Ένας συντονιστής προγραμματισμού διαχειρίζεται ουσιαστικά μια εκδήλωση ή συνάντηση για ένα άτομο ή επιχείρηση, μερικές φορές σε μεγάλη κλίμακα. Οι κοινές θέσεις συντονιστή περιλαμβάνουν τύπους γάμων, επιχειρήσεων, συνεδρίων και συναντήσεων, μεταξύ άλλων συντονιστών που μπορεί να υπάρχουν σε διάφορους κλάδους. Αυτά τα άτομα βλέπουν ένα συμβάν από την αρχή μέχρι το τέλος, εμπλέκοντας μόνο έναν πελάτη όταν είναι απαραίτητη μια σημαντική απόφαση ή αλλαγή στο σχέδιο. Ορισμένα κοινά καθήκοντα ενός συντονιστή προγραμματισμού περιλαμβάνουν την επιλογή ενός τόπου συνάντησης, την περιγραφή των αναγκών και του περιβάλλοντος του πελάτη και την απόκτηση τροφίμων και ποτών, καθώς και τον συντονισμό όλων των δραστηριοτήτων μεταξύ των προμηθευτών και την ολοκλήρωση της εκδήλωσης για τον πελάτη. Δεν είναι όλες οι εκδηλώσεις ίδιες, καθιστώντας αυτή την καριέρα επιβραβευτική για εκείνους που τους αρέσει η ποικιλία σε μια δουλειά.
Η τυπική εκπαίδευση δεν είναι πάντα απαραίτητη για έναν συντονιστή σχεδιασμού, αν και αυτό δεν σημαίνει ότι αυτή η καριέρα είναι ανειδίκευτη. Ενώ ένας μεγάλος οργανισμός που προσλαμβάνει συντονιστές σε πελάτες μπορεί να απαιτεί πτυχίο κολλεγίου, πολλά άτομα εργάζονται ως εργολάβοι με μικρή επίσημη εκπαίδευση. Τα κοινά πτυχία που εφαρμόζονται σε αυτήν την πορεία σταδιοδρομίας περιλαμβάνουν δημόσιες σχέσεις, διαχείριση ξενοδοχείων και φιλοξενίας, επικοινωνίες ή μάρκετινγκ. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα άτομο που επιλέγει να συνεργαστεί με επιχειρηματικούς πελάτες μπορεί να βρει ένα πτυχίο κολλεγίου χρήσιμο για να τοποθετήσει τις δεξιότητές του πάνω από εκείνες ενός άλλου συντονιστή προγραμματισμού. Η κατάρτιση μπορεί επίσης να είναι απαραίτητη μόλις ένα άτομο βρει δουλειά σε έναν οργανισμό που προσλαμβάνει πολλούς τύπους συντονιστών.
Όταν ένας συντονιστής προγραμματισμού συνεργάζεται για πρώτη φορά με έναν πελάτη, αυτός ή αυτή προσπαθεί να μάθει το είδος του συμβάντος και τι επιθυμεί ο πελάτης. Οι έμπειροι συντονιστές έχουν συχνότερα χαρτοφυλάκια προηγούμενων συναντήσεων ή εκδηλώσεων που μπορούν να χρησιμοποιήσουν ως παραδείγματα για νέους πελάτες. Οι κοινές αποφάσεις για εκδηλώσεις περιλαμβάνουν την τοποθεσία, το επίπεδο τυπικότητας, το είδος του φαγητού, τη διάρκεια ορισμένων δραστηριοτήτων και μια ποικιλία άλλων. Οι περισσότερες συναντήσεις και εκδηλώσεις μπορεί να χρειαστούν εβδομάδες ή μήνες για να προγραμματιστούν, ανάλογα με το μέγεθος και το πεδίο εφαρμογής τους. Για παράδειγμα, οι συντονιστές γάμου μπορούν να χρειαστούν σχεδόν ένα χρόνο για να προγραμματίσουν μια εκδήλωση με βάση τις ανάγκες και τις επιθυμίες του πελάτη.
Τα περισσότερα γεγονότα στα οποία εργάζεται ο συντονιστής προγραμματισμού απαιτούν άριστες δεξιότητες διαχείρισης χρόνου και οργάνωσης. Εξαιρετικά επιτυχημένοι συντονιστές συχνά βρίσκουν τα ταλέντα τους τραβηγμένα προς πολλές κατευθύνσεις με πολλούς πελάτες και εκδηλώσεις που συμβαίνουν ταυτόχρονα. Ενώ ορισμένοι συντονιστές μπορούν να το βρουν αυτό σωματικά και συναισθηματικά κουραστικό, άλλοι μπορεί να το βρουν ενεργητικά να δουν να πραγματοποιείται ένα μεγάλο γεγονός. Πολλοί συντονιστές προγραμματισμού μπορούν επίσης να παρευρεθούν στην εκδήλωση και να επιβλέψουν πολλαπλές δραστηριότητες, επιτρέποντάς τους να συνεργαστούν άμεσα με αυτούς που παρευρίσκονται. Μπορεί επίσης να είναι ανταποδοτικό να βλέπεις μια παραγωγή μεγάλης κλίμακας στο απόγειό της.