Ένας υψηλόβαθμος διοικητικός γραμματέας συνήθως ανατίθεται σε ένα στέλεχος ή τμήμα και μπορεί να είναι υπεύθυνος για εργαζόμενους χαμηλότερου επιπέδου, όπως ρεσεψιονίστ ή βοηθούς μερικής απασχόλησης. Αυτή η θέση είναι συνήθως μια άμεση έκθεση του τμήματος ή του ατόμου. Ένας διοικητικός γραμματέας θα πρέπει να είναι γνώστης Η / Υ, να έχει οργανωτικές και ανθρώπινες δεξιότητες και να είναι σε θέση να χειρίζεται καθήκοντα συνάντησης, έρευνας και ταξιδιού. Η θέση συνήθως απαιτεί υψηλότερη αμοιβή, ειδικά αν η εργασία είναι εξειδικευμένη.
Οι βοηθοί μπορούν να εκτελούν γενικά καθήκοντα όπως απάντηση στο τηλέφωνο της εταιρείας, αλληλογραφία, κατάθεση και διαχείριση αλληλογραφίας, αλλά ο διοικητικός γραμματέας είναι συνήθως υπεύθυνος μόνο για το τμήμα ή το εκτελεστικό προσωπικό που υποστηρίζεται. Ορισμένα τμήματα που χρησιμοποιούν εξειδικευμένους βοηθούς περιλαμβάνουν ανθρώπινο δυναμικό, λογιστικό και νομικό. Ο γραμματέας μπορεί να λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ του τμήματος ή του στελέχους και του υπόλοιπου γραφείου και μπορεί επίσης να ασχολείται απευθείας με τους πελάτες.
Οι απαιτήσεις για μια θέση διοικητικού γραμματέα περιλαμβάνουν τη δυνατότητα χρήσης όλης της τεχνολογίας γραφείου, όπως υπολογιστές με διάφορα λογισμικά και μερικές φορές μια συσκευή υπαγόρευσης. Πολλές εταιρείες σήμερα αναζητούν υποψηφίους που κατέχουν πτυχίο, αλλά η προηγούμενη εμπειρία μπορεί να εξεταστεί αν δεν είναι ιδιαίτερα εξειδικευμένη. Οι νομικοί γραμματείς, για παράδειγμα, θα χρειαστούν ειδική εκπαίδευση για να εργαστούν με δικαστικά έγγραφα. Οι ιατρικοί γραμματείς πρέπει να γνωρίζουν τη χρέωση και την κωδικοποίηση μαζί με την ιατρική ορολογία.
Οι διοικητικοί γραμματείς συχνά θα κληθούν να οργανώσουν συναντήσεις και κλήσεις συνδιάσκεψης μεταξύ του προϊσταμένου, άλλων στελεχών και πελατών και να προγραμματίσουν εκδηλώσεις για το γραφείο ή τους επισκέπτες. Η ικανότητα στην εύρεση πληροφοριών στο διαδίκτυο και η διατήρηση επαφών με προμηθευτές είναι χρήσιμη, όπως και η εμπειρία στην πραγματοποίηση ταξιδιωτικών ρυθμίσεων. Στους ανθρώπινους πόρους και τη λογιστική, η ικανότητα διατήρησης του απορρήτου είναι σημαντική όταν ασχολείστε με αρχεία ιδιωτικών υπαλλήλων και οικονομικές πληροφορίες.
Ο κάτοχος αυτής της θέσης μπορεί να κληθεί να βοηθήσει με την εκπαίδευση και την επίβλεψη υπαλλήλων χαμηλότερου επιπέδου. Με τις εταιρείες να συνδυάζουν όλο και περισσότερο τις ευθύνες, ένας διοικητικός γραμματέας μπορεί να αποκτήσει εμπειρία διαχείρισης στη χρονομέτρηση, τον προγραμματισμό και την ανάθεση. Αυτό θα βοηθήσει στην προώθηση μιας εταιρείας σε θέση διοίκησης ή διαχείρισης γραφείων. Οι υποψήφιοι για δουλειά διοικητή γραφείου θα χρειαστούν εξαιρετικές δεξιότητες ανθρώπων καθώς και γνώση των πολιτικών της εταιρείας και πειθαρχικών μέτρων.
Για όσους αναζητούν σταδιοδρομία ως διοικητικός γραμματέας, τα μαθήματα επιχειρήσεων σε κοινοτικό κολέγιο ή πανεπιστήμιο μπορούν να παρέχουν οδηγίες σε προγράμματα υπολογιστών, μαθηματικά, τήρηση αρχείων και επικοινωνίες. Διατίθεται επαγγελματική πιστοποίηση για γενικούς βοηθούς και όσους επιθυμούν να εισέλθουν στον νομικό και ιατρικό τομέα. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα πτυχίο ή πιστοποιητικό μπορεί να απαιτεί υψηλότερο μισθό. Τα προγράμματα λογιστικής και ανθρώπινου δυναμικού θα ωφελήσουν τους αναζητούντες εργασία που ενδιαφέρονται για αυτούς τους τομείς της διοικητικής εργασίας.