Ένα τμήμα προμηθειών είναι ένα τμήμα ή τμήμα που έχει την ευθύνη να αποκτήσει τα απαραίτητα αγαθά και υπηρεσίες που απαιτούνται για τη λειτουργία μιας εταιρείας ή δήμου. Προκειμένου να εκπληρωθεί αυτή η ευθύνη, το τμήμα συνήθως λαμβάνει εξουσία να διαπραγματεύεται συμβάσεις προμηθευτών, να περιορίζει τα ποσά αγοράς και να δημιουργεί εντολές αγοράς για να ταιριάζει με εγκεκριμένες αιτήσεις. Ένα τμήμα προμηθειών μπορεί επίσης να εξουσιοδοτηθεί να εκδίδει αιτήματα προτάσεων (ΠΠΠ) προκειμένου να εντοπίσει τους καλύτερους προμηθευτές για ένα συγκεκριμένο αγαθό ή υπηρεσία. Χάρη στις σύγχρονες επικοινωνίες, υπάρχουν πολλά εξαιρετικά συστήματα ηλεκτρονικών προμηθειών που μπορούν να βοηθήσουν ένα τμήμα στην καθημερινή λειτουργία της παραγγελίας, παρακολούθησης και λήψης αυτών των αγαθών και υπηρεσιών.
Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα ενός τμήματος προμηθειών είναι ότι η συγκέντρωση της λειτουργίας εξαγοράς καθιστά δυνατή την τυποποίηση των διαδικασιών αγοράς. Αυτό μπορεί συχνά να οδηγήσει σε καλύτερο έλεγχο της λογιστικής διαδικασίας, αφού όλη η παραγγελία γίνεται μέσω ενός κεντρικού φορέα και όχι από κάθε τμήμα ή τμήμα της επιχείρησης ή άλλης οντότητας που παραγγέλνει αγαθά και υπηρεσίες μόνος του. Καθώς οι προμήθειες πραγματοποιούνται μέσω ενός αγωγού, είναι πολύ πιο εύκολο να παρακολουθείτε τα έξοδα και να τα διατηρείτε εντός της λογικής.
Ένα άλλο όφελος για το τμήμα προμηθειών είναι η δυνατότητα πραγματοποίησης αγορών όγκου για είδη που χρειάζονται σε πολλά τμήματα. Για παράδειγμα, τα συστήματα προμηθειών που μπορούν να παρακολουθούν τη χρήση των προμηθειών γραφείου σε όλα τα τμήματα μπορούν να βοηθήσουν στον προσδιορισμό του αριθμού των χαρτιών που απαιτούνται για να διατηρηθεί η επιχείρηση λειτουργική εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου. Χρησιμοποιώντας αυτά τα δεδομένα, τα άτομα που ασχολούνται με την αγορά προμηθειών μπορούν συνήθως να ζητήσουν χαμηλότερη τιμή μονάδας, τοποθετώντας μια μεγάλη παραγγελία σε έναν προμηθευτή, εξοικονομώντας έτσι χρήματα από την εταιρεία. Αυτό θα ήταν δύσκολο να επιτευχθεί χωρίς κάποιο είδος κεντρικής διαδικασίας αγοράς.
Δεν είναι ασυνήθιστο για ένα τμήμα προμηθειών να καλεί επίσης πωλητές να συμμετάσχουν σε μια διαδικασία υποβολής προσφορών για την επιχείρηση της εταιρείας. Αυτό σημαίνει ότι το τμήμα έχει τη δυνατότητα να ξεκινήσει και να επιβλέψει συμβάσεις προμηθειών που κλειδώνουν ειδικούς συντελεστές για διάφορα αγαθά και υπηρεσίες, τουλάχιστον για μια δεδομένη χρονική περίοδο. Το τμήμα μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό το μοντέλο ως μέρος προμηθειών προμηθειών ή ακόμη και προμηθειών κατασκευής εάν η εταιρεία ή ο δήμος ασχολείται με ένα κτιριακό έργο.
Σε γενικές γραμμές, τα προγράμματα προμηθειών είναι δομημένα ώστε να λειτουργούν με ακεραιότητα και ειλικρίνεια. Συνήθως υπάρχει μια σειρά ελέγχων και ισορροπιών στο σύστημα που καθιστούν πιο δύσκολη την παράκαμψη των καθιερωμένων διαδικασιών ή για άτομα που εργάζονται εντός του τμήματος να λαμβάνουν ειδική αποζημίωση σε αντάλλαγμα για σύμβαση προμηθευτή. Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε τμήμα ή τμήμα που ασχολείται με οικονομικά οποιουδήποτε τύπου, ένα τμήμα προμηθειών ελέγχεται σε τακτική βάση, συνήθως τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Αυτό βοηθά στη διασφάλιση της τήρησης των διαδικασιών και ότι όλες οι συναλλαγές διεξάγονται με τρόπο νομικό και ηθικό.
SmartAsset.