Ένας καταγραφέας κομητείας έχει συνήθως την ευθύνη να τηρεί δημόσια αρχεία ενεργειών και συναλλαγών, όπως ορίζει η τοπική, πολιτειακή, περιφερειακή και εθνική κυβέρνηση. Σε ορισμένες χώρες, συμπεριλαμβανομένων των Ηνωμένων Πολιτειών, αυτές οι ενέργειες και οι συναλλαγές καταγράφονται από κυβερνήσεις σε επίπεδο νομού. Ο καταγραφέας του νομού μπορεί να διοριστεί ή να εκλεγεί για να χειρίζεται τα διάφορα έγγραφα που συνθέτουν τα αρχεία για μια συγκεκριμένη κοινότητα. Το γραφείο αυτό χειρίζεται πολλούς διαφορετικούς τύπους εγγράφων. Ενώ ένας υπάλληλος κομητείας και ένας καταγραφέας μπορεί να έχουν παρόμοιες λειτουργίες ή ακόμη και να συνδυάζονται σε ένα μόνο γραφείο, κάθε γραφείο έχει τις δικές του ξεχωριστές ευθύνες.
Ανάλογα με τους τοπικούς νόμους, η θέση του καταγραφέα κομητείας μπορεί να καλυφθεί μέσω εκλογών ή διορισμού από κάποια ανώτερη κυβερνητική αρχή. Σε ορισμένες κομητείες, ο καταγραφέας και ο υπάλληλος της κομητείας μπορεί να εργάζονται στο ίδιο γραφείο ή ακόμη και να είναι ένα άτομο σε μικρότερες πόλεις και κοινότητες. Σε μεγαλύτερες πόλεις, μπορεί να έχει εκατοντάδες άτομα για να βοηθήσει στην επεξεργασία του μεγάλου αριθμού εγγραφών, αδειών και άλλων νομικών εγγράφων που διαχειρίζεται το γραφείο. Άλλα έγγραφα που μπορεί να χειριστεί το γραφείο καταγραφής της κομητείας περιλαμβάνουν ένορκες βεβαιώσεις, εγγυήσεις μηχανικών, έρευνες γης, στρατιωτικές απαλλαγές και διάφορους τύπους εταιρικών εγγράφων.
Οι τύποι νομικών ενεργειών και συναλλαγών που τυπικά καταγράφονται από έναν καταγραφέα κομητείας περιλαμβάνουν τις πωλήσεις ή την αγορά ακινήτων, διάφορες νομικές ενέργειες μεταξύ ορισμένων μερών, άδειες γάμου και πολλά άλλα νομικά έγγραφα που απαιτούν επίσημο αρχείο. Μπορεί επίσης να επανεξετάσει και να καταγράψει όλα τα ενέχυρα, υποθήκες και πράξεις. Δεδομένου ότι δεν αφορούν το περιεχόμενο ενός εγγράφου, ένας καταγραφέας συνήθως δεν χρειάζεται να γνωρίζει τίποτα για την επεξεργασία πράξεων, δανείων ή άλλων παρόμοιων εγγράφων. Οι καταγραφείς της κομητείας καταγράφουν συνήθως συναλλαγές ακινήτων, τίτλους γης και ακίνητα. Ένα άτομο σε αυτήν τη θέση είναι επίσης υπεύθυνο για τη συλλογή τυχόν τελών που σχετίζονται με το χειρισμό αυτών των εγγράφων.
Ένας καταγραφέας κομητείας μπορεί να μην είναι ο ίδιος με έναν υπάλληλο κομητείας σε ορισμένες περιοχές. Σε ορισμένες μικρότερες κομητείες και περιοχές, το γραφείο του υπαλλήλου της κομητείας και του καταγραφέα της κομητείας μπορεί πράγματι να ασκείται από το ίδιο άτομο. Ένα άτομο σε αυτήν τη θέση μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνο για τη συλλογή τυχόν κρατικών ή τοπικών τελών που απαιτούνται για την έκδοση ενός εγγράφου. Ενώ αυτές οι δύο θέσεις μπορούν να συνδυαστούν σε ορισμένες πόλεις ή περιοχές, υπάρχουν ορισμένες διαφορές στα καθήκοντα κάθε γραφείου. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος της κομητείας μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία και την επίβλεψη εκλογών, ενώ ένας καταγραφέας όχι.