Οι ειδικοί ελέγχου εγγράφων διαχειρίζονται τη συλλογή, αποθήκευση και ανάκτηση εσωτερικών εγγράφων ενός οργανισμού. Συνήθως απαιτείται εκπαίδευση στο γυμνάσιο για αρχική απασχόληση, αλλά μπορεί να χρειαστεί ένα ορισμένο επίπεδο εκπαίδευσης στο κολέγιο για μια διοικητική θέση. Για να γίνετε ειδικός ελέγχου εγγράφων, πρέπει επίσης να έχετε καλές οργανωτικές, υπολογιστικές και γραφικές δεξιότητες. Η απασχόληση για αυτό το επάγγελμα μπορεί συνήθως να βρεθεί στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης, των νομικών και των μεταποιητικών τομέων, καθώς και σε εκπαιδευτικά και κυβερνητικά ιδρύματα. Τα τυπικά καθήκοντα για έναν ειδικό ελέγχου εγγράφων περιλαμβάνουν την κατάθεση, διανομή και ανάκτηση τυπωμένων και ηλεκτρονικών εγγράφων.
Για να γίνετε ειδικός ελέγχου εγγράφων, θα χρειαστείτε απολυτήριο λυκείου και εκτενή κατάρτιση στην εργασία. Οι περισσότεροι ειδικοί ξεκινούν αυτήν την καριέρα σε θέση αρχικού επιπέδου και αναλαμβάνουν πρόσθετες ευθύνες καθώς αυξάνονται οι γνώσεις και οι δεξιότητές τους. Ορισμένοι εργοδότες ενδέχεται να απαιτήσουν από εσάς να ολοκληρώσετε ένα δίχρονο ή τετραετές πτυχίο για να εργαστείτε σε διευθυντική θέση. Άλλοι μπορεί να είναι πρόθυμοι να δεχτούν επαγγελματική πιστοποίηση αντί πτυχίου κολλεγίου. Διατίθεται εξειδικευμένη εκπαίδευση και πιστοποίηση από διεθνώς αναγνωρισμένους οργανισμούς, όπως η Επαγγελματική Εταιρεία Διαχείρισης Γνώσης (KMPro) και η Ένωση για τη Διαχείριση Πληροφοριών και Εικόνων (AIIM).
Εκτός από την επίσημη εκπαίδευση, πρέπει επίσης να έχετε πολύ καλές οργανωτικές και γραφικές ικανότητες για να γίνετε ειδικός ελέγχου εγγράφων. Αυτοί οι επαγγελματίες καλούνται να οργανώνουν και να παρακολουθούν τη χρήση εκατοντάδων εγγράφων σε καθημερινή βάση. Πρέπει να είστε σε θέση να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε έντυπα και ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης για να επιτύχετε σε αυτό το επάγγελμα. Εξαιρετικές δεξιότητες υπολογιστών και εξοικείωση με μια ποικιλία εφαρμογών λογισμικού θα απαιτηθούν επίσης για αυτή τη δουλειά. Οι θέσεις σε επίπεδο διοίκησης απαιτούν συνήθως καλές δεξιότητες επικοινωνίας και ηγεσίας μαζί με την ικανότητα εκπαίδευσης άλλων εργαζομένων.
Αφού γίνετε ειδικός ελέγχου εγγράφων, μπορείτε να βρείτε δουλειά σε διάφορους οργανισμούς. Αυτοί οι επαγγελματίες απασχολούνται συχνά στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης, της τεχνολογίας και της κατασκευής, καθώς και στη βιομηχανία κατασκευών και τεχνολογίας. Τα κυβερνητικά και εκπαιδευτικά ιδρύματα χρησιμοποιούν επίσης συστήματα ελέγχου εγγράφων, μαζί με τράπεζες και άλλες εταιρείες χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών. Ενδέχεται να μπορείτε να βρείτε εργασία με ανεξάρτητη υπηρεσία ελέγχου εγγράφων εάν η παραδοσιακή απασχόληση δεν είναι διαθέσιμη. Ορισμένοι εργοδότες στον βιοϊατρικό ή νομικό τομέα ενδέχεται να απαιτούν εξειδικευμένη κατάρτιση πριν από την πρόσληψη.
Αυτοί οι ειδικοί συνήθως ασχολούνται με δραστηριότητες όπως η οργάνωση και η αρχειοθέτηση διαφόρων έντυπων και ηλεκτρονικών εγγράφων. Βεβαιώνονται ότι η τρέχουσα έκδοση ενός εγγράφου είναι διαθέσιμη και παρακολουθούν την τοποθεσία και τη χρήση του. Αυτοί οι επαγγελματίες χρησιμοποιούν επίσης σαρωτές για να κάνουν ηλεκτρονικά αντίγραφα εγγράφων και να δημιουργήσουν συστήματα αρχειοθέτησης για αποθήκευση και ανάκτηση. Ενδέχεται να απαιτηθεί από ειδικούς σε επίπεδο διαχείρισης να αναπτύξουν και να εφαρμόσουν διαδικασίες και πολιτικές για την κοινή χρήση εγγράφων και να πραγματοποιήσουν μαθήματα κατάρτισης των εργαζομένων.