Ο λογιστικός υπάλληλος είναι ένας φύλακας οικονομικών αρχείων που χρησιμοποιεί εξειδικευμένα λογιστικά βιβλία και λογισμικό για την καταγραφή και επεξεργασία δαπανών, αποδείξεων, μισθοδοσίας και όλων των άλλων οικονομικών συναλλαγών για μια επιχείρηση ή οργανισμό. Αυτή η θέση απαιτεί ικανότητα για μαθηματικά, προσοχή στη λεπτομέρεια, εξοικείωση με τις βασικές λογιστικές διαδικασίες, και γνώση υπολογιστή και δέκα κλειδιών. Οι θέσεις εργασίας σε αυτόν τον τομέα κυμαίνονται από λογιστικούς καταχωρητές δεδομένων αρχικού επιπέδου έως και λογιστές πλήρους χρέωσης.
Απαιτείται γενικά λογιστικός υπάλληλος για την παροχή γραμματειακής και λογιστικής υποστήριξης στο λογιστικό τμήμα. Πρέπει να διατηρεί ακριβή αρχεία και αρχεία, να επεξεργάζεται και να αποστέλλει τιμολόγια και πληρωμές, αναφορές τύπου και βασικά δεδομένα σε ένα σύστημα υπολογιστών γενικού καθολικού. Η ευελιξία και η προθυμία να εκτελέσετε ποικίλα καθήκοντα υποστήριξης είναι απαραίτητα για την επιτυχία σε αυτή τη θέση.
Ένας λογιστικός υπάλληλος σε μια μεγάλη εταιρεία μπορεί να ειδικευτεί σε έναν συγκεκριμένο τομέα, όπως πληρωτέους λογαριασμούς (A/P), εισπρακτέους λογαριασμούς (A/R) ή μισθοδοσία. Ένας υπάλληλος Α/Π θα ενημερώνει και θα τηρεί αρχεία σχετικά με όλες τις δαπάνες, συμπεριλαμβανομένων των πιστωτικών καρτών της εταιρείας και των εκθέσεων αποζημίωσης των εργαζομένων. Θα επεξεργαστεί τιμολόγια προμηθευτών, θα αναθεωρήσει και θα παρακολουθήσει τις εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής σύμφωνα με τις πολιτικές της εταιρείας και θα διαβεβαιώσει ότι οι πληρωμές αποστέλλονται εντός του κατάλληλου χρονικού πλαισίου. Θα είναι επίσης υπεύθυνος για τη συμφιλίωση των δηλώσεων πωλητή και τη χρήση καλών δεξιοτήτων επικοινωνίας για την επίλυση τυχόν αποκλίσεων
Ένας λογιστικός υπάλληλος που εργάζεται στο τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών θα ετοιμάσει και θα υποβάλει τιμολόγια πελατών και θα αποστέλλει αποδείξεις και καταθέσεις κατά την πληρωμή αυτών των τιμολογίων. Εάν η επιχείρηση έχει εισπράξεις σε μετρητά, θα διατηρήσει την κατάλληλη λογοδοσία σε μετρητά και καταθέσεις. Η ακριβής καταχώριση δεδομένων των αποδείξεων είναι ζωτικής σημασίας, έτσι ώστε ο υπάλληλος A/R να μπορεί να παρακολουθεί το ιστορικό πληρωμών των πελατών και να προετοιμάζει αναφορές που δείχνουν καθυστερημένες αποδείξεις. Εάν η εταιρεία προσφέρει έκπτωση για πρόωρες πληρωμές, επιβαρύνεται με την παρακολούθηση της δραστηριότητας πληρωμών και την πραγματοποίηση ορισμένων εκπτώσεων που πιστώνονται σωστά.
Τα τμήματα μισθοδοσίας χρησιμοποιούν επίσης έναν λογιστή για να συλλέγουν και να επεξεργάζονται χρονοχάρτες, να υπολογίζουν φόρους και άλλες παρακρατήσεις και να προετοιμάζουν έγκαιρα ελέγχους μισθοδοσίας. Πρέπει να βεβαιωθεί ότι ορισμένες χρονολογικές κάρτες είναι ακριβείς και ότι εφαρμόζεται η ισχύουσα εργατική νομοθεσία, συμπεριλαμβανομένων των διαλειμμάτων, των ορίων ωρών για ανήλικους εργαζόμενους και των υπερωριών. Ένας υπάλληλος μισθοδοσίας πρέπει να είναι εξοικειωμένος με την ισχύουσα φορολογική νομοθεσία και μπορεί να του ζητηθεί να συντάξει εκθέσεις και να υποβάλει τις παρακρατήσεις στις αρμόδιες φορολογικές αρχές και άλλους καθορισμένους παραλήπτες.
Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν λογιστικό υπάλληλο να έχει γυμνάσιο ή ισοδύναμο, με κάποια σχετική εμπειρία ή συναφή μαθήματα λογιστικής. Μεγαλύτερες εταιρείες, ή εκείνες που αναζητούν πιο εξειδικευμένη βοήθεια, μπορούν να αναζητήσουν υποψήφιο με πτυχίο ή σχετική πιστοποίηση. Ένας ανώτερος λογιστής θα χρειαστεί πολλά χρόνια εμπειρίας ή πτυχίο συνεργάτη ή πτυχίου. Αυτή η θέση απαιτεί ικανότητες κριτικής σκέψης για την αξιολόγηση δεδομένων, την ανάλυση προβλημάτων και την εφαρμογή λύσεων. Ένας ανώτερος υπάλληλος επιβλέπει συχνά τη λογιστική κόστους και τις πρακτικές απογραφής και συντάσσει μηνιαίες αναφορές, όπως καταστάσεις αποτελεσμάτων και ισολογισμών.
Ορισμένες μικρότερες εταιρείες ενδέχεται να συνδυάσουν δύο ή περισσότερες από τις εξειδικευμένες λειτουργίες λογιστικού γραφείου ή να χρησιμοποιήσουν έναν λογιστή για τη διεξαγωγή όλων των οικονομικών καταγραφών και συναλλαγών. Ένας λογιστής πλήρους χρέωσης είναι ευέλικτος και έμπειρος σε όλες τις πτυχές των καθημερινών οικονομικών δραστηριοτήτων της εταιρείας. Απαιτείται γνώση πρακτικών λογιστικής, απαιτήσεις μισθοδοσίας και λογιστικές εκθέσεις. Οι καλές επικοινωνιακές και διαπροσωπικές δεξιότητες είναι επίσης πολύτιμες, αφού ένας λογιστής έχει τακτική επαφή με πωλητές, πελάτες και υπαλλήλους.