καταγγελιών πληροφοριών στους υπαλλήλους προκειμένου να συμμορφωθούν με τους νόμους περί πληροφοριοδοτών. Ο καταγγέλλων πρέπει να παράσχει τα στοιχεία επικοινωνίας του/της και του κυβερνητικού υπαλλήλου ή διευθυντή που κατηγορείται. Η φόρμα συχνά ζητά επίσης λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις ενέργειες και υπάρχουν χώροι για το άτομο που συμπληρώνει τη φόρμα για να γράψει σχετικές πληροφορίες για την κατάσταση. Για παράδειγμα, μια συνηθισμένη ερώτηση που τίθεται στα έντυπα είναι: “Πού έλαβε χώρα η ακατάλληλη ενέργεια;”
Οι πληροφοριοδότες πρέπει να κάνουν διάκριση μεταξύ θεμάτων προσωπικού που δεν προστατεύονται από τους νόμους περί πληροφοριοδοτών και ακατάλληλων κυβερνητικών ενεργειών. Μερικά παραδείγματα ακατάλληλων ενεργειών είναι η κατάφωρη σπατάλη δημοσίων πόρων, η αλλοίωση επιστημονικών ευρημάτων και οι παραβιάσεις συγκεκριμένων νόμων. Η φόρμα αναφοράς πληροφοριοδοτών χρησιμοποιείται για την αναφορά αυτών και παρόμοιων πράξεων. Ένα θέμα προσωπικού μπορεί να περιλαμβάνει σεξουαλική παρενόχληση, φυλετικές διακρίσεις ή ακατάλληλες λεκτικές επιπλήξεις. Υπάρχουν φόρμες για την αναφορά αυτών των συμπεριφορών, αλλά τα άτομα συχνά δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη φόρμα αναφοράς καταγγέλλοντος σε αυτές τις περιπτώσεις.
Απαγορεύεται στους εργοδότες να αντεκδικούν τους εργαζομένους που συμπληρώνουν και υποβάλλουν έντυπο αναφοράς καταγγέλλοντος. Ορισμένες πράξεις αντιποίνων περιλαμβάνουν την απόλυση ή τον υποβιβασμό της υπαλλήλου, τη διάκριση εναντίον της και την απειλή της. Οι εργοδότες που το κάνουν παραβιάζουν τους νόμους περί πληροφοριοδοτών και ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για αποζημίωση. Το έντυπο μπορεί επίσης να απαιτεί τα ονόματα των μαρτύρων για την επιβεβαίωση των ισχυρισμών και αυτοί οι μάρτυρες συχνά προστατεύονται από αντίποινα από τον εργοδότη.
Ένας υπάλληλος που δεν αισθάνεται άνετα να συμπληρώσει μόνος του ένα έντυπο μπορεί σε ορισμένες περιοχές να ζητήσει τη βοήθεια δικηγόρου για να το συμπληρώσει εκ μέρους του. Για παράδειγμα, μια φόρμα αναφοράς πληροφοριοδοτών μπορεί να απαιτεί δικαιολογητικά έγγραφα και λεπτομερείς πληροφορίες που μπορεί να είναι εκφοβιστικές για έναν υπάλληλο που θέλει απλώς να αναφέρει παραβάσεις. Η υπάλληλος πρέπει να βεβαιώσει τους ισχυρισμούς που αναφέρει, αλλά ο πληρεξούσιος μπορεί να της υποβάλει το έντυπο.