Ένας ειδικός τεκμηρίωσης είναι ένας επαγγελματίας του οποίου η κύρια δουλειά είναι είτε να δημιουργεί είτε να διαχειρίζεται έγγραφα ή και τα δύο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την τεκμηρίωση διαδικασιών, έργων και διαδικασιών με τη χρήση πολλών μέσων. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη συλλογή εγγράφων από έναν αριθμό ενδιαφερομένων και την ενοποίησή τους σε ένα χρησιμοποιήσιμο αρχείο ή έγγραφο. Ο σκοπός μιας τέτοιας τεκμηρίωσης μπορεί να κυμαίνεται από ιστορικό ενδιαφέρον έως καθιέρωση επιχειρηματικών πρακτικών έως κυβερνητικές απαιτήσεις.
Σε πολλές περιπτώσεις, ειδικός τεκμηρίωσης είναι το άτομο που κάνει πραγματικά την τεκμηρίωση. Αυτό μπορεί να σημαίνει τη συγγραφή εγχειριδίων πολιτικής και διαδικασιών με βάση τις τρέχουσες πρακτικές ή μπορεί να σημαίνει τη δημιουργία ενός εγχειριδίου χρήστη που τεκμηριώνει τον τρόπο χρήσης ή συναρμολόγησης ενός προϊόντος. Θα μπορούσε επίσης να σημαίνει τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος ενεργειών και επικοινωνιών όταν μια διαδικασία υπαγορεύεται από ρυθμιστικούς φορείς ή εάν ενδέχεται να συνεπάγεται διαφορά ή αγωγή. Μπορεί επίσης να σημαίνει την τεκμηρίωση γεγονότων και γεγονότων για μια ιστορική καταγραφή.
Για παράδειγμα, σκεφτείτε μια εταιρεία από την οποία απαιτείται να λάβει συγκεκριμένα μέτρα ασφαλείας κατά τη διάρκεια μιας διαδικασίας κατασκευής. Ένας ειδικός τεκμηρίωσης θα μπορούσε να είναι υπεύθυνος για να παρακολουθεί τη σωστή ολοκλήρωση της διαδικασίας και στη συνέχεια να δημιουργεί ένα έγγραφο που θα λέει στους εργαζόμενους πώς να επαναλάβουν τη διαδικασία βήμα προς βήμα. Αυτή η εργασία βοηθά στην εκπαίδευση και βοηθά επίσης να δείξει στους ρυθμιστικούς φορείς ότι η εταιρεία προσπαθεί να ακολουθήσει τη σωστή διαδικασία.
Σε συνδυασμό ή στη θέση εγγραφής εγγράφων, ένας ειδικός τεκμηρίωσης μπορεί να είναι υπεύθυνος για την καταγραφή συμβάντων και διαδικασιών μέσω φωτογραφίας ή βίντεο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει λήψη φωτογραφιών αυτοκινήτου που έχει υποστεί ατύχημα με σκοπό την τεκμηρίωση των ζημιών για ασφαλιστική απαίτηση ή αγωγή. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη λήψη ενός ειδικού γεγονότος ή διαδικασίας, έτσι ώστε να μπορεί να απεικονιστεί με ακρίβεια χωρίς να βασίζεται στην ανθρώπινη μνήμη.
Ένας άλλος τύπος ειδικού τεκμηρίωσης είναι κάποιος που συγκεντρώνει τα απαιτούμενα έγγραφα από άλλους. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία προσπαθεί να συλλέξει χρήματα από έναν πελάτη και εξετάζει νομικές ενέργειες, μπορεί να ζητηθεί από έναν ειδικό τεκμηρίωσης να συγκεντρώσει το αρχικό συμβόλαιο αγοράς, όλα τα ισχύοντα τιμολόγια και τυχόν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλες ανακοινώσεις που έχουν σταλεί ή ανταλλαχθεί με τον εν λόγω πελάτη. Αυτός ο τύπος ειδικού μπορεί επίσης να δημιουργήσει ανεξάρτητα έγγραφα που παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες ή περιγράφουν τον τρόπο λήψης των εγγράφων.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ο όρος δεν πρέπει να συγχέεται με τον όρο ειδικός εγγράφων. Ένας ειδικός τεκμηρίωσης δημιουργεί ή συγκεντρώνει έγγραφα με συγκεκριμένο σκοπό την παρακολούθηση πληροφοριών ή την απόδειξη κάτι. Ένας ειδικός εγγράφων είναι κάποιος που εργάζεται με υπάρχοντα έγγραφα και μπορεί να παραπέμψει σε μεγάλο αριθμό θέσεων εργασίας, από υπαλλήλους σε κατάστημα αντιγράφων έως ειδικούς χειρογράφου που πιστοποιούν ιστορικά έγγραφα.