Ένα ψηφιακό τηλεφωνικό σύστημα είναι ένα τηλεφωνικό σύστημα που χρησιμοποιείται συνήθως σε επιχειρήσεις που υποστηρίζει λειτουργίες όπως πολλαπλές επεκτάσεις και απευθείας γραμμές. ενοποιημένη ανταλλαγή μηνυμάτων φωνής, φαξ και email. φωνητικά μηνύματα? μενού εισαγωγής πληκτρολογίου και διαδραστική φωνητική απόκριση. Τα συστήματα συνήθως υποστηρίζουν έναν καθορισμένο αριθμό χρηστών. Τα περισσότερα ψηφιακά τηλεφωνικά συστήματα χρησιμοποιούν Voice over Internet Protocol (VoIP), γνωστό και ως τεχνολογία τηλεφώνου Διαδικτύου.
Το τυπικό ψηφιακό τηλεφωνικό σύστημα περιλαμβάνει συνήθως έναν καθορισμένο αριθμό τηλεφώνων, με δυνατότητα επέκτασης μέχρι μια προκαθορισμένη χωρητικότητα. Περιλαμβάνει τη δυνατότητα χρήσης επεκτάσεων ή απευθείας γραμμών για την κλήση κάθε τηλεφώνου, αναγνώριση εισόδου πληκτρολογίου για εισερχόμενες κλήσεις και δυνατότητες τηλεειδοποίησης για εσωτερική επικοινωνία. Τα περισσότερα συστήματα περιλαμβάνουν επίσης τη δυνατότητα χρήσης μουσικής αναμονής. Μερικοί χρησιμοποιούν προκαθορισμένη μουσική αναμονής, ενώ άλλοι μπορούν να αναπαράγουν μουσική αναμονής από προσαρμοσμένες ψηφιακές πηγές. Σχεδόν όλα τα ψηφιακά τηλεφωνικά συστήματα έχουν τη δυνατότητα εγγραφής και διαχείρισης τηλεφωνητή.
Ένα πιο προηγμένο ψηφιακό τηλεφωνικό σύστημα μπορεί να έχει ειδικές δυνατότητες όπως ειδοποίηση μέσω email για αναπάντητες κλήσεις και φωνητικά μηνύματα. Τα email ειδοποίησης φωνητικού ταχυδρομείου συνήθως επιτρέπουν την αναπαραγωγή ήχου των φωνητικών μηνυμάτων. Ορισμένα ψηφιακά τηλεφωνικά συστήματα διαθέτουν κέντρα διαχείρισης ιστού όπου οι χρήστες μπορούν να ελέγχουν κλήσεις, να ακούν φωνητικά μηνύματα, να αποθηκεύουν και να διαγράφουν μηνύματα, να έχουν πρόσβαση και να πραγματοποιούν κλήσεις χρησιμοποιώντας έναν εταιρικό κατάλογο και να βλέπουν αυτόματα τα δεδομένα λογαριασμού πελάτη όταν πραγματοποιούν κλήσεις ή λαμβάνουν κλήσεις από έναν πελάτη. Τα προηγμένα ψηφιακά συστήματα μπορεί επίσης να διαθέτουν δυνατότητες διαδραστικής φωνητικής απόκρισης, ώστε οι καλούντες να μπορούν να χρησιμοποιούν φωνητικές εντολές για πλοήγηση στα μενού κλήσεων αντί να χρειάζεται να χρησιμοποιούν πληκτρολόγιο τηλεφώνου.
Μερικές φορές, ένα ψηφιακό τηλεφωνικό σύστημα έχει επίσης δυνατότητες επαγγελματικών τηλεφωνικών κέντρων. Με τις δυνατότητες επαγγελματικού τηλεφωνικού κέντρου, οι κλήσεις διανέμονται αυτόματα στους πράκτορες. Η βάση της δρομολόγησης περιλαμβάνει συνήθως επιλογές από το μενού πελατών και προκαθορισμένες προδιαγραφές συνόλου δεξιοτήτων αντιπροσώπου. Οι δυνατότητες των επαγγελματικών τηλεφωνικών κέντρων περιλαμβάνουν επίσης αναφορές για πράγματα όπως οι χρόνοι κλήσεων και η ικανοποίηση των πελατών για τη μέτρηση της ποιότητας της υπηρεσίας. Πολλά συστήματα καταγράφουν αυτόματα κλήσεις, ώστε οι διαχειριστές να μπορούν να ελέγχουν τις συνομιλίες και να παρακολουθούν την υπηρεσία.
Η απόκτηση ενός ψηφιακού τηλεφωνικού συστήματος μπορεί να είναι δαπανηρή, αλλά έχει αρκετά επιχειρηματικά οφέλη. Τα ψηφιακά συστήματα μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα, την αποτελεσματικότητα και την ικανοποίηση των πελατών δρομολογώντας αυτόματα τις κλήσεις προς τα πιο εξειδικευμένα άτομα στις ρυθμίσεις τηλεφωνικού κέντρου. Τα συστήματα που χρησιμοποιούν VoIP μπορούν να εξαλείψουν τις χρεώσεις υπεραστικών κλήσεων. Οι δυνατότητες ενσωμάτωσης email και ιστού διευκολύνουν τους υπαλλήλους που εργάζονται από διάφορες τοποθεσίες να ενημερώνονται έγκαιρα για τις επικοινωνίες και να επιστρέφουν κλήσεις ακόμα και όταν δεν βρίσκονται στο γραφείο τους, ενώ τα ενσωματωμένα ψηφιακά τηλεφωνικά συστήματα που εμφανίζουν αυτόματα λογαριασμούς πελατών μπορεί να είναι χρήσιμα για την ενίσχυση των πωλήσεων και των σχέσεων με τους πελάτες.