Το φωνητικό email είναι ένας τύπος προγράμματος email όπου κάποιος μπορεί να ηχογραφήσει ένα μήνυμα μιλώντας σε ένα μικρόφωνο σε υπολογιστή, smartphone ή υπολογιστή τσέπης και να το στείλει σε οποιονδήποτε μέσω ενός παραδοσιακού προγράμματος-πελάτη email. Ο παραλήπτης χρειάζεται μόνο να ανοίξει το μήνυμα και να ενεργοποιήσει τα ηχεία του για να ακούσει το φωνητικό μήνυμα. Αυτό είναι βολικό για άτομα που είτε δεν μπορούν να πληκτρολογήσουν λόγω αναπηρίας ή που χρειάζονται απλώς να στείλουν πολλά email και θέλουν να εξοικονομήσουν χρόνο.
Το φωνητικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αφαιρεί επίσης μέρος της ασάφειας που είναι εγγενής σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι δύσκολο να μεταφραστεί ο τόνος ενός μηνύματος από την οθόνη και συχνά οι άνθρωποι προσβάλλονται ή αναστατώνονται από κάτι γραμμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν προοριζόταν να είναι προσβλητικό. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία μπορεί κανείς να ακούσει το μήνυμα που εκφωνείται από τον αποστολέα είναι πολύ πιο πιθανό να γίνουν κατανοητά όπως προορίζονται.
Τα προγράμματα λογισμικού φωνητικού email είναι σχετικά απλά. Εγκαθίστανται στον υπολογιστή και, στη συνέχεια, συνδέονται με μια παραδοσιακή διεύθυνση email. Όταν ο χρήστης είναι έτοιμος να συντάξει ένα email, απλώς πατά ένα κουμπί «εγγραφή» στην οθόνη του υπολογιστή και αρχίζει να μιλάει στο μικρόφωνο. Ο χρήστης μπορεί να διακόψει ή να επανεκκινήσει την εγγραφή ανάλογα με τις ανάγκες και ορισμένα προγράμματα επιτρέπουν στον χρήστη να ενώνει διαφορετικά κομμάτια ήχου.
Όταν ο χρήστης ολοκληρώσει την εγγραφή, το λογισμικό συμπιέζει το αρχείο ήχου σε ένα μικρό αρχείο, γενικά ένα αρχείο .MP3, .WAV ή .GSM. Το αρχείο ήχου αποθηκεύεται και επισυνάπτεται στο email, όπου μπορείτε να γράψετε τυχόν επιπλέον σχόλια εάν θέλετε. Αυτοί οι τύποι αρχείων μπορούν να αναπαραχθούν σχεδόν από όλους τους υπολογιστές, καθώς και από κινητά τηλέφωνα και άλλες συσκευές ήχου. Απαιτούνται πολύ λίγες τεχνικές γνώσεις για τη χρήση ενός από αυτά τα προγράμματα λογισμικού.
Στη συνέχεια, το φωνητικό email αποστέλλεται στον παραλήπτη ή στην ομάδα παραληπτών. Όταν το λάβει, χρειάζεται απλώς να κάνει κλικ στο «αναπαραγωγή» και να ενεργοποιήσει τα ηχεία για να ακούσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, μπορεί να πληκτρολογήσει ένα παραδοσιακό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως απάντηση ή, εάν έχει εγκατεστημένο το λογισμικό, να ηχογραφήσει ένα άλλο φωνητικό μήνυμα για να απαντήσει. Τα αρχεία μπορούν στη συνέχεια να αποθηκευτούν και να αναπαραχθούν ξανά όπως απαιτείται. Επιπλέον, ορισμένα προγράμματα λογισμικού είναι σε θέση να χρησιμοποιούν λειτουργίες ομιλίας σε κείμενο για να μετατρέψουν το εκφωνούμενο αρχείο ήχου σε αρχείο κειμένου. Για όποιον θέλει να εξοικονομήσει χρόνο κατά τη σύνταξη και την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το λογισμικό φωνητικών email μπορεί να είναι μια εξαιρετική επιλογή, αν και έχει το μειονέκτημα ότι είναι πιο δύσκολο να επεξεργαστεί, αν κάποιος κάνει λάθος.