Το βιβλίο πληρωμών είναι ένας τύπος λογιστικού αρχείου που βοηθά στην παρακολούθηση πληρωμών που εκταμιεύονται για συγκεκριμένους σκοπούς. Δεν είναι ασυνήθιστο να δημιουργείται ένα καθολικό αυτού του τύπου για ένα έργο ή μια εκδήλωση, γεγονός που καθιστά πολύ εύκολη την παρακολούθηση όλων των δαπανών και των εκταμιεύσεων που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη δραστηριότητα. Ανάλογα με τη φύση του γεγονότος ή του έργου, το καθολικό μπορεί να χρησιμεύσει ως το μέσο τεκμηρίωσης των κεφαλαίων που εισπράττονται στο έργο καθώς και τυχόν κεφαλαίων που καταβάλλονται για τη διαχείριση των δαπανών που σχετίζονται με τη δραστηριότητα.
Θεωρούμενο ως βασική προσέγγιση για την τήρηση βιβλίων, ένα καθολικό πληρωμών συνήθως εστιάζει στη λήψη πληρωμών που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη δραστηριότητα. Για παράδειγμα, εάν οι μαθητές που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη τάξη επιλέξουν να πουλήσουν ζαχαρωτά για να συγκεντρώσουν χρήματα για ένα έργο, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να διατηρηθεί ένα καθολικό για τη διάρκεια της δραστηριότητας. Η λεπτομέρεια που περιλαμβάνεται στο καθολικό συχνά αναφέρει το όνομα του αγοραστή, τον αριθμό των μονάδων που αγοράστηκαν, το συνολικό ποσό που συγκεντρώθηκε για την αγορά και συνήθως ακόμη και τη διεύθυνση παράδοσης του αγοραστή.
Άλλα παραδείγματα του καθολικού πληρωμών μπορεί να περιλαμβάνουν άλλους τύπους δεδομένων. Μπορεί να περιλαμβάνονται πληροφορίες όπως το ποσό και ο αριθμός τιμολογίου, ο τρόπος πληρωμής που χρησιμοποιείται για τη διευθέτηση του τιμολογίου, ακόμη και η ημερομηνία υποβολής της προσφοράς μπορεί να περιλαμβάνονται στις λεπτομέρειες. Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες λαμβάνονται μερικές προκαταβολές, αυτό το ποσό και η ημερομηνία πληρωμής είναι επίσης πιθανό να περιλαμβάνονται στα στοιχεία του καθολικού. Όπως συμβαίνει με τους περισσότερους τύπους λογιστικών αρχείων, σκοπός του καθολικού είναι να παρέχει ακριβείς και συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές, έτσι ώστε να υπάρχει ένα μόνιμο ιστορικό των γεγονότων, χωρίς ερωτήσεις σχετικά με το τι συνέβη και πότε συνέβησαν αυτά τα γεγονότα.
Η πολυπλοκότητα του καθολικού πληρωμών θα εξαρτηθεί συχνά τόσο από τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές όσο και από τυχόν κατευθυντήριες γραμμές που ακολουθούνται κατά τη δημιουργία και την εκτέλεση του έργου που σχετίζεται με τη δραστηριότητα που καταγράφεται στο καθολικό. Αυτό σημαίνει ότι ένα βιβλίο πληρωμών που τηρείται για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με ένα έργο συγκέντρωσης κεφαλαίων από έναν τοπικό οίκο λατρείας μπορεί να είναι κάπως απλοϊκό σε σύγκριση με το καθολικό που διατηρεί μια πολυεθνική εταιρεία που ξεκινά μια επιχείρηση σε μια νέα τοποθεσία. Εφόσον η λεπτομέρεια είναι ακριβής και μπορεί να επαληθευτεί με δικαιολογητικά και πληροί όλα τα πρότυπα που είναι απαραίτητα για το είδος της δραστηριότητας που εμπλέκεται, το καθολικό μπορεί να είναι ένα πολύ χρήσιμο μέσο για την παρακολούθηση των συναλλαγών που σχετίζονται με την προσπάθεια.