Ένας διοικητικός επόπτης είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των εργαζομένων, τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις πολιτικές της εταιρείας, την επίλυση ζητημάτων και τη διευκόλυνση της επικοινωνίας μεταξύ ανώτερων διευθυντών και διοικητικών υπαλλήλων. Αυτή η θέση βρίσκεται σε μεγάλους οργανισμούς, συνήθως στο τμήμα διοικητικών υπηρεσιών. Σε μια μικρότερη επιχείρηση, οι εργασίες που συνήθως εκτελούνται σε αυτόν τον ρόλο ολοκληρώνονται από τον διευθυντή της επιχείρησης.
Η πρωταρχική ευθύνη κάποιου σε αυτή τη θέση σχετίζεται με τη διαχείριση άλλων υπαλλήλων σε διοικητικές υπηρεσίες. Οι αρμοδιότητες των ανθρώπινων σχέσεων μπορεί να περιλαμβάνουν πρόσληψη, πρόσληψη, πειθαρχία, αξιολόγηση επιδόσεων και τερματισμό. Όλα αυτά τα καθήκοντα συνήθως ολοκληρώνονται με την υποστήριξη και τη συμβουλή του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού, αλλά είναι ευθύνη του διοικητικού επόπτη.
Ο διοικητικός επόπτης πρέπει να διασφαλίσει ότι όλες οι επιχειρηματικές διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για την ολοκλήρωση των λειτουργικών αρμοδιοτήτων ακολουθούνται από τις άμεσες αναφορές του. Σε ορισμένες περιπτώσεις, συμμετέχει στη δημιουργία και τη συντήρηση ενός εγχειριδίου λειτουργίας ή άλλων οδηγών οδηγιών. Οι επιτόπιοι έλεγχοι και η τυχαία παρακολούθηση είναι εξαιρετικοί τρόποι για να επιβεβαιώσετε ότι τηρούνται όλες οι διαδικασίες.
Ένας επόπτης αναμένεται να επιλύσει προβλήματα μεταξύ των εργαζομένων καθώς και παράπονα από πελάτες. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τη συλλογή πληροφοριών από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, την εξέταση των αποδεικτικών στοιχείων και τη λήψη απόφασης που θα επιλύσει το πρόβλημα. Η εξοικείωση με τις πολιτικές της εταιρείας και η σταθερή κατανόηση των αναγκών ενός πελάτη είναι κεντρικά για την καλή εκτέλεση αυτής της πτυχής της εργασίας.
Στους περισσότερους οργανισμούς, ο διοικητικός επόπτης συναντιέται τακτικά με τις λειτουργίες ή τον διοικητικό διαχειριστή. Κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων, ο διευθυντής παρέχει στον επόπτη πληροφορίες σχετικά με τη στρατηγική κατεύθυνση της εταιρείας, θέματα που έχουν εντοπιστεί σε υψηλότερα επίπεδα και τυχόν άλλες ανησυχίες. Με τη σειρά του, ο επόπτης ενημερώνει τον διευθυντή για θέματα ή προκλήσεις στο χαμηλότερο επίπεδο και παρέχει πληροφορίες για πιθανές λύσεις. Κάποιος υπό διοικητική εποπτεία μοιράζεται σχετικές πληροφορίες με την ομάδα του / της και διατηρεί το απόρρητο σχετικά με πιθανές αποφάσεις ή αλλαγές κατεύθυνσης. Οι επικοινωνιακές δεξιότητες και η διακριτικότητα είναι απολύτως απαραίτητες για οποιονδήποτε βρίσκεται σε αυτή τη θέση.
Για να πληροίτε τις προϋποθέσεις για μια θέση διοικητικού επόπτη, απαιτείται συνήθως μεταδευτεροβάθμια εκπαίδευση στη διοίκηση επιχειρήσεων. Αυτή η εκπαίδευση μπορεί να ολοκληρωθεί σε σχεδόν οποιαδήποτε κοινότητα ή κολέγιο καριέρας, επειδή το πρόγραμμα είναι ευρέως διαθέσιμο. Ορισμένοι υποψήφιοι έχουν πτυχίο πανεπιστημίου. Αυτό το επίπεδο εκπαίδευσης δεν απαιτείται, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμο όταν ψάχνετε να μετακινηθείτε σε ανώτερη διοικητική θέση.