Ένας σύμβουλος οικονομικής βοήθειας συνεργάζεται με διάφορα κολέγια και πανεπιστήμια για τον εξορθολογισμό της εφαρμογής των μηχανογραφημένων συστημάτων διαχείρισης οικονομικής βοήθειας και για να διδάξει στους χρήστες τις βασικές λειτουργίες. Ο σύμβουλος θα ταξιδέψει σε κάθε σχολείο για να εκπαιδεύσει τους διευθυντές και τους υπαλλήλους του γραφείου οικονομικής βοήθειας. Τα σχολεία με προηγουμένως εγκατεστημένα συστήματα διαχείρισης οικονομικής βοήθειας ενδέχεται να απαιτούν από σύμβουλο να πραγματοποιεί περιοδικές αναθεωρήσεις και αναβαθμίσεις λογισμικού.
Κολέγια και πανεπιστήμια σε όλες τις Ηνωμένες Πολιτείες χρησιμοποιούν περίπλοκα και διαφορετικά συστήματα υπολογιστικής οικονομικής βοήθειας για να οργανώσουν, να αποθηκεύσουν και να διαθέσουν επιχορηγήσεις, δάνεια και υποτροφίες σε φοιτητές. Αφού το σχολείο αγοράσει ένα συγκεκριμένο σύστημα διαχείρισης, ο σύμβουλος οικονομικής βοήθειας θα επισκεφθεί συνήθως το κεντρικό γραφείο για να διαμορφώσει τις παραμέτρους του λογισμικού για να καλύψει τις ανάγκες του προγράμματος οικονομικής βοήθειας. Ο σύμβουλος μπορεί να προσθέσει ή να διαγράψει ενότητες λογισμικού όπως ζητήθηκε από το σχολείο για το πιο προσαρμοσμένο σύστημα.
Η εκπαίδευση και η επικοινωνία με τους υπαλλήλους του κολλεγίου που θα χρησιμοποιούν το νέο σύστημα είναι επιτακτική. ο σύμβουλος οικονομικής βοήθειας πρέπει να εξηγήσει διεξοδικά και να αποδείξει πώς λειτουργεί το λογισμικό. Το σχολείο μπορεί να ζητήσει να υπάρχει μόνο διοίκηση ως μέρος της συνάντησης κατάρτισης ή όλοι οι εργαζόμενοι σε οικονομική βοήθεια μπορούν να λάβουν μέρος στην επίδειξη. Οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες θα πρέπει να συζητηθούν με τον σύμβουλο οικονομικής βοήθειας πριν συνεργαστείτε με το νέο σύστημα λογισμικού για να αποφύγετε τυχόν λάθη στις οικονομικές συναλλαγές.
Η τεχνολογία βελτιώνεται πολύ γρήγορα και ο σύμβουλος οικονομικής βοήθειας πρέπει να παραμείνει ενημερωμένος και εκπαιδευμένος για να βοηθήσει το πελατολόγιό του. Ενδέχεται να δημιουργηθούν νέες εκδόσεις λογισμικού και πρόσθετες ενότητες βοήθειας για την ενίσχυση ενός τρέχοντος συστήματος διαχείρισης οικονομικής βοήθειας. ο σύμβουλος πρέπει να εκπαιδεύεται περιοδικά από την εταιρεία λογισμικού για να μπορεί να εξηγεί νέες δυνατότητες στους πελάτες. Μπορεί να επικοινωνήσει με διάφορους πελάτες για να οργανώσει συναντήσεις ανασκόπησης για την εκμάθηση και εγκατάσταση των νέων πακέτων λογισμικού.
Τα σχολεία μπορεί να χρειαστεί να ελέγξουν τους λογαριασμούς οικονομικής βοήθειας για να διασφαλίσουν ότι τα χρήματα κατανέμονται σωστά. Ο σύμβουλος οικονομικής βοήθειας θα πρέπει να είναι παρών για τον έλεγχο ώστε να παρατηρεί ότι το σύστημα είναι προσβάσιμο σωστά. Οποιεσδήποτε δυσλειτουργίες ή σφάλματα θα πρέπει να εξεταστούν από τον σύμβουλο για να αποφευχθούν μελλοντικά ζητήματα που σχετίζονται με το λογισμικό.
Το να είσαι σύμβουλος οικονομικής βοήθειας απαιτεί διάθεση για ταξίδια και εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας. Οι περισσότερες θέσεις συμβούλων απαιτούν επίσης από τον αιτούντα να έχει τετραετές πτυχίο κολλεγίου, καθώς και κάποια εμπειρία στον τομέα της οικονομικής βοήθειας. Πολλές εταιρείες θα εκπαιδεύσουν νεοεισερχόμενους συμβούλους έτσι ώστε να είναι καλά έμπειροι σε διαφορετικά πακέτα λογισμικού επωνυμίας.