Η πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς είναι ένας τύπος λογαριασμού διασφάλισης που δημιουργείται από πολλές επιχειρήσεις. Η κύρια λειτουργία αυτού του είδους λογαριασμού είναι να παρέχει ένα μαξιλάρι έναντι τυχόν τιμολογίων πελατών που παραμένουν απλήρωτα για μεγάλο χρονικό διάστημα. Οι εταιρείες βασίζουν συνήθως το ποσό των αποθεματικών που διατηρούνται στο λογαριασμό σε εκτιμήσεις πελατών υψηλού κινδύνου και στην πιθανότητα αυτοί οι πελάτες να μην πληρώσουν αυτά τα τιμολόγια.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η συνήθης λειτουργία μιας πρόβλεψης για επισφαλείς λογαριασμούς δεν προορίζεται να καλύψει τα ανεξόφλητα υπόλοιπα σε τιμολόγια που είναι επί του παρόντος ηλικίας μικρότερης των έξι μηνών. Μέχρι εκείνο το σημείο, κατά κανόνα γίνονται προσπάθειες είσπραξης, συμπεριλαμβανομένων προσπαθειών για διευθέτηση πληρωμών με πελάτες που έχουν υποστεί κάποιου είδους οικονομική αναστροφή. Πολλές εταιρείες δεν επιχειρούν να χρησιμοποιήσουν τα κεφάλαια στον λογαριασμό επισφαλούς πρόβλεψης έως ότου διαπιστωθεί ότι το ανεξόφλητο υπόλοιπο δεν είναι πιθανό να εισπραχθεί.
Ένα παράδειγμα για το πότε μπορούν να μεταφερθούν κεφάλαια από μια πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς θα ήταν όταν ένας πελάτης υποβάλει αίτηση για προστασία από την πτώχευση του Κεφαλαίου 7. Μετά την ειδοποίηση ότι ο πελάτης έχει προβεί σε αυτό το είδος ενέργειας, όλες οι προσπάθειες συλλογής πρέπει να σταματήσουν. Αυτό δημιουργεί μια κατάσταση όπου η εταιρεία δεν έχει πραγματικές διαβεβαιώσεις ότι θα μπορέσει ποτέ να εισπράξει έστω και μέρος του χρέους. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν το χρέος δεν θεωρείται προτεραιότητα από τα δικαστήρια και δεν θα αντιμετωπιστεί καθόλου μέχρι να εξεταστούν και να διακανονιστούν με κάποιο τρόπο άλλοι πιστωτές.
Η διαχείριση μιας πρόβλεψης για επισφαλείς λογαριασμούς γίνεται συνήθως με τη δημιουργία ενός στοιχείου γραμμής στα λογιστικά αρχεία των εταιρειών. Η ακριβής ταξινόμηση του λογαριασμού θα ποικίλλει, ανάλογα με τα ισχύοντα λογιστικά πρότυπα στη χώρα όπου εδρεύει η εταιρεία. Συχνά, η διαχείριση του λογαριασμού γίνεται ως στοιχείο γραμμής εντός του λειτουργικού προϋπολογισμού ή ως κατηγορία εντός των Εισπρακτέων Λογαριασμών και είναι δομημένος ώστε να επιτρέπει εύκολες μεταφορές στο υπόλοιπο των Εισπρακτέων Λογαριασμών όταν είναι απαραίτητο.
Ενώ η πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς είναι μια κοινή στρατηγική που χρησιμοποιείται από μεγάλες εταιρείες, οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν επίσης να επωφεληθούν από τη δημιουργία αυτού του τύπου λογιστικού στοιχείου γραμμής. Είναι εξαιρετικά σημαντικό να υπάρχουν διαθέσιμα τα αποθέματα και ένα σαφές σύνολο κατευθυντήριων γραμμών για το πότε μπορούν να χρησιμοποιηθούν αυτά τα αποθέματα. Πολλές επιχειρήσεις διασφαλίζουν επίσης ότι τουλάχιστον δύο εταιρικοί υπάλληλοι μπορούν να εξουσιοδοτήσουν τη μεταφορά. Η συγκέντρωση πόρων για τον συμψηφισμό χρεών που δεν μπορούν να εισπραχθούν συμβάλλει στη διασφάλιση ότι η εταιρεία μπορεί να συνεχίσει να τηρεί τα δικά της χρέη, αποφεύγοντας έτσι καθυστερημένες χρεώσεις ή ζημιά στην πιστοληπτική ικανότητα της εταιρείας.