Το καθολικό μισθοδοσίας είναι μια μέθοδος καταγραφής των πληροφοριών πληρωμής για κάθε εργαζόμενο ή εργολάβο που λαμβάνει κεφάλαια από το τμήμα μισθοδοσίας μιας εταιρείας. Αν και τα καθολικά μισθοδοσίας ήταν κάποτε απλά λογιστικά βιβλία με διαφορετικές στήλες για την καταγραφή πληροφοριών, οι περισσότερες εταιρείες διατηρούν τώρα τα βιβλία μισθοδοσίας τους σε υπολογιστές, χρησιμοποιώντας υπολογιστικά φύλλα ή πιο περίπλοκα προγράμματα λογισμικού μισθοδοσίας, εάν χρειάζεται. Το όφελος από τη χρήση καθολικού μισθοδοσίας είναι ότι επιτρέπει στον εργοδότη ή τον υπάλληλο μισθοδοσίας να δει με μια ματιά το χρηματικό ποσό που καταβλήθηκε και σε ποιον εργαζόμενο, και συνήθως χρησιμεύει ως εφεδρική τεκμηρίωση για φορολογικούς σκοπούς.
Οι περισσότερες μεγαλύτερες εταιρείες θα έχουν ένα αποκλειστικό τμήμα μισθοδοσίας του οποίου η δουλειά είναι να διατηρεί το καθολικό μισθοδοσίας και να διασφαλίζει ότι όλες οι πληρωμές είναι ακριβείς και γίνονται στην ώρα τους. Οι μικρότερες εταιρείες ή άτομα που πρέπει να πληρώνουν τους υπαλλήλους πιθανότατα θα χρειαστεί να διατηρούν οι ίδιοι τα βιβλία μισθοδοσίας. Πραγματικά δεν έχει καμία διαφορά αν γίνεται σε υπολογιστή ή σε χάρτινο καθολικό. Μερικοί άνθρωποι απλώς βρίσκουν μια μέθοδο πιο άνετη και πιο ασφαλή από την άλλη, ή έμαθαν μια μέθοδο και είναι επιφυλακτικοί να δοκιμάσουν μια άλλη. Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να κάνετε το καθολικό μισθοδοσίας ιδιαίτερα περίπλοκο.
Είναι χρήσιμο για κάποιον που πρέπει να χρησιμοποιήσει ένα καθολικό μισθοδοσίας για να καθορίσει εκ των προτέρων πόσες στήλες θα χρειαστούν. Για ένα βασικό καθολικό μισθοδοσίας, οι περισσότεροι άνθρωποι ξεκινούν με μια στήλη για το όνομα του υπαλλήλου. άλλη στήλη για τον τίτλο και την κατάσταση της εργασίας του, όπως πλήρους ή μερικής απασχόλησης· και μια τρίτη στήλη για την περίοδο πληρωμής ή τον αριθμό των ωρών στην περίοδο πληρωμής. Η επόμενη στήλη θα πρέπει να περιλαμβάνει το ακαθάριστο ποσό του μισθολογίου, το οποίο είναι το ποσό προ φόρων. Οι επόμενες δύο στήλες περιλαμβάνουν συνήθως εκπτώσεις, όπως φόρο εισοδήματος ή άλλες εκπτώσεις, όπως αυτές που λαμβάνονται για παροχές. Στη συνέχεια, η τελική στήλη μπορεί να περιλαμβάνει το καθαρό ποσό του τελικού μισθού – αυτό που πραγματικά παίρνει ο εργαζόμενος στο σπίτι.
Άλλες στήλες μπορούν να προστεθούν ανάλογα με τις ανάγκες, αλλά αυτές είναι οι πιο τυπικές συμπεριλήψεις σε ένα καθολικό μισθοδοσίας. Στη συνέχεια, καθεμία από τις στήλες μπορεί να εξισορροπηθεί προσθέτοντάς τις κατά μήκος και προς τα κάτω και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι όλα τα στοιχεία ταιριάζουν. Οι εταιρείες συνήθως εξισορροπούν τα βιβλία τους σε εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση, ανάλογα με τον αριθμό των εργαζομένων στην εταιρεία και την πολυπλοκότητα των λογιστικών καταστάσεων μισθοδοσίας. Όταν έρθει η ώρα της φορολογίας, μπορεί να είναι πολύ χρήσιμα για την υποβολή φόρων ή για την παροχή πληροφοριών σε έναν λογιστή ή φοροτεχνικό.