Το διαρκές απόθεμα είναι μια μέθοδος διατήρησης αρχείων αποθέματος που βασίζεται στην ενημέρωση αυτών των αρχείων σε πραγματικό χρόνο. Ως αποτέλεσμα, οι πληροφορίες είναι πάντα ενημερωμένες, παρέχοντας μια ακριβή αντανάκλαση των αγαθών που διατίθενται αυτήν τη στιγμή. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με άλλα συστήματα που βασίζονται στην περιοδική καταμέτρηση των αποθεμάτων για τον προσδιορισμό της συνολικής ποσότητας αγαθών στο απόθεμα. Η μέθοδος διαρκούς αποθέματος είναι εξαιρετικά δημοφιλής σε περιβάλλοντα λιανικής όπου οι πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με την κατάσταση του αποθέματος είναι πολύτιμες για τη διατήρηση επαρκών αποθεμάτων ειδών με τις μεγαλύτερες πωλήσεις.
Σε μια επιχείρηση που χρησιμοποιεί διαρκές απόθεμα, κάθε φορά που παραλαμβάνονται τα αγαθά, εισάγονται αμέσως σε απόθεμα. Ένα τμήμα αποστολής και παραλαβής ανοίγει τα εισερχόμενα είδη, τα σαρώνει στο απόθεμα και επιβεβαιώνει ότι οι παραγγελίες είναι ακριβείς. Εάν ανακαλυφθούν αποκλίσεις, όπως στοιχεία στον λογαριασμό που δεν υπάρχουν στο κουτί, σημειώνονται, ώστε να μπορεί να υποβληθεί διαφωνία με την εταιρεία που εκπλήρωσε την παραγγελία.
Όταν τα αγαθά πωλούνται εκτός αποθέματος, αφαιρούνται αμέσως από το αρχείο απογραφής για να αποδειχθεί ότι δεν είναι πλέον διαθέσιμα. Πολλά αρχεία αέναης απογραφής έχουν σχεδιαστεί για να συνδυάζονται με ένα σύστημα σημείων πώλησης. Αυτό επιτρέπει την αυτόματη προσαρμογή των μετρήσεων στο αρχείο αποθέματος κατά τη στιγμή της πώλησης.
Η εμφάνιση των ηλεκτρονικών συστημάτων απογραφής στη δεκαετία του 1970 έκανε τη διαρκή απογραφή μια ρεαλιστική μέθοδο παρακολούθησης του αποθέματος. Πολλά συστήματα παράγουν στατιστικά στοιχεία, επιτρέποντας στους ανθρώπους να βλέπουν πόσο καιρό παραμένουν τα αντικείμενα στο απόθεμα, να παρακολουθούν αντικείμενα που πωλούνται γρήγορα και να εξετάζουν άλλα δεδομένα που μπορεί να είναι σημαντικά για τη λήψη αποφάσεων παραγγελίας. Είναι επίσης δυνατό να ρυθμίσετε επαναλαμβανόμενες παραγγελίες ή αυτόματες ενεργοποιήσεις, όπως μια παραγγελία που θα αποσταλεί αυτόματα όταν το απόθεμα ενός δημοφιλούς προϊόντος πέσει κάτω από ένα συγκεκριμένο ποσό.
Μπορεί να προκύψουν αποκλίσεις μεταξύ των εγγραφών στο διαρκές απόθεμα και των πραγματικών αντικειμένων στο ράφι. Το απόθεμα μπορεί να χαθεί, να κλαπεί ή να καταστραφεί και οι υπάλληλοι μπορεί να κάνουν λάθη κατά τη σάρωση αντικειμένων σε απόθεμα ή την πώληση αντικειμένων. Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν αυτή τη μέθοδο συνήθως σχεδιάζουν να αφιερώνουν μια ημέρα αποθέματος κάθε λίγα χρόνια για να κλείσουν το κατάστημα και να περάσουν ολόκληρο το απόθεμα για να το ευθυγραμμίσουν με τα αρχεία. Οι επιχειρήσεις με υψηλά ποσοστά ζημιών λόγω κλοπής ενδέχεται να πραγματοποιούν συχνότερα μη αυτόματο κατάλογο για να διατηρούν τα αρχεία τους όσο το δυνατόν πιο τρέχοντα. Οι προσαρμογές που γίνονται στο απόθεμα μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία στατιστικών στοιχείων. ένα πρόγραμμα μπορεί να δείξει, για παράδειγμα, ότι ένα αντικείμενο κλέβεται συχνότερα από ό,τι πωλείται.
SmartAsset.