Το έντυπο W-8 είναι ένα φορολογικό έντυπο που λέει σε οργανισμούς και άτομα που δραστηριοποιούνται στις Ηνωμένες Πολιτείες ότι το άτομο με το οποίο συναλλάσσονται δεν είναι πολίτης των ΗΠΑ. Το έντυπο εξαιρεί τον κάτοικο αλλοδαπής από ορισμένους φορολογικούς νόμους των ΗΠΑ. Τέσσερις διαφορετικές μορφές εμπίπτουν στην επικεφαλίδα ενός εντύπου W-8. Το καθένα χρησιμοποιείται υπό συγκεκριμένες συνθήκες.
Για να είναι κατάλληλο για χρήση του εντύπου W-8, ένα άτομο πρέπει να είναι αλλοδαπός μη κάτοικος. Η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS) έχει δημοσιεύσει διάφορα κριτήρια για να καθορίσει εάν κάποιος είναι αλλοδαπός μη κάτοικος. Για να πληροί αυτά τα κριτήρια, το άτομο δεν πρέπει να έχει ή να έχει πράσινη κάρτα ή βίζα μετανάστευσης τον τελευταίο χρόνο. Επίσης, δεν πρέπει να έχει περάσει περισσότερες από 30 ημέρες στις Ηνωμένες Πολιτείες τον τελευταίο χρόνο ή περισσότερες από 182 τα τελευταία τρία χρόνια.
Υπάρχουν τέσσερις διαφορετικοί τύποι εντύπων W-8. Το Έντυπο W-8BEN είναι το Πιστοποιητικό αλλοδαπής κατάστασης πραγματικού δικαιούχου για παρακράτηση φόρου στις Ηνωμένες Πολιτείες. Αυτή είναι η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη μορφή W-8. Θα πρέπει να ζητηθεί από κάθε πρόσωπο που θα γίνει κάτοχος του καταβληθέντος εισοδήματος.
Το W-8ECI χρησιμοποιείται από άτομα που ισχυρίζονται ότι το εισόδημα συνδέεται με εμπόριο ή επιχείρηση εντός των Ηνωμένων Πολιτειών. Αυτό σημαίνει ότι αν και το άτομο που λαμβάνει τα χρήματα είναι αλλοδαπό, η ίδια η επιχείρηση δεν είναι. Συχνά αυτή η φόρμα χρησιμοποιείται σε σχέση με υποκαταστήματα ξένων εταιρειών στις ΗΠΑ.
Το W-8EXP θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο για άτομα που διεκδικούν ορισμένες εξαιρέσεις ή παρακρατούν μειώσεις βάσει της φορολογικής νομοθεσίας των ΗΠΑ. Το W-8IMY είναι για μεσάζοντες με ξένες συνεργασίες. Πρόκειται για άτομα που λαμβάνουν χρήματα για λογαριασμό μιας ξένης χώρας.
Το σχετικό έντυπο W-8 θα πρέπει να ζητηθεί πριν γίνουν οι πληρωμές σε οποιοδήποτε άτομο που δεν είναι πολίτης ή κάτοικος ΗΠΑ. Είναι ευθύνη της επιχείρησης των ΗΠΑ να ζητήσει το έντυπο. Είναι επίσης ευθύνη της επιχείρησης των ΗΠΑ να διασφαλίσει ότι η σχετική φόρμα W-8 έχει συμπληρωθεί πλήρως και με ακρίβεια. Εάν η φόρμα δεν συμπληρωθεί σωστά, η επιχείρηση των ΗΠΑ μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνη.
Σύμφωνα με τις ενότητες 1441 και 1442 της φορολογικής νομοθεσίας των ΗΠΑ, οι επιχειρήσεις των ΗΠΑ πρέπει να παρακρατούν το 30 τοις εκατό οποιασδήποτε πληρωμής σε αλλοδαπό πρόσωπο προκειμένου να πληρώσουν τους ισχύοντες φόρους, εκτός εάν έχει κατατεθεί W-8. Εάν δεν ζητηθεί ένα έντυπο πριν από την πληρωμή, η επιχείρηση των ΗΠΑ ενδέχεται να υποχρεωθεί να πληρώσει φόρο 30 τοις εκατό για τυχόν χρήματα που καταβλήθηκαν και να υποστεί κυρώσεις για μη συμμόρφωση με τη φορολογική νομοθεσία IRS.