Ένα βιβλίο πληρωτέων λογαριασμών είναι μια λίστα λογαριασμών με πληροφορίες σχετικά με χρήματα που οφείλονται σε προμηθευτές, προμηθευτές και άλλες επιχειρήσεις. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν αυτό το βιβλίο για να διαχωρίσουν τις βραχυπρόθεσμες χρηματοοικονομικές υποχρεώσεις από το μεγαλύτερο μέρος του γενικού καθολικού της. Οι εταιρείες μπορούν να έχουν πολλούς διαφορετικούς χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς στο λογιστικό τους βιβλίο, ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησής τους. Οι μεγαλύτερες εταιρείες συνήθως απασχολούν λογιστικούς υπαλλήλους για τη διαχείριση των πληρωτέων πληροφοριών των λογαριασμών τους.
Οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι μια πολύ κυκλική διαδικασία στο λογιστικό σύστημα της εταιρείας. Οι λογιστικοί υπάλληλοι πρέπει συχνά να κοσκινίζουν άφθονα χαρτιά κατά τη διαχείριση του λογιστικού βιβλίου. Τα πληρωτέα έγγραφα εξωτερικών λογαριασμών περιλαμβάνουν τιμολόγια προμηθευτή ή προμηθευτή, μηνιαίους λογαριασμούς και άλλα έγγραφα που απαιτούν πληρωμή για αγαθά ή υπηρεσίες. Πληροφορίες από αυτά τα εξωτερικά έγγραφα περιέχονται στο λογιστικό βιβλίο της εταιρείας. Οι περισσότερες εταιρείες ορίζουν ημερομηνίες πληρωμής για αυτά τα εξωτερικά έγγραφα. Οι ελεγκτές και οι λογιστικοί επόπτες θα εκτελέσουν χρονοδιαγράμματα από το σύστημα πληρωτέων λογαριασμών της εταιρείας για να καθορίσουν ποια τιμολόγια απαιτούν επί του παρόντος πληρωμή.
Οι εταιρείες χρησιμοποιούν επίσης εσωτερικά έγγραφα για τη διαχείριση των πληρωτέων πληροφοριών των λογαριασμών. Οι εντολές αγοράς είναι το πιο συνηθισμένο εσωτερικό έγγραφο που σχετίζεται με το σύστημα πληρωτέων λογαριασμών της εταιρείας. Οι εντολές αγοράς περιέχουν συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με εξουσιοδοτημένες αγορές αγαθών ή υπηρεσιών. Αυτές οι πληροφορίες περιέχονται στο λογιστικό βιβλίο της εταιρείας, ώστε οι λογιστικοί υπάλληλοι να μπορούν να αντιστοιχούν στα τιμολόγια των προμηθευτών για να αγοράσουν παραγγελίες. Η αντιστοίχιση τιμολογίων προμηθευτή με εσωτερικές εντολές αγοράς διασφαλίζει ότι η εταιρεία διαθέτει όλα τα απαραίτητα έγγραφα για τη σύγκριση και τον έλεγχο στοιχείων πληρωτέων λογαριασμών. Οι εντολές αγοράς αντιπροσωπεύουν επίσης έναν εσωτερικό έλεγχο που ταιριάζει με την ποσότητα των στοιχείων που λαμβάνονται, τα ποσά σε δολάρια για προϊόντα και άλλες πληροφορίες που ταιριάζουν με τις πληροφορίες που είχαν συμφωνηθεί προηγουμένως.
Το γενικό καθολικό της εταιρείας θα περιλαμβάνει συνήθως ένα συνολικό σύνολο των οφειλόμενων βιβλίων της εταιρείας. Οι πληροφορίες στο γενικό βιβλίο της εταιρείας χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων μιας εταιρείας. Αντί να συμπεριλαμβάνουν άφθονες ποσότητες πληροφοριών που σχετίζονται με επιχειρηματικές δραστηριότητες, οι εταιρείες χρησιμοποιούν δευτερεύοντα βιβλία (όπως πληρωτέοι λογαριασμοί) για να διατηρούν λεπτομερείς πληροφορίες εκτός του γενικού βιβλίου. Οι εταιρείες θα ετοιμάσουν οικονομικές καταστάσεις στο τέλος κάθε λογιστικής περιόδου με βάση τις πληροφορίες που περιέχονται στο γενικό βιβλίο.
Οι πληροφορίες για τους οφειλόμενους λογαριασμούς παρατίθενται στον ισολογισμό της εταιρείας. Επειδή οι πληρωτέοι λογαριασμοί αποτελούν υποχρέωση χρηματοοικονομικής υποχρέωσης, ο λογαριασμός θα έχει κανονικά πιστωτικό υπόλοιπο. Λογαριασμοί με πιστωτικά υπόλοιπα στη λογιστική περιλαμβάνονται στις πληροφορίες υποχρεώσεων της εταιρείας στον ισολογισμό τους. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι μια βραχυπρόθεσμη υποχρέωση και συνήθως θα καταχωρούνται στις τρέχουσες υποχρεώσεις της εταιρείας. Οι εξωτερικοί φορείς των επιχειρήσεων συχνά συγκρίνουν τις βραχυπρόθεσμες χρηματοοικονομικές υποχρεώσεις μιας εταιρείας με βραχυπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία. Αυτή η σύγκριση θα βοηθήσει τα ενδιαφερόμενα μέρη να καθορίσουν εάν η εταιρεία διαθέτει αρκετά χρήματα για απαιτήσεις για να πληρώσει τους οφειλόμενους λογαριασμούς τους.