Το καθολικό μετοχών είναι ένα λεπτομερές αρχείο που τηρεί μια εταιρεία για την παρακολούθηση των κινήσεων των αποθεμάτων. Αυτό μπορεί να ισχύει για ένα απόθεμα προϊόντων ή μια εισαγωγή μετοχών και των κατόχων τους. Το επιδιωκόμενο νόημα είναι συνήθως ξεκάθαρο από τα συμφραζόμενα. Και στις δύο περιπτώσεις, το αρχείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε φορολογικές δηλώσεις και άλλες οικονομικές καταστάσεις, επιπλέον της δημιουργίας ενός χρήσιμου πόρου για εσωτερική αναφορά, όπου οι άνθρωποι μπορεί να θέλουν να έχουν λεπτομερείς πληροφορίες για το τρέχον απόθεμα.
Με την έννοια του αποθέματος, το καθολικό αποθεμάτων καταγράφει τα προϊόντα που έγιναν αποδεκτά και πωλήθηκαν. Όταν φτάνουν οι αποστολές, το προσωπικό μπορεί να εισάγει σημαντικές λεπτομέρειες, όπως τον αριθμό των προϊόντων, την αξία και την ημερομηνία άφιξης. Το καθολικό μπορεί να περιλαμβάνει ένα τμήμα που πρέπει να σημειωθεί όταν τα υλικά διατίθενται προς πώληση. Κατά τη στιγμή της πώλησης, το καθολικό αποθεμάτων μπορεί να ενημερωθεί για να αντικατοπτρίζει τις νέες πληροφορίες. Αυτά τα αρχεία βοηθούν τις εταιρείες να παρακολουθούν την κίνηση των αποθεμάτων, ώστε να μπορούν να λαμβάνουν αποφάσεις σχετικά με το τι θα αγοράσουν και πότε.
Συνηθέστερα, αυτός ο όρος χρησιμοποιείται για να συζητήσει τα αρχεία των μετόχων. Οι εταιρείες που εκδίδουν μετοχές πρέπει να διατηρούν ένα βιβλίο με τρέχουσες πληροφορίες ιδιοκτησίας. Αυτό ωφελεί τους μετόχους, οι οποίοι θέλουν να είναι σίγουροι ότι είναι οι εγγεγραμμένοι ιδιοκτήτες, ειδικά σε περίπτωση μερίσματος όπου η εταιρεία πραγματοποιεί πληρωμές σε όλα τα άτομα που αναφέρονται στο καθολικό. Επιπλέον, οι εταιρείες μπορεί να θέλουν να μπορούν να παρακολουθούν ποιος κατέχει μετοχές για να ανιχνεύσει τάσεις όπως κάποιος που προσπαθεί να αγοράσει μια μετοχή ελέγχου.
Οι εισηγμένες εταιρείες υπόκεινται σε διάφορους κανονισμούς για την προστασία των μετόχων και του ευρύτερου κοινού. Αυτά περιλαμβάνουν διατάξεις σχετικά με τα βιβλία αποθεμάτων. Η εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να ακολουθήσει μια συγκεκριμένη μορφή και να συμπεριλάβει συγκεκριμένες πληροφορίες. Οι ρυθμιστικές αρχές μπορούν να ζητήσουν να επιθεωρήσουν την τεκμηρίωση, όπως το βιβλίο αποθεμάτων, για να επιβεβαιώσουν ότι είναι ακριβή και να αναζητήσουν ζητήματα όπως διενέξεις ή παρωχημένες πληροφορίες. Οι μέτοχοι πρέπει επίσης να λάβουν πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ενημέρωσης της εγγραφής τους, ώστε να μπορούν να ζητήσουν από την εταιρεία να αλλάξει τα στοιχεία όταν αγοράζουν ή πωλούν μετοχές.
Οι εταιρείες συνήθως ορίζουν ένα μέλος του προσωπικού ή ένα τμήμα για να χειριστεί τις επικοινωνίες και τη διοίκηση των μετόχων. Αυτό περιλαμβάνει την ενημέρωση του καθολικού αποθεμάτων, την παρακολούθηση αξιώσεων που σχετίζονται με απολεσθέντα και κλεμμένα πιστοποιητικά και την παροχή στους μετόχους δημοσιεύσεων κατόπιν αιτήματος. Όσοι κατέχουν μετοχές σε μια εταιρεία έχουν το δικαίωμα να εξετάζουν ορισμένα οικονομικά έγγραφα, να λαμβάνουν ετήσιες εκθέσεις και να ζητούν πληροφορίες σχετικά με το ποιος είναι επί του παρόντος υπεύθυνος και πού βρίσκεται η εταιρεία. Ο ορισμός ενός τμήματος για την παροχή αυτών των υπηρεσιών μπορεί να βοηθήσει στη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.