Ένα βιβλίο παραγγελιών χρησιμοποιείται για την τήρηση αρχείων συναλλαγών και επιχειρηματικών παραγγελιών, κυρίως αυτών που κυκλοφορούν αυτή τη στιγμή, ή θα κυκλοφορήσουν, στους πελάτες που αγοράζουν ένα προϊόν. Περιέχει μια πλήρη λίστα με όλες τις παραγγελίες που έχουν ολοκληρωθεί, που πρέπει να αποσταλούν ή που έχουν αποσταλεί. Υπάρχουν βασικά τρεις διαφορετικοί τομείς που θα καλύψει το βιβλίο παραγγελιών και καθένας από αυτούς βρίσκεται στα διάφορα στάδια στα στάδια επεξεργασίας και αποστολής. Μπορούν επίσης να περιέχουν τα στοιχεία ανάλυσης του περιθωρίου και της κερδοφορίας, ώστε να είναι εύκολα προσβάσιμα, μαζί με τις παραγγελίες που βρίσκονται υπό επεξεργασία ή αποστολή.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις που προσφέρουν προϊόντα στους πελάτες τους θα πρέπει τελικά να αντιμετωπίσουν μεγάλες παραγγελίες, οι οποίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν την αποστολή των προϊόντων έξω. Δεδομένου ότι υπάρχουν όλο και περισσότεροι άνθρωποι που αγοράζουν αγαθά μέσω διαδικτύου, υπάρχει μεγαλύτερη ζήτηση για προϊόντα προς αποστολή, γεγονός που αυξάνει επίσης την ανάγκη για τις εταιρείες να έχουν ένα βιβλίο παραγγελιών για να παρακολουθούν όλα αυτά. Ο πρώτος τομέας που θα καλύψει το βιβλίο ξεκινά με τις παραγγελίες που έχουν ληφθεί και πρέπει να σταλούν στους καταναλωτές. Αυτή η ενότητα επιτρέπει στους διευθυντές της εταιρείας να δουν ποιες είναι οι επόμενες παραγγελίες για επεξεργασία και αποστολή.
Η δεύτερη ενότητα του βιβλίου θα περιέχει τα αντικείμενα που έχουν αποσταλεί. Το βιβλίο παραγγελιών θα δείχνει ποια προϊόντα έχουν αποσταλεί σε ποιον πελάτη, έτσι ώστε το απόθεμα στο απόθεμα να είναι ακριβές. Αυτή η ενότητα επιτρέπει επίσης στην ομάδα διαχείρισης να παρακολουθεί την πρόοδο των παραγγελιών και να της επιτρέπει να στέλνει ειδοποιήσεις σχετικά με την ημερομηνία αποστολής και την αναμενόμενη ημερομηνία άφιξης, καθώς και αριθμούς παρακολούθησης για τα κιβώτια, εάν απαιτούνται. Επιτρέπει επίσης στην εταιρεία να δει πόσο γρήγορα μετατρέπει τις παραγγελίες σε παραγγελίες που έχουν αποσταλεί.
Το τελευταίο τμήμα του βιβλίου παραγγελιών που αφορά το τέλος αποστολής της επιχείρησης θα καλύπτει τις παραγγελίες που έχουν ληφθεί από τους πελάτες. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να διασφαλίσει ότι οι παραγγελίες εκπληρώνονται πλήρως, καθώς και να τους επιτρέπει να αναφέρονται στη συγκεκριμένη παραγγελία εάν ο πελάτης υποβάλει παράπονα ή απαιτήσει επιστροφή χρημάτων. Οι ολοκληρωμένες παραγγελίες παρατίθενται κατά ημερομηνίες, καθώς και ανά αριθμό πελάτη που έχει εκχωρηθεί, ώστε να είναι εύκολη η πρόσβαση σε οποιαδήποτε συγκεκριμένη παραγγελία ή πελάτη όταν παραστεί ανάγκη.
Μια άλλη ενότητα που συνήθως βρίσκεται στο βιβλίο παραγγελιών περιγράφει λεπτομερώς τους υπολογισμούς της ανάλυσης περιθωρίου και μια άλλη που δείχνει τα στοιχεία της ανάλυσης κερδοφορίας. Η ανάλυση περιθωρίου δείχνει πόσο καλά λειτουργεί η στρατηγική τιμολόγησης της εταιρείας, που σημαίνει ότι δείχνει το ποσό των χρημάτων που πραγματοποιήθηκαν ανά προϊόν. Η ανάλυση κερδοφορίας δείχνει ένα παρόμοιο γεγονός, με τη διαφορά ότι λαμβάνει υπόψη όλα τα κόστη που επιβαρύνουν την εταιρεία και όχι απλώς τη διαφορά κόστους και τιμής πώλησης. Αυτές οι δύο αναφορές επιτρέπουν στη διαχειριστική ομάδα να δει γρήγορα και με ακρίβεια πόσο καλά τα πάει το προϊόν όταν πρόκειται για κέρδος για την εταιρεία.
SmartAsset.