Ένας χειριστής επεξεργασίας κειμένου χρησιμοποιεί υπολογιστή και λογισμικό για την απόδοση κειμένου σε ψηφιακή μορφή. Για παράδειγμα, μπορεί να παράγει επιστολές και αναφορές χρησιμοποιώντας λογισμικό υπολογιστή. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει λογισμικό υπολογιστή για να δημιουργήσει διάφορους τύπους εγγραφών και γραφημάτων. Ένα άτομο με αυτήν τη δουλειά μπορεί όχι μόνο να πληκτρολογεί έγγραφα, αλλά μπορεί επίσης να τα ελέγχει για ορθογραφικά, γραμματικά και μορφοποιητικά λάθη. Συχνά, ένα άτομο με αυτόν τον τίτλο είναι επίσης υπεύθυνο για την εκτύπωση των εγγράφων που ετοιμάζει ή την αποθήκευσή τους μέχρι να χρειαστούν.
Σε πολλές περιπτώσεις, οι υπάλληλοι γραφείου και οι επιχειρηματίες πληκτρολογούν, προετοιμάζουν, εκτυπώνουν και αποθηκεύουν τα δικά τους έγγραφα. Μερικές φορές, ωστόσο, αυτοί οι άνθρωποι απευθύνονται σε χειριστές επεξεργασίας κειμένου για τη διανομή εγγράφων που είναι πολύ μεγάλα, περίπλοκα ή χρειάζονται ειδικό χειρισμό. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος μπορεί να στείλει τα έγγραφά του σε κάποιον όταν είναι κρίσιμο το έγγραφο να είναι προσεκτικά μορφοποιημένο και επαγγελματικό. Επιπλέον, μπορεί να χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες ενός χειριστή επεξεργασίας κειμένου όταν είναι ζωτικής σημασίας τα έγγραφά του να είναι χωρίς σφάλματα.
Συνήθως, ένα άτομο που προσλαμβάνεται ως χειριστής επεξεργασίας κειμένου έχει να κάνει περισσότερα από την απλή πληκτρολόγηση, διόρθωση και εκτύπωση εγγράφων. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτό το άτομο είναι υπεύθυνο για τη φωτοτυπία, τη διαλογή και την κατάθεση εγγράφων επίσης. Συχνά, καλείται επίσης να βοηθήσει σε μια σειρά άλλων γραφειακών καθηκόντων. Για παράδειγμα, μπορεί να του ζητηθεί να στείλει φαξ ή email. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί ακόμη και να κληθεί να αντικαταστήσει έναν ρεσεψιονίστ όταν είναι στο μεσημεριανό γεύμα, στο διάλειμμα ή στο σπίτι.
Παρά το γεγονός ότι ένας χειριστής επεξεργασίας κειμένου μπορεί να εκτελεί άλλες εργασίες που σχετίζονται με το γραφείο, η πλειοψηφία της δουλειάς του συνήθως περνάει δουλεύοντας σε υπολογιστή. Για να αποδώσει καλά σε αυτή τη δουλειά, ένα άτομο χρειάζεται συνήθως την ικανότητα να πληκτρολογεί όχι μόνο γρήγορα, αλλά και με μεγάλη ακρίβεια. Οι χειριστές επεξεργασίας κειμένου αναμένεται επίσης να έχουν καλές δεξιότητες διόρθωσης, ώστε να μπορούν να εντοπίζουν εύκολα λάθη. Επιπλέον, χρειάζονται συνήθως εμπειρία εργασίας με πολλά προγράμματα, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που έχουν σχεδιαστεί για δημοσίευση σε επιτραπέζιους υπολογιστές και επεξεργασία κειμένου.
Η εκπαίδευση που χρειάζεται ένα άτομο για να γίνει χειριστής κειμένου μπορεί να εξαρτάται από τις προτιμήσεις του εργοδότη του. Ένα άτομο με εξαιρετικές δεξιότητες δακτυλογράφησης και εμπειρία επεξεργασίας κειμένου μπορεί να αποκτήσει αυτήν τη δουλειά με πιστοποίηση δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης ή γενικής εκπαίδευσης (GED). Ωστόσο, ορισμένοι εργοδότες προτιμούν υποψήφιους για εργασία που έχουν αποκτήσει πτυχία κολλεγίου.