Καταπιστευματοδόχος είναι κάποιος που βρίσκεται σε θέση εμπιστοσύνης. Στην καταπιστευματική λογιστική, ένα έμπιστο πρόσωπο απαιτείται να τηρεί λεπτομερή οικονομικά αρχεία όταν διαχειρίζεται ένα καταπίστευμα ή όταν ενεργεί ως εκτελεστής της περιουσίας ενός αποθανόντος προσώπου. Ο καταπιστευματοδόχος μπορεί επίσης να διαχειρίζεται περιουσιακά στοιχεία για ανήλικο τέκνο μέχρι να συμπληρώσει την ηλικία της ενηλικίωσης. Τα αρχεία μπορούν να κατατεθούν στο δικαστήριο ως μέρος μιας νομικής διαδικασίας και είναι σημαντικό να είναι ακριβή.
Ένα καταπίστευμα αποτελείται από το κεφάλαιο, το οποίο είναι το αρχικό ποσό των μετρητών ή άλλων περιουσιακών στοιχείων που τοποθετούνται σε αυτό, και το εισόδημα. Τυχόν υπεραξίες προστίθενται στο κεφάλαιο, ενώ τα έξοδα και οι κεφαλαιουχικές ζημίες που πραγματοποιήθηκαν αφαιρούνται από αυτό το ποσό. Τυχόν χρέη που προκύπτουν από το καταπίστευμα αφαιρούνται επίσης από το κεφάλαιο.
Η καταπιστευματική λογιστική κατάσταση αναφέρει τον κύριο υπόχρεο, καθώς και οποιοδήποτε εισόδημα που έλαβε το καταπίστευμα ή η περιουσία. Το εισόδημα μπορεί να είναι με τη μορφή τόκων ή μερισμάτων που κερδίζονται από επενδύσεις. Τα έσοδα αναγράφονται χωριστά στη λογιστική κατάσταση, καθώς οι δικαιούχοι για κάθε μορφή εισοδήματος μπορεί να είναι διαφορετικοί, ανάλογα με τους όρους του καταπιστεύματος ή τη βούληση του ατόμου.
Εάν κάποια τμήματα των περιουσιακών στοιχείων που κατέχονται στο καταπίστευμα ή αποτελούν μέρος της περιουσίας πωλήθηκαν από τον διαχειριστή ή τον εκτελεστή, οι καταπιστευματικές λογιστικές καταστάσεις πρέπει να δείχνουν τη «λογιστική αξία» του ακινήτου καθώς και την τιμή πώλησης. Το κέρδος ή η ζημία σημειώνεται στα αρχεία. Αυτός ο αριθμός μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον υπολογισμό κεφαλαιακών κερδών ή ζημιών κεφαλαίου.
Οποιοδήποτε εισόδημα προέρχεται από το καταπίστευμα ή το κτήμα αναγράφεται κατά σειρά, κατά ημερομηνία και τύπο απόδειξης. Αυτή η μέθοδος εμφάνισης των αρχείων διευκολύνει οποιονδήποτε εξετάζει τις καταπιστευτικές λογιστικές καταστάσεις να διαπιστώσει εάν λείπουν κάποιες καταστάσεις. Για το σκοπό αυτό θα χρησιμοποιούνται αποδείξεις ενοικίων, πληρωμές τόκων ή μερίσματα που λαμβάνονται.
Τυχόν πληρωμές που πραγματοποιούνται από το καταπίστευμα ή την περιουσία αναφέρονται στις λογιστικές καταστάσεις καταπιστευματικού καταπιστεύματος. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν έξοδα που πραγματοποιήθηκαν για τη διαχείριση του καταπιστεύματος ή τον διακανονισμό της περιουσίας. Στην περίπτωση καταπιστεύματος, τυχόν εισόδημα που καταβάλλεται στους δικαιούχους αναγράφεται και τα έγγραφα τελειώνουν με το υπόλοιπο.
Μετά τη σύνταξη των καταπιστευματικών λογιστικών καταστάσεων, παρέχονται αντίγραφα στα ενδιαφερόμενα μέρη, καθώς και στο Δικαστήριο σε ορισμένες περιπτώσεις. Δίνεται η δυνατότητα στους αποδέκτες των καταστάσεων να αντιταχθούν σε οποιοδήποτε από τα στοιχεία που περιέχουν. Εάν δεν καταχωρηθεί αντίρρηση, ο καταπιστευματοδόχος μπορεί να διανείμει τα έσοδα από το καταπίστευμα και τα χρήματα και την περιουσία που αποτελούν την περιουσία.