Ο όρος «προφίλ μαθητή» χρησιμοποιείται με διάφορες έννοιες στην εκπαιδευτική κοινότητα. Σε όλες τις περιπτώσεις, ένα προφίλ μαθητή παρέχει πληροφορίες για έναν μαθητή, αλλά οι πληροφορίες μπορούν να παρουσιαστούν και να χρησιμοποιηθούν με διαφορετικούς τρόπους. Τα προφίλ των μαθητών μπορούν να περιλαμβάνουν δεδομένα που υποβάλλονται από έναν μαθητή, καθώς και πληροφορίες που προστίθενται από τα μέλη του προσωπικού σε ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα για να παρέχουν μια πλήρη εικόνα του μαθητή. Η πρόσβαση σε πολλούς τύπους προφίλ μαθητών είναι περιορισμένη λόγω ανησυχιών για την ασφάλεια και το απόρρητο.
Σε ένα γραφείο οικονομικής βοήθειας, ένα προφίλ φοιτητών χρησιμοποιείται για να καθορίσει την επιλεξιμότητα για οικονομική βοήθεια και να παρακολουθεί τους λογαριασμούς και το ιστορικό του φοιτητή στο κολέγιο. Αρκετά γραφεία οικονομικής βοήθειας χρησιμοποιούν ένα συγκεκριμένο έγγραφο γνωστό ως PROFILE που έχει σχεδιαστεί από το Συμβούλιο του Κολλεγίου ως μέρος των αιτήσεων οικονομικής βοήθειας, με τους μαθητές να συμπληρώνουν το έγγραφο για να παρέχουν πληροφορίες για τον εαυτό τους και τις οικονομικές τους καταστάσεις. Ένα τυπικό προφίλ οικονομικής βοήθειας περιλαμβάνει δημογραφικές πληροφορίες για τον μαθητή και τους γονείς μαζί με οικονομικές πληροφορίες και ένα πλήρες ιστορικό λογαριασμού.
Τα γραφεία εισαγωγής δημιουργούν επίσης προφίλ μαθητών όταν οι μαθητές υποβάλλουν αίτηση σε ένα σχολείο. Το προφίλ είναι συχνά ηλεκτρονικό, ώστε να μπορεί εύκολα να εντοπιστεί και να σταλεί σε διάφορα μέλη του γραφείου εισαγωγής για έλεγχο. Το προφίλ περιλαμβάνει πληροφορίες από τον φοιτητή όπως βασικά δημογραφικά στοιχεία μαζί με δοκίμια εισαγωγής και εκπαιδευτικά αρχεία από προηγούμενα ιδρύματα, μαζί με συστατικές επιστολές. Τα προφίλ εισαγωγής μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν μεταγραφές συνεντεύξεων, αρχεία αλληλεπιδράσεων με τον αιτούντα και άλλα σχετικά δεδομένα. Εάν ο φοιτητής γίνει αποδεκτός, το προφίλ εισδοχής θα χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός προφίλ φοιτητή για σκοπούς τήρησης αρχείων, με το προφίλ να περιλαμβάνει αρχεία βαθμών, μαθημάτων και ούτω καθεξής και να διατηρείται από τον καταχωρητή και τα γραφεία πτυχίων.
Πολλά πανεπιστήμια και κολέγια διαθέτουν επίσης περιστασιακά προφίλ των φοιτητών τους σε φυλλάδια εισδοχής και στους ιστότοπούς τους για να προσελκύσουν πιθανούς υποψηφίους. Αυτά τα προφίλ μαθητών επικεντρώνονται στα ενδιαφέροντα των μαθητών και στα μαθήματα σπουδών τους στο σχολείο, παρέχοντας ένα στιγμιότυπο ενός τυπικού μαθητή σε ένα σχολείο, το οποίο οι αιτούντες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να καθορίσουν εάν το σχολείο είναι κατάλληλο για αυτούς ή όχι. Επειδή αυτά τα προφίλ φοιτητών είναι ανοικτά στο κοινό, δημοσιεύονται μόνο με τη συγκατάθεση του μαθητή και δεν περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες.
Οι μαθητές μπορούν επίσης να προφίλ από τα μέσα ενημέρωσης. Πολλές εφημερίδες των μικρών πόλεων δημοσιεύουν προφίλ φοιτητών κατά την αποφοίτηση, έτσι ώστε τα μέλη της κοινότητας να μπορούν να μυηθούν στους μαθητές που αποφοιτούν και να μάθουν περισσότερα για τα σχέδιά τους για το μέλλον. Ένα προφίλ μαθητή μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως ιστορία δημοσίου ενδιαφέροντος, με έναν δημοσιογράφο να προφίλ σε έναν μαθητή που κάνει κάτι ενδιαφέρον, όπως η οργάνωση μιας κοινοτικής ομάδας, ο εθελοντισμός στο εξωτερικό ή η υπεροχή σε αθλητικούς αγώνες.