Το κόστος που προκύπτει αναφέρεται σε έξοδα που προκύπτουν σε δεδομένη χρονική περίοδο, τα οποία θα πρέπει να τεκμηριώνονται κατάλληλα στα λογιστικά και οικονομικά αρχεία. Αυτά τα έξοδα δεν καταβάλλονται απαραίτητα εντός του χρόνου που πραγματοποιούνται, αλλά τα αποτελεσματικά λογιστικά αρχεία τεκμηριώνουν αυτά τα κόστη όταν πραγματοποιούνται και όχι όταν πληρώνονται. Αυτό επιτρέπει στα οικονομικά αρχεία μιας επιχείρησης να αντικατοπτρίζουν σωστά τα έξοδα που προκύπτουν σε σχέση με τα έσοδα που πραγματοποιούνται για τον καθορισμό των πραγματικών κερδών. Το κόστος που προκύπτει συνήθως αναφέρεται στο κόστος της επιχειρηματικής δραστηριότητας, όπως οι υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, το κόστος κατασκευής και οι μισθοί των εργαζομένων.
Ο όρος «πραγματοποιημένο κόστος» αναφέρεται συνήθως σε μια δαπάνη για την οποία είναι υπόχρεη να πληρώσει μια επιχείρηση, παρά σε μια δαπάνη για την οποία καταβάλλεται άμεσα. Ένα από τα απλούστερα παραδείγματα αυτού του είδους εξόδων είναι ένας λογαριασμός κοινής ωφέλειας που χρεώνεται σε μια συγκεκριμένη εταιρεία σε τακτική βάση, όπως μια μηνιαία χρέωση από μια τηλεφωνική εταιρεία. Ενώ μια επιχείρηση λειτουργεί κατά τη διάρκεια ενός συγκεκριμένου μήνα, χρησιμοποιεί υπηρεσίες από μια τηλεφωνική εταιρεία που χρεώνει την επιχείρηση τον επόμενο μήνα. Κατά τη διάρκεια του μήνα λειτουργίας, η επιχείρηση έχει δημιουργήσει ένα κόστος ίσο με το ποσό που θα χρεωθεί για την τηλεφωνική υπηρεσία.
Παρόλο που η εταιρεία θα εξοφλήσει αυτή τη δαπάνη τον επόμενο μήνα, ή ακόμα και αρκετούς μήνες αργότερα, ανάλογα με το τηλεφωνικό πρόγραμμα που έχει η επιχείρηση, θεωρείται ως κόστος που προκύπτει κατά τη διάρκεια του μήνα λειτουργίας. Προκειμένου να καταγραφεί αποτελεσματικά και να κατανοηθεί πόσο κέρδος αποκομίζει μια επιχείρηση, αυτό το είδος κόστους που προκύπτει καταγράφεται μαζί με τα έσοδα που παράγονται από την εταιρεία για έναν συγκεκριμένο μήνα. Στο τέλος του μήνα, αυτά τα έξοδα μπορούν να συγκριθούν με τα έσοδα που εισέρχονται και η διαφορά μεταξύ αυτών των στοιχείων καθορίζει εάν η εταιρεία πραγματοποιεί κέρδη ή χάνει χρήματα.
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι δαπανών που μπορούν να αναγραφούν ως «πραγματοποιημένο κόστος» σε ένα λογιστικό αρχείο. Μια εταιρεία συνήθως πρέπει να πληρώσει για μια σειρά από διαφορετικές υπηρεσίες κοινής ωφέλειας και παρόμοιες υπηρεσίες, όπως ηλεκτρική ενέργεια, τηλεφωνική υπηρεσία, πρόσβαση στο Διαδίκτυο, φυσικό αέριο, νερό, απόρριψη απορριμμάτων και αποχέτευση. Οι εταιρείες τείνουν επίσης να περιλαμβάνουν μισθούς που πρέπει να καταβάλλονται στους υπαλλήλους ως κόστος που επιβαρύνουν κάθε μήνα κατά την άσκηση επιχειρηματικής δραστηριότητας. Μια κατασκευαστική εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να συμπεριλάβει το κόστος των πρώτων υλών, τις επισκευές μηχανημάτων και άλλα έξοδα για κάθε μήνα, ενώ μια επιχείρηση λιανικής ενδέχεται να επιβαρύνει με αμοιβές πωλητή και έξοδα αποστολής.