Ένας διαχειριστής πόλης είναι ένα άτομο που είναι γενικά υπεύθυνο για την εποπτεία όλων των τμημάτων της πόλης για λογαριασμό συμβουλίου ή δημάρχου. Ο διαχειριστής είναι συνήθως μια θέση πλήρους απασχόλησης, ακόμη και αν ο δήμαρχος και το συμβούλιο θεωρούνται θέσεις μερικής απασχόλησης. Ο διαχειριστής της πόλης λειτουργεί επίσης ως σύνδεσμος μεταξύ των διευθυντών του τμήματος και του συμβουλίου, παρέχοντας έτσι έναν άμεσο σύνδεσμο και υποστηρικτή και για τις δύο ομάδες. Ο διαχειριστής της πόλης μπορεί επίσης να είναι άμεσα υπεύθυνος για το οικονομικό τμήμα σε ορισμένες πόλεις.
Μία από τις κύριες εργασίες του διαχειριστή της πόλης, γνωστού και ως διαχειριστή πόλης, είναι να διασφαλίσει ότι όλα τα άλλα τμήματα της πόλης λειτουργούν όπως αναμένεται. Ο διαχειριστής θα βοηθήσει διάφορους προϊστάμενους τμημάτων να παραμείνουν στον προϋπολογισμό, θα τους βοηθήσει να θέσουν στόχους και θα διασφαλίσει ότι όλα τα τμήματα λειτουργούν ως συνεκτική μονάδα για τους πολίτες ή τους κατοίκους της πόλης. Ο διαχειριστής πραγματοποιεί συχνά εβδομαδιαίες συναντήσεις με τα τμήματα που εμπλέκονται στην διοίκηση της πόλης.
Σε πολλές περιπτώσεις, όσοι έχουν ανησυχίες ή αντιρρήσεις σχετικά με τον τρόπο που η πόλη χειρίζεται ένα ζήτημα μπορεί να προσφύγουν στον διαχειριστή της πόλης. Ανάλογα με την ιεραρχία στην κυβέρνηση της πόλης, ενδέχεται να υπάρχουν βήματα πριν φτάσει στον κύριο διαχειριστή. Για παράδειγμα, ορισμένες πόλεις μπορεί να έχουν βοηθούς διαχειριστές πόλεων. Το αν υπάρχει βοηθός διαχειριστή εξαρτάται γενικά από το μέγεθος της πόλης και τη δυσκολία που έχει ένα άτομο να χειριστεί όλους τους τομείς της εργασίας.
Εκτός από την πραγματοποίηση εβδομαδιαίων συναντήσεων με τους διευθυντές των τμημάτων και τη λειτουργία ως έκκληση για το κοινό, ο διαχειριστής της πόλης θα αναλάβει επίσης τυπικά έναν προληπτικό ρόλο στην ανάπτυξη ενός συνολικού προϋπολογισμού. Ο διαχειριστής της πόλης συχνά συνεργάζεται στενά με τον οικονομικό διευθυντή για να αναθεωρήσει τους αριθμούς, να προβάλει τα έσοδα και να καθορίσει τι μπορεί να αντέξει η πόλη ως προϋπολογισμός για το επόμενο οικονομικό έτος. Το συμβούλιο, φυσικά, έχει τον τελευταίο λόγο, αλλά ο διαχειριστής της πόλης και ο οικονομικός διευθυντής μπορούν να έχουν σημαντική επιρροή σε αυτές τις αποφάσεις.
Ορισμένες πόλεις αναμένουν από τους διαχειριστές των πόλεων τους να γίνουν ένα υψηλού κύρους μέλος της κοινότητας που είναι ιδιαίτερα ορατό. Άλλες πόλεις προτιμούν να αναλάβει αυτόν τον ρόλο κάποιος όπως ο δήμαρχος, ή ενδεχομένως ακόμη και τα ίδια τα μέλη του συμβουλίου. Εάν η πόλη αναμένει από τον διαχειριστή να διατηρήσει ένα υψηλό δημόσιο προφίλ, αυτό πιθανότατα θα περιλαμβάνει τη συνεργασία με τα μέσα ενημέρωσης, καθώς και την ένταξη σε διάφορους κοινωνικούς οργανισμούς και συλλόγους στην κοινότητα.
Εκτός από αυτές τις ευθύνες, ο κορυφαίος διαχειριστής σε μια πόλη μπορεί επίσης να διαδραματίσει βασικό ρόλο σε θέματα πειθαρχίας των εργαζομένων. Εάν ένας υπάλληλος ασκήσει έφεση για πειθαρχική δίωξη από άμεσο επόπτη ή διευθυντή τμήματος, το ζήτημα πιθανότατα θα αναθεωρηθεί από τον διαχειριστή, ο οποίος μπορεί να ενεργήσει ως διαμεσολαβητής μεταξύ των δύο μερών. Αν και αυτό μπορεί να μην διαρκέσει πολύ, εξακολουθεί να είναι μια άλλη ευθύνη που πρέπει να αντιμετωπίσουν κατά καιρούς πολλοί διαχειριστές.