Ένα σύστημα ελέγχου είναι συνήθως ένα πρόγραμμα υπολογιστή που έχει σχεδιαστεί για να βοηθήσει στην ολοκλήρωση των διαδικασιών ελέγχου. Αυτός ο τύπος λογισμικού αγοράζεται από λογιστικά γραφεία, ελεγκτές και τμήματα εσωτερικού ελέγχου. Ο πρωταρχικός σκοπός ενός συστήματος ελέγχου είναι η συλλογή δεδομένων, η εκτέλεση τυχαίου δείγματος δεδομένων για κάθε διαδικασία ελέγχου, η παρακολούθηση της δραστηριότητας και η βοήθεια στη δημιουργία της τελικής έκθεσης. Υπάρχει διαθέσιμο ένα ευρύ φάσμα συστημάτων ελέγχου, από μικρά συστήματα σχεδιασμένα για μεσαίες επιχειρήσεις έως συστήματα μεγάλων επιχειρήσεων για χρήση από πολυεθνικούς οργανισμούς.
Προκειμένου να εργαστείτε με ένα σύστημα ελέγχου, απαιτείται εκπαίδευση στη λογιστική και τον έλεγχο. Ενώ ο τύπος του ελέγχου μπορεί να ποικίλει, ένα σύστημα ελέγχου χρησιμοποιείται συχνότερα για οικονομικούς ή κανονιστικούς ελέγχους. Σε αυτόν τον τύπο ελέγχου, τεράστιες ποσότητες δεδομένων ανεβαίνουν στο σύστημα και χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία μιας σειράς δοκιμών. Για πολλούς ελεγκτές, απαιτείται πρόσθετη εκπαίδευση στο σύστημα ελέγχου. Αυτό μπορεί να ολοκληρωθεί μέσω μιας σειράς μαθημάτων, με έλεγχο της τεκμηρίωσης των χρηστών ή μέσω σεμιναρίων.
Προκειμένου να υπάρχει ένα αποτελεσματικό και αξιόπιστο σύστημα ελέγχου, το λογισμικό πρέπει να εγκατασταθεί σε ένα ανεξάρτητα διατηρούμενο δίκτυο υπολογιστών, με αυστηρή ασφάλεια που περιβάλλει την πρόσβαση στο σύστημα. Τα δεδομένα από το σύστημα συναλλαγών μεταφορτώνονται μέσω μιας ασφαλούς διαδικασίας για να διασφαλιστεί ότι δεν τροποποιούνται πληροφορίες. Σε πολλές μεγάλες επιχειρήσεις, αυτό ολοκληρώνεται με ένα πρόγραμμα που εκτελείται σε προγραμματισμένη βάση.
Το κύριο καθήκον ενός συστήματος ελέγχου είναι να καθορίσει το σύνολο δεδομένων για μια συγκεκριμένη δοκιμή ελέγχου και να ολοκληρώσει την τυχαία επιλογή δεδομένων. Τα κριτήρια για την επιλογή δεδομένων καθορίζονται από τον ελεγκτή και το ίδιο το πρόγραμμα χρησιμοποιεί διάφορα ερωτήματα και στατιστικές μεθόδους για να διασφαλίσει ότι η επιλογή είναι πραγματικά τυχαία. Αυτή η διαδικασία από μόνη της εξοικονομεί σημαντικό χρόνο και προσπάθεια κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου.
Καθώς ο ελεγκτής εργάζεται μέσω του σχεδίου ελέγχου, πρέπει να ενημερώσει το σχέδιο έργου με τον απαιτούμενο χρόνο και την ολοκλήρωση των εργασιών. Ένα σύστημα ελέγχου μπορεί να παρακολουθεί και να διατηρεί αυτόματα αυτές τις πληροφορίες αυτόματα. Παρέχεται μια έκθεση στον επόπτη ελέγχου, με μια λίστα με τον χρόνο που αφιερώνεται στον έλεγχο, τις εργασίες που έχουν γίνει και το όνομα του ελεγκτή. Αυτός ο τύπος αναφοράς απαιτείται σε κάθε έλεγχο και είναι πολύ χρήσιμος.
Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα αναφορών και επιλογών εξόδου διαθέσιμα σε ένα σύστημα ελέγχου. Αυτά τα εργαλεία έχουν σχεδιαστεί για να βοηθούν στην προετοιμασία της τελικής έκθεσης ελέγχου, η οποία απαιτείται για κάθε έλεγχο. Η συλλογή των δοκιμών ελέγχου, των στοιχείων και των συμπερασμάτων είναι μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου.
SmartAsset.