Ένας ειδικός ελέγχου εγγράφων ξοδεύει συνήθως μεγάλο μέρος του χρόνου του βελτιώνοντας τη βιβλιογραφία, τα εγχειρίδια και το υλικό οδηγιών που συνοδεύουν προϊόντα υψηλής τεχνολογίας. Οι περισσότεροι από αυτούς τους ειδικούς εργάζονται σε βιομηχανίες όπως η μηχανική ή η φαρμακευτική κατασκευή, όπου το έργο είναι περίπλοκο και η απλή γλώσσα είναι σπάνια. Οι σαφείς οδηγίες και οι πληροφορίες χρήσης του προϊόντος είναι επιτακτικές, ωστόσο, εκεί είναι που μπαίνει ο ειδικός ελέγχου εγγράφων. Αυτός ο επαγγελματίας λειτουργεί ουσιαστικά ως ποιοτικός έλεγχος για τη βιβλιογραφία και τα κείμενα που διατίθενται στο κοινό. Η εργασία απαιτεί κυρίως επιβεβαίωση, εισαγωγή δεδομένων και ελέγχους συνέπειας σε υψηλό επίπεδο.
Στα περισσότερα πλαίσια, ένας ειδικός ελέγχου εγγράφων λειτουργεί ως μέλος μιας τεχνικής ομάδας γραφής. Η τεχνική γραφή επιδιώκει βασικά να συλλάβει την ουσία μιας διαδικασίας ή προϊόντος και στη συνέχεια να την πλαισιώσει σε γλώσσα που είναι πιο εύκολα κατανοητή από τους καταναλωτές. Αυτό περιλαμβάνει κάτι περισσότερο από απλή περιγραφή και μετάφραση, ωστόσο. Ένας ειδικός τεχνικών εγγράφων πρέπει να είναι εξαιρετικά ακριβής και να διασφαλίζει ότι χρησιμοποιείται συνεπής γλώσσα και κωδικοποίηση σε όλα τα υλικά. Οι πληροφορίες που δημοσιεύονται ή διανέμονται και δεν μπορούν να γίνουν εύκολα κατανοητές μπορεί να οδηγήσουν σε τραυματισμό ή κακή χρήση του προϊόντος, και οι δύο μπορεί να έχουν αρνητικές συνέπειες για τον κατασκευαστή.
Τα περισσότερα από αυτά στα οποία εργάζονται οι ειδικοί ελέγχου εγγράφων είναι τα εγχειρίδια οδηγιών και η τεχνική τεκμηρίωση που συνοδεύουν ηλεκτρονικά και τεχνολογικά προϊόντα. Όταν η ομάδα συγγραφής ολοκληρώσει τη συλλογή αυτών των πληροφοριών, ο ειδικός τις εξετάζει, αναζητώντας διαύγεια και ακρίβεια. Αυτό συχνά περιλαμβάνει τη χρήση ενός ειδικού λεξικού για τον κλάδο ιδιαίτερα τεχνικών όρων. Αυτοί οι όροι πρέπει να καθορίζονται και να χρησιμοποιούνται με συνέπεια σε όλα τα υλικά. Όταν οι ειδικοί εντοπίζουν σφάλματα ή ανακαλύπτουν μέρη όπου χρειάζεται περισσότερη διευκρίνιση, συνήθως στέλνουν τα σχετικά έγγραφα πίσω στην ομάδα συγγραφής.
Η αποτελεσματικότητα σε ειδικές εργασίες ελέγχου εγγράφων απαιτεί γενικά μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια και ικανότητα για πολύπλοκο υλικό. Ωστόσο, οι ειδικοί συνήθως δεν χρειάζεται να διαθέτουν πολλή εξειδίκευση σε θέματα θεμάτων. Τις περισσότερες φορές, οι ειδικοί στα έγγραφα επιτρέπεται να μάθουν τις λεπτομέρειες της βιομηχανίας στη δουλειά. Υπάρχουν εξαιρέσεις για έργα στον στρατιωτικό και εθνικό αμυντικό χώρο, επειδή αυτοί οι ειδικοί συνήθως πρέπει να έχουν γνώση από πρώτο χέρι για τα μέρη που κατασκευάζονται και περιγράφονται. Στα περισσότερα άλλα πλαίσια, ωστόσο, ένα πτυχίο, εμπειρία συγγραφής και επεξεργασίας και ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες είναι οι μόνες απαιτήσεις.
Εκτός από τη μηχανική και την επιστήμη, ο όρος «ειδικός ελέγχου εγγράφων» μερικές φορές, αν και σπάνια, εφαρμόζεται σε υπαλλήλους αρχικού επιπέδου που συχνά είναι λίγο περισσότερο από υπάλληλοι αλληλογραφίας. Αυτοί οι υπάλληλοι χειρίζονται την εισροή εγγράφων, επεξεργάζονται υπομνήματα και ταξινομούν εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα. Αυτού του είδους οι επαγγελματίες και εκείνοι που εργάζονται στις κορυφαίες βαθμίδες κατασκευής έχουν ελάχιστα κοινά εκτός από τον τίτλο εργασίας.