Ένα σχέδιο προληπτικής συντήρησης είναι μια δομημένη προσέγγιση για τη διασφάλιση ότι οποιοσδήποτε εξοπλισμός που χρησιμοποιείται σε μια επιχείρηση λειτουργεί με τον υψηλότερο δυνατό βαθμό απόδοσης. Ο στόχος είναι να ελαχιστοποιηθούν οι ευκαιρίες βλάβης του εξοπλισμού και να επηρεαστεί αρνητικά η παραγωγικότητα της εταιρείας. Ενώ ένα σχέδιο αυτού του τύπου θα ποικίλλει κάπως ανάλογα με τη φύση της λειτουργίας της επιχείρησης, υπάρχουν μερικά βασικά στοιχεία που είναι πιθανό να αποτελούν μέρος οποιασδήποτε στρατηγικής συνεχούς προληπτικής συντήρησης, όπως τακτικές δοκιμές, περιοδικές ρυθμίσεις, αντικατάσταση φθαρμένων εξαρτημάτων και τακτικός καθαρισμός.
Η δοκιμή ως βασικό στοιχείο του σχεδίου προληπτικής συντήρησης συνήθως περιλαμβάνει τη συμμετοχή του εξοπλισμού σε κάποιο είδος βραχυπρόθεσμης εξέτασης που σχετίζεται με κάθε λειτουργία που εκτελεί τακτικά η συσκευή. Δεν είναι ασυνήθιστο οι δοκιμές αυτού του τύπου να διεξάγονται στο τέλος μιας εργάσιμης ημέρας ή ένα Σαββατοκύριακο. Σε εργοστάσια παραγωγής που λειτουργούν όλο το εικοσιτετράωρο, η δοκιμή μπορεί να πραγματοποιηθεί κοντά στο τέλος της βάρδιας, καθιστώντας δυνατή την ελάχιστη επίδραση στα μεγέθη παραγωγής. Συχνά, η εκτέλεση αυτών των περιοδικών δοκιμών βοηθά στον εντοπισμό πιθανών ζητημάτων που με την πάροδο του χρόνου θα μπορούσαν να προκαλέσουν τον εξοπλισμό να μην λειτουργεί και να παρέχει την ευκαιρία να επιλυθούν αυτά τα ζητήματα τώρα και όχι αργότερα.
Μαζί με τη δοκιμή, ένα σχέδιο προληπτικής συντήρησης θα περιλαμβάνει επίσης τακτικές ρυθμίσεις και αντικατάσταση φθαρμένων εξαρτημάτων. Αυτό βοηθά στη διατήρηση του εξοπλισμού σε συμμόρφωση με τα πρότυπα παραγωγής και στην αποφυγή της πιθανότητας για μεγάλες περιόδους διακοπής λειτουργίας. Το εκπαιδευμένο προσωπικό αφιερώνει χρόνο για να προσαρμόσει οτιδήποτε, από χαλαρές βίδες μέχρι γρανάζια που έχουν λειτουργήσει ελαφρώς εκτός ευθυγράμμισης. Όταν και εάν είναι απαραίτητο, τα φθαρμένα εξαρτήματα όπως γρανάζια, σφόνδυλοι ή άλλα βασικά μέρη του μηχανήματος αντικαθίστανται προτού προλάβουν να δημιουργήσουν πρόσθετη πίεση σε άλλα εξαρτήματα και πιθανώς να προκαλέσουν απώλεια ποιότητας ή ταχύτητας στην παραγωγή των προϊόντων.
Σχεδόν κάθε σχέδιο προληπτικής συντήρησης θα περιλαμβάνει εξοπλισμό καθαρισμού. Για παράδειγμα, σε ένα εργοστάσιο όπου παράγονται διαφορετικοί τύποι υφάσματος, η κλώση, η ύφανση και το στρίψιμο των πρώτων υλών συχνά αφήνουν υπολείμματα στα μηχανήματα. Δεν είναι ασυνήθιστο οι εύκαμπτοι σωλήνες αέρα να χρησιμοποιούνται τουλάχιστον μία φορά ανά οκτάωρη βάρδια για την απομάκρυνση αυτών των υπολειμμάτων, ελαχιστοποιώντας την πιθανότητα τα υπολείμματα σκόνης να λειτουργήσουν στα εξαρτήματα και να προκαλέσουν κάποιο είδος βλάβης με την πάροδο του χρόνου. Ανάλογα με τις συστάσεις του κατασκευαστή, κάθε μηχανή μπορεί να αποσυρθεί από την παραγωγή για μερικές ώρες για πιο έντονο καθαρισμό μία ή δύο φορές κάθε μήνα.
Η δημιουργία και η τήρηση ενός εύλογου προγράμματος συντήρησης είναι απαραίτητη για την επιτυχία οποιουδήποτε σχεδίου προληπτικής συντήρησης. Σε αντίθετη περίπτωση, μπορεί να οδηγήσει σε δαπανηρές καθυστερήσεις που προκαλούν την καθυστέρηση της εταιρείας στην εκπλήρωση των παραγγελιών των πελατών, ενώ πληρώνει επίσης τους υπαλλήλους που πρέπει να περιμένουν όσο επισκευάζεται το μηχάνημα. Με ένα υγιές σχέδιο προληπτικής συντήρησης, ο χρόνος διακοπής λειτουργίας περιορίζεται στο ελάχιστο, η ποιότητα των παραγόμενων προϊόντων δεν διακυβεύεται και το επίπεδο παραγωγικότητας συμβάλλει στη διατήρηση της τελικής τιμής εντός ενός αποδεκτού εύρους.