Ως ουσιαστικός ρόλος στη διαδικασία ιατρικής κωδικοποίησης, ο ιατρικός κωδικοποιητής είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι όλα τα αιτήματα για διαγνωστικά και εργαστηριακά αίματα που εκδίδονται από γιατρό περιέχουν τη χρήση τυπικής ιατρικής κωδικοποίησης που αναγνωρίζεται από τους παρόχους ασφάλισης υγείας. Μαζί με την εμφάνιση στα αιτήματα για έλεγχο που έχουν εγκριθεί από γιατρούς, το ίδιο σύνολο κωδικών χρησιμοποιείται για την κωδικοποίηση τυχόν απαιτήσεων που δημιουργούνται και υποβάλλονται στον πάροχο ασφάλισης υγείας. Η λειτουργία του ιατρικού κωδικοποιητή είναι να διασφαλίσει ότι χρησιμοποιούνται οι σωστοί κωδικοί έτσι ώστε να πραγματοποιούνται οι σωστές δοκιμές και η ασφαλιστική εταιρεία να μπορεί γρήγορα και αποτελεσματικά να ελέγχει και να επεξεργάζεται τις ληφθείσες απαιτήσεις.
Οι κωδικοποιητές πληροφοριών υγείας λειτουργούν συχνά ως μέρος της ομάδας του ιατρείου. Ο διευθυντής του γραφείου μπορεί να είναι το άτομο που έχει εκπαιδευτεί στη χρήση των κωδικών ή μπορεί να είναι μια ευθύνη που ανατίθεται στον βοηθό που αλληλεπιδρά με τα διάφορα εργαστήρια και τις εγκαταστάσεις ιατρικών δοκιμών που επιλέγει να χρησιμοποιήσει ο γιατρός. Δεδομένου ότι ο κατάλογος των κωδικών που χρησιμοποιούνται είναι καθολικής φύσης, αυτό δεν είναι συνήθως μια δύσκολη διαδικασία, αν και απαιτεί ταλέντο για μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια. Η μη εφαρμογή του σωστού ιατρικού κώδικα στις αιτούμενες εξετάσεις μπορεί να σημαίνει καθυστέρηση στην ακριβή διάγνωση της κατάστασης του ασθενούς, καθώς και ενδεχομένως να οδηγήσει στην απόρριψη της ιατρικής αξίωσης από την ασφαλιστική εταιρεία.
Ένα άτομο που έχει εκπαιδευτεί ως ιατρικός κωδικοποιητής μπορεί επίσης να εργαστεί σε εργαστήριο, όπου είναι σε θέση να εξετάσει αιτήματα για δοκιμές και να βεβαιωθεί ότι όλα είναι εντάξει πριν από τη διεξαγωγή των εξετάσεων. Μέσα σε αυτή την ικανότητα, ο ιατρικός κωδικοποιητής θα συνεργάζεται συχνά στενά με τους ομολόγους του στα ιατρεία, με διπλό έλεγχο με τον γιατρό σε περίπτωση που κάτι δεν φαίνεται να είναι εντάξει σχετικά με τα χαρτιά. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην εξάλειψη των καθυστερήσεων στην πληρωμή του εργαστηρίου, οπότε η προσπάθεια συχνά αξίζει τον χρόνο που ξοδεύτηκε στην επανεξέταση.
Σε επίπεδο ασφαλιστικής εταιρείας, οι κωδικοποιητές ιατρικών φακέλων θα ελέγξουν για να βεβαιωθούν ότι οι κωδικοί που επισυνάπτονται στις αξιώσεις είναι έγκυροι κωδικοί προτού υποβληθούν τα έγγραφα για περαιτέρω έλεγχο. Αυτό είναι σημαντικό επειδή οι περισσότεροι πάροχοι ασφαλίσεων είτε χρησιμοποιούν το ίδιο σύνολο ιατρικών κωδικών εσωτερικά είτε έχουν ένα διάγραμμα διασταύρωσης που συνδέει τους εσωτερικούς κωδικούς με το σύνολο των ιατρικών κωδικών που χρησιμοποιούνται εξωτερικά. Όταν ο ειδικός κωδικοποίησης εντοπίσει έναν μη έγκυρο κωδικό, η εξέταση της αξίωσης σταματά αμέσως και η αξίωση επιστρέφεται στον δημιουργό.
Οι κωδικοποιητές/αφηρητές που εργάζονται για παρόχους ασφαλίσεων υγείας αναλαμβάνουν το καθήκον να διασφαλίσουν ότι οι πόροι δεν δαπανώνται για να εργαστούν με μια απαίτηση που τελικά δεν θα πληρωθεί εάν η διαδικασία δεν μπορεί να επαληθευτεί όπως καλύπτεται από τους όρους του ασφαλιστηρίου συμβολαίου. Ως μέσο διασφάλισης της χρήσης των κατάλληλων κωδικών στο σωστό πλαίσιο, ο ιατρικός κωδικοποιητής είναι μια σημαντική θέση σε αρκετά βασικά βήματα στη διαδικασία παροχής διαχείρισης υγειονομικής περίθαλψης.