Ο οικονομικός γραμματέας είναι διοικητικός επαγγελματίας που είναι επιφορτισμένος με το χειρισμό και την εποπτεία των οικονομικών ευθυνών μιας επιχείρησης. Αυτές οι ευθύνες περιλαμβάνουν τη λήψη χρημάτων, την κατάθεση χρημάτων και τη διατήρηση χρηματοοικονομικών εγγράφων. Κάποιος σε αυτή τη δουλειά πρέπει να έχει υψηλό επίπεδο εμπιστοσύνης και αποτελεσματικότητας, καθώς και φυσική ικανότητα για αριθμούς.
Ένα από τα κύρια καθήκοντα κάθε περιγραφής θέσης οικονομικού γραμματέα είναι η λήψη χρημάτων που καταβάλλονται σε μια εταιρεία. Αυτός ο γραμματέας είναι συχνά το πρώτο σημείο επαφής για πληρωμές που εισέρχονται σε μια επιχείρηση και είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι αυτές οι πληρωμές δημοσιεύονται εγκαίρως, καταγράφονται και επαληθεύονται. Αυτή η εργασία απαιτεί μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια, καθώς ένα δεκαδικό σημείο εκτός τόπου θα μπορούσε να σημαίνει μεγάλο πρόβλημα για μια επιχείρηση. Ένα άτομο σε αυτή τη θέση διασφαλίζει ότι όλα τα χρήματα που καταβάλλονται στην εταιρεία θα αντιμετωπιστούν σωστά και θα διατεθούν σύμφωνα με τις προδιαγραφές της επιχείρησης.
Τα καθήκοντα του οικονομικού γραμματέα απαιτούν την έγκαιρη κατάθεση των πληρωμών που εισπράττονται. αυτό είναι αναπόσπαστο μέρος κάθε εργασίας σε αυτόν τον τομέα. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει συχνά ταξίδια στην τράπεζα. επίβλεψη διαδικτυακών συναλλαγών, χρεώσεων και καταθέσεων · και διαχείριση λογαριασμών στο εξωτερικό.
Η τήρηση σχολαστικών αρχείων για όλα τα χρήματα που εισέρχονται και εξέρχονται από έναν οργανισμό είναι μια άλλη βασική ευθύνη ενός οικονομικού γραμματέα. Αυτό απαιτεί επίπονη τήρηση αρχείων και αναφορά. Θα παρακολουθεί όλα τα χρήματα που ρέουν προς και από την επιχείρηση και είναι υπεύθυνος για την εγγύηση ότι όλοι στην εταιρεία μπορούν εύκολα να ακολουθήσουν τη ροή των οικονομικών. Και πάλι, το παραμικρό λάθος θα μπορούσε να προκαλέσει μεγάλα προβλήματα, οπότε ένας οικονομικός γραμματέας χρησιμοποιεί την ευσυνείδητη προσοχή του στη λεπτομέρεια για να δημιουργήσει σχολαστικούς δίσκους. Μπορεί επίσης να κληθεί να αναπτύξει νέες πολιτικές για τον καλύτερο εξορθολογισμό της διαδικασίας τήρησης αρχείων.
Για να γίνει οικονομικός γραμματέας, ένα άτομο είχε συνήθως μια μεγάλη διοικητική εμπειρία, κατά προτίμηση στον τομέα των οικονομικών ή στο οικονομικό τμήμα μιας εταιρείας. Οι καριέρες σε αυτόν τον τομέα δεν είναι ποτέ εκτός μόδας. Πολλοί οικονομικοί γραμματείς έχουν πτυχίο κολλεγίου στη διοίκηση ή τη χρηματοδότηση, αν και ορισμένοι εργοδότες ενδέχεται να μην απαιτούν πτυχίο για να εξασφαλίσουν μια θέση στον τομέα. Η προσωπικότητα του γραμματέα είναι ζωτικής σημασίας καθώς κάποιος πρέπει να είναι ιδιαίτερα αξιόπιστος και να εργάζεται εύκολα. Η συνέντευξη για μια δουλειά σε αυτόν τον τομέα θα συνεπάγεται πιθανώς πολλές ερωτήσεις σχετικά με την εργασιακή ηθική, την προσωπική φιλοδοξία και την αξιοπιστία.