Το πιστοποιητικό καθεστώτος είναι ένα έγγραφο που αναφέρει τα στελέχη μιας εταιρείας και τις θέσεις που καταλαμβάνουν. Τέτοια έγγραφα συνήθως προετοιμάζονται από τους γραμματείς της εταιρείας και σύμφωνα με το νόμο πρέπει να διατίθενται στο κοινό. Τα άτομα που θέλουν πληροφορίες σχετικά με τους κατεστημένους φορείς μιας εταιρείας μπορούν να ζητήσουν αντίγραφο του πιστοποιητικού καθεστώτος από τον γραμματέα. Αυτές οι πληροφορίες ενημερώνονται όπως απαιτείται για να αντικατοπτρίζουν την αναδιοργάνωση της εταιρείας και υποβάλλονται επίσης στις κρατικές ρυθμιστικές αρχές για να τους κρατούν ενήμερους για τις λειτουργίες της εταιρείας.
Ο όρος “κατεστημένος”, που σημαίνει “κάτοχος γραφείου” χρησιμοποιείται συχνά στην πολιτική, αλλά αναφέρεται επίσης στα στελέχη μιας εταιρείας, όπως ο πρόεδρος, ο οικονομικός διευθυντής και ο διευθύνων σύμβουλος. Η οργανωτική δομή μιας εταιρείας μπορεί να ποικίλλει και ως εκ τούτου, οι τίτλοι των κατεστημένων θέσεων εργασίας δεν είναι πάντα ομοιόμορφοι, ούτε οι επαγγελματικές ευθύνες είναι απαραίτητα συνεπείς μεταξύ δύο ατόμων με την ίδια θέση σε διαφορετικές εταιρείες.
Οι εταιρικοί γραμματείς είναι υπεύθυνοι για την τήρηση εταιρικών αρχείων. Αυτή η τήρηση αρχείων απαιτείται συνήθως από το νόμο και η εργασία του γραμματέα υποστηρίζει την εργασία άλλων αξιωματικών που πρέπει να καταθέσουν νομικά έγγραφα και να παρέχουν πληροφορίες για ιστορικά γεγονότα σε μια εταιρεία. Στις περιπτώσεις που ο γραμματέας θεωρείται εν ενεργεία, μπορεί να χρειαστεί να προσυπογράψει άλλος αξιωματικός το πιστοποιητικό θητείας για να είναι έγκυρο. Διαφορετικά, η υπογραφή του γραμματέα είναι η μόνη που χρειάζεται στο έγγραφο.
Το πιστοποιητικό υπηρεσιακής κατάστασης αναφέρει απλώς ονόματα και τίτλους εργασίας, χωρίς πρόσθετες προσωπικές πληροφορίες. Όπως και άλλες δημόσιες καταχωρίσεις, προάγει τη διαφάνεια καθιστώντας άμεσα διαθέσιμες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας μιας εταιρείας σε μέλη του κοινού που μπορεί να έχουν ενδιαφέρον. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μετόχους, καθώς και άλλες εταιρείες και άτομα που ενδιαφέρονται για το πώς λειτουργεί μια εταιρεία. Σε περίπτωση αναδιοργάνωσης ή νέας πρόσληψης, τα άτομα μπορούν να ζητήσουν νέο αντίγραφο του πιστοποιητικού καθεστώτος για να λάβουν ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με τα στελέχη της εταιρείας.
Τα πιστοποιητικά υπηρεσιακής κατάστασης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τα πάντα, από τον προσδιορισμό του ποιόν να μηνύσει σε μια νομική κατάθεση μέχρι να μάθετε περισσότερα για την εσωτερική οργάνωση μιας εταιρείας. Άλλες δημόσιες καταχωρίσεις όπως ένα ενημερωτικό δελτίο μπορούν επίσης να είναι χρήσιμες για την έρευνα μιας εταιρείας. Αυτές οι πληροφορίες δεν θεωρούνται αποκλειστικές και πρέπει να διατίθενται κατόπιν αιτήματος, ανεξάρτητα από το ποιος τις ζητήσει. Τα άτομα που ζητούν πληροφορίες δεν υποχρεούνται επίσης να αποκαλύψουν γιατί ενδιαφέρονται ή πώς θα χρησιμοποιηθούν οι πληροφορίες.