Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι μια έννοια όπου μια επιχείρηση χορηγεί βραχυπρόθεσμα δάνεια στους πελάτες της. Για παράδειγμα, μια εταιρεία πουλά αγαθά ή υπηρεσίες με πίστωση, αναγκάζοντας το τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών να διατηρεί αρχεία σχετικά με το ποιος οφείλει χρήματα στην εταιρεία και πότε οι πελάτες πρέπει να πληρώσουν τους λογαριασμούς. Ενδέχεται να υπάρχουν και άλλες εργασίες σε αυτό το τμήμα, όπως η συμφωνία λογαριασμών πελατών, η εξισορρόπηση εισπρακτέων λογαριασμών μητρικής εταιρείας και η δημιουργία αναφορών γήρανσης για να προσδιοριστεί ποιοι πελάτες υστερούν πολύ στην πραγματοποίηση πληρωμών σε ανοιχτούς λογαριασμούς. Οι μικρότερες εταιρείες ενδέχεται να μην έχουν πραγματικό τμήμα για εισπρακτέους λογαριασμούς. Αντίθετα, ένα άτομο χειρίζεται αυτές τις εργασίες. Αυτό το τμήμα είναι από τα πιο σημαντικά στα λογιστικά γραφεία καθώς ελέγχουν εν μέρει τις ταμειακές ροές μιας εταιρείας.
Η προσφορά βραχυπρόθεσμων πιστωτικών λογαριασμών σε πελάτες είναι ένας τρόπος με τον οποίο μια εταιρεία μπορεί να προκαλέσει περισσότερες πωλήσεις σε όσους δεν έχουν διαθέσιμα μετρητά. Μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει το τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών της για να πραγματοποιήσει δευτερεύοντες πιστωτικούς ελέγχους σε πελάτες που αναζητούν εμπορικούς λογαριασμούς. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον έλεγχο αρχείων με άλλους προμηθευτές που έχουν προσφέρει σε δυνητικούς πελάτες λογαριασμούς εμπορικής πίστωσης. Αυτό το ιστορικό αρχείο μπορεί να υποδεικνύει πόσο καλά θα πληρώσει ο δυνητικός πελάτης τους λογαριασμούς του. Το τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών ενδέχεται να μην λάβει την τελική απόφαση για τους πιστωτικούς λογαριασμούς, αφήνοντας αυτή την ευθύνη στον υπεύθυνο επεξεργασίας.
Η καθημερινή εργασία σε ένα τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών είναι συνήθως επαναλαμβανόμενη, όπως και πολλές διαφορετικές δραστηριότητες σε ένα λογιστικό τμήμα. Οι λογιστές ταξινομούν την αλληλογραφία κάθε μέρα και αναζητούν πληρωμές από πελάτες. Εάν υπάρχουν, οι λογιστές σφραγίζουν την ημερομηνία που έλαβαν κατά την πληρωμή και ανεβάζουν τον λογαριασμό του πελάτη στο γενικό καθολικό της εταιρείας. Μια σύντομη συμφωνία μπορεί να είναι απαραίτητη για να καθοριστεί ποια ανοιχτά τιμολόγια καλύπτει η επιταγή όσον αφορά την πληρωμή. Εάν ο πελάτης εξοφλήσει μια δήλωση που έχει αποσταλεί από την εταιρεία, αυτή η διαδικασία συμφωνίας μπορεί να είναι ευκολότερη καθώς μέρος της εργασίας έχει ήδη ολοκληρωθεί.
Μόλις οι λογιστές λάβουν μετρητά από πελάτες, συμβιβάσουν τους εισπρακτέους λογαριασμούς και μετά τις πληρωμές, μπορεί να χρειαστεί μεγαλύτερη συμφωνία. Αυτό μπορεί να ξεκινήσει με τη δημιουργία μιας αναφοράς γήρανσης για να καθοριστεί ποιοι πελάτες εξακολουθούν να χρωστούν και πόσο χρονών είναι οι ανοιχτοί λογαριασμοί. Ενδέχεται να αποστέλλονται ειδοποιήσεις σε εξαιρετικά καθυστερημένους πελάτες, ζητώντας την άμεση πληρωμή για το κλείσιμο των ανοιχτών εισπρακτέων λογαριασμών. Το τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών είναι συνήθως υπεύθυνο για την ολοκλήρωση αυτής της δραστηριότητας σε μηνιαία βάση. Η συμφωνία για τον εισπρακτέο λογαριασμό μητρικών λογαριασμών με την αναφορά γήρανσης μπορεί επίσης να είναι μηνιαίο έργο.