Το μεταβλητό κόστος είναι δαπάνες που μπορεί να αλλάξουν από τη μια περίπτωση στην άλλη, με βάση πολλούς διαφορετικούς παράγοντες. Σε αντίθεση με ένα σταθερό κόστος, ένα μεταβλητό κόστος μπορεί να είναι πολύ πιο δύσκολο στον προϋπολογισμό και μπορεί μερικές φορές να υπερβαίνει τα όρια του προϋπολογισμού όταν σχετίζεται με μια απροσδόκητη δαπάνη.
Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να κατανοήσετε ένα μεταβλητό κόστος είναι η εφαρμογή της αρχής στα οικιακά βοηθητικά προγράμματα. Κάθε μηνιαίος κύκλος χρέωσης θα αντικατοπτρίζει ένα διαφορετικό οφειλόμενο ποσό. Η διακύμανση στη μηνιαία χρέωση σχετίζεται άμεσα με το ποσό της υπηρεσίας που χρησιμοποιήθηκε από το νοικοκυριό κατά την περίοδο χρέωσης. Για παράδειγμα, ο λογαριασμός ρεύματος μπορεί να είναι σχετικά χαμηλός για ένα μήνα, λόγω του γεγονότος ότι το σπίτι απαιτούσε λίγα όσον αφορά τη θέρμανση ή την ψύξη. Ωστόσο, η επόμενη περίοδος περιελάμβανε αρκετές ημέρες που ήταν εξαιρετικά κρύες. Το νοικοκυριό χρειαζόταν περισσότερη ηλεκτρική ενέργεια για να διατηρήσει μια άνετη θερμοκρασία μέσα στο σπίτι. Ως αποτέλεσμα της αυξημένης κατανάλωσης, η χρέωση που αντικατοπτρίζεται στον επόμενο λογαριασμό ρεύματος θα είναι υψηλότερη.
Το ίδιο σύνολο περιστάσεων συμβαίνει και στις επιχειρήσεις. Όταν οποιοσδήποτε παράγοντας απαιτεί μεγαλύτερη δαπάνη πόρων προκειμένου να διατηρηθεί η παραγωγή, το αποτέλεσμα είναι μια απόκλιση από το συνηθισμένο κόστος λειτουργίας. Ένα μεταβλητό κόστος μπορεί να προκύψει όταν ένας κατασκευαστής αντιμετώπισε χρόνο διακοπής λειτουργίας με ένα μηχάνημα στη διαδικασία παραγωγής και πρέπει να λειτουργήσει το μηχάνημα μερικές επιπλέον ημέρες για να παράγει τον συνηθισμένο αριθμό προϊόντων. Αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει σε πρόσθετο κόστος, όπως υπερωρίες και περισσότερη κατανάλωση χρησιμότητας για τις επιπλέον ημέρες που λειτουργεί το εργοστάσιο για να αναπληρώσει τον χρόνο διακοπής λειτουργίας. Το αποτέλεσμα είναι ότι προκύπτει ένα μεταβλητό κόστος για τη συγκεκριμένη περίοδο παραγωγής.
Ένα μεταβλητό κόστος στην επιχείρηση συνδέεται συχνά με απροσδόκητες αυξήσεις στο κόστος εργασίας, την πρόσθετη κατανάλωση τυπικών και συνηθισμένων πόρων και απροσδόκητους παράγοντες όπως η βλάβη του εξοπλισμού. Πολλές εταιρείες προσπαθούν να αντισταθμίσουν εν μέρει την κάλυψη αυτού του είδους των δαπανών με την ενσωμάτωση επιπλέον πόρων στον προϋπολογισμό. Η κατανόηση ότι ακόμη και οι πιο αποτελεσματικές λειτουργίες θα επιφέρουν κάποιο βαθμό μεταβλητού κόστους καθιστά δυνατή την απορρόφηση των πρόσθετων εξόδων χωρίς να εκτροχιάζεται η χρηματοοικονομική σταθερότητα της εταιρείας.