Ένας μαλακός συλλέκτης υπενθυμίζει στους πελάτες τους ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς και τις συνέπειες από την αποτυχία να γίνουν τρέχοντες. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τηλέφωνο καθώς και επαφή αλληλογραφίας. Εάν ο πελάτης δεν αντιμετωπίσει το λογαριασμό, ο λογαριασμός μπορεί να παραδοθεί σε έναν εκπρόσωπο σκληρών συλλογών, ο οποίος χρησιμοποιεί πιο επιθετικές τεχνικές για να συλλέξει το υπόλοιπο. Οι θέσεις εργασίας μπορεί να είναι διαθέσιμες σε συγκεκριμένα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα που διατηρούν τα δικά τους τμήματα συλλογής, καθώς και εξειδικευμένες εταιρείες που εκτελούν αυτό το έργο με σύμβαση για μια ποικιλία πελατών.
Σε κάθε εργαζόμενο μπορεί να ανατεθεί ένα σύνολο λογαριασμών για εργασία, με στόχο τη συλλογή. Ο στόχος είναι να υπάρξει θετική επαφή με κάθε κάτοχο λογαριασμού, ώστε ο αντιπρόσωπος είτε να εισπράξει την πληρωμή είτε να καταρτίσει ένα σχέδιο για τον χειρισμό του χρέους. Τα προγράμματα πληρωμών ενδέχεται να διατίθενται σε μια ποικιλία μορφών που έχουν εγκριθεί από τη μητρική εταιρεία και περιλαμβάνουν επίσης την είσπραξη τελών ενδιαφέροντος και ευκολίας. Εάν οι πελάτες δεν ανταποκριθούν ή οι λογαριασμοί καθυστερήσουν για περισσότερο από ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, μπορούν να προωθηθούν σε άλλο τμήμα.
Αυτό συνήθως περιλαμβάνει μια ποικιλία τεχνικών για την εύρεση πελατών. Ένας μαλακός συλλέκτης μπορεί να χρειαστεί να αναζητήσει εγγραφές, για παράδειγμα, για να εντοπίσει κάποιον σε μια νέα διεύθυνση. Υπάρχουν επίσης νομικές απαιτήσεις που πρέπει να τηρούνται κατά την επαφή, οι οποίες μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την περιοχή. Οι αντιπρόσωποι πρέπει να γνωρίζουν όλους τους σχετικούς νόμους και πώς εφαρμόζονται, ώστε να μπορούν να τηρούν τα πρότυπα που καθορίζονται από τις ρυθμιστικές αρχές. Για παράδειγμα, ένας απαλός συλλέκτης μπορεί να μην έχει το δικαίωμα να συζητήσει το χρέος με οποιονδήποτε άλλο εκτός από το ονομαζόμενο μέρος ή έναν συμπολίτη.
Στις τηλεφωνικές κλήσεις, ένας μαλακός εισπράκτορας μπορεί να προσδιορίσει την εταιρεία, να ζητήσει να μιλήσει με τον οφειλέτη και να επιχειρήσει να εισπράξει μια πληρωμή ή να ρυθμίσει ένα σχέδιο πληρωμής. Τα γράμματα μπορούν να περιλαμβάνουν μια απαίτηση για pament με στοιχεία επικοινωνίας. Απαιτούνται δεξιότητες επεξεργασίας πληρωμών, ώστε να μπορεί να γίνει μέσω τηλεφώνου. Εάν ο πελάτης χρειάζεται πρόγραμμα πληρωμών, μπορούν να παρέχονται πληροφορίες σχετικά με αυτό, μαζί με γνωστοποιήσεις σχετικά με τυχόν χρεώσεις που ενδέχεται να συνεπάγονται. Οι πελάτες ενδέχεται επίσης να προειδοποιηθούν ότι η μη τήρηση της συμφωνίας μπορεί να οδηγήσει σε άμεση αποστολή σε σκληρές συλλογές.
Οι χώροι εργασίας ενδέχεται να προσφέρουν κατ ‘αποκοπήν αποζημίωση συν προμήθεια για επιτυχημένες συλλογές να λειτουργήσουν ως κίνητρο. Ο μαλακός συλλέκτης μπορεί επίσης να καλείται να επιτύχει έναν συγκεκριμένο στόχο κάθε μήνα ή τρίμηνο. Άτομα που δεν μπορούν να επιτύχουν αυτόν τον στόχο μπορεί να απορριφθούν, καθώς η εταιρεία θέλει οι δραστηριότητες να είναι όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικές.