Ένας βοηθός εξυπηρέτησης πελατών παίζει σημαντικό ρόλο στη διατήρηση ικανοποιημένων και ενημερωμένων πελατών για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που προσφέρει μια επιχείρηση. Δεδομένου ότι αυτή η θέση περιλαμβάνει συνεχή αλληλεπίδραση με τους πελάτες, συνήθως απαιτεί ένα άτομο με σημαντικές διαπροσωπικές και επικοινωνιακές δεξιότητες. Ενώ ένας βοηθός εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να εργαστεί σε πολλές βιομηχανίες, τα κύρια καθήκοντα εργασίας παραμένουν τα ίδια. Αυτές περιλαμβάνουν την απάντηση σε ερωτήσεις πελατών, την αντιμετώπιση καταγγελιών, την αποστολή υλικού μάρκετινγκ, τη διατήρηση αρχείων πελατών και την παροχή βοήθειας σε υφισταμένους.
Perhapsσως το πιο σημαντικό μέρος του να είσαι βοηθός εξυπηρέτησης πελατών είναι να απαντάς σε ερωτήσεις πελατών. Είτε μιλάτε με έναν πιθανό πελάτη είτε συζητάτε νέες προσφορές με έναν μακροπρόθεσμο πελάτη, είναι απαραίτητο για αυτό το άτομο να παρέχει ακριβείς πληροφορίες για όλες τις ερωτήσεις. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό γίνεται είτε μέσω τηλεφώνου είτε μέσω email. Αυτή η πρακτική συμβάλλει στη δημιουργία μιας σχέσης με τους κοπτήρες και θα βοηθήσει στην οικοδόμηση μιας σταθερής πελατειακής βάσης με την πάροδο του χρόνου. Κατά συνέπεια, αυτό απαιτεί από ένα άτομο με αυτή τη δουλειά να έχει σε βάθος γνώση των προϊόντων ή των υπηρεσιών της εταιρείας της.
Ένα άλλο μέρος αυτής της εργασίας είναι η αντιμετώπιση καταγγελιών. Ανεξάρτητα από το πόσο καλά λειτουργεί μια επιχείρηση ή πόσο υψηλής ποιότητας είναι τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες, τα παράπονα των πελατών είναι αναπόφευκτα. Όταν λαμβάνεται μια καταγγελία, εναπόκειται στον βοηθό εξυπηρέτησης πελατών να χειριστεί αποτελεσματικά την κατάσταση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την επιστροφή χρημάτων σε έναν πελάτη, την αντικατάσταση μιας παραγγελίας ή την αποστολή μιας νέας παραγγελίας. Η καλή απόδοση σε αυτήν την πτυχή της εργασίας απαιτεί φιλική διάθεση και ευκολία στη λήψη αποφάσεων.
Η αποστολή υλικού μάρκετινγκ είναι επίσης ένα αρκετά συνηθισμένο καθήκον. Για παράδειγμα, ένα άτομο με αυτήν τη δουλειά μπορεί να στείλει καταλόγους σε πελάτες που ενδιαφέρονται για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της εταιρείας της. Μπορεί επίσης να στέλνει διαφημιστικά φυλλάδια μέσω ταχυδρομείου σε υπάρχοντες πελάτες που διαθέτουν νέες προσφορές. Αυτό βοηθά στην απόκτηση πελατών και μπορεί να οδηγήσει σε περαιτέρω πωλήσεις από υπάρχοντες πελάτες.
Η διατήρηση αρχείων πελατών είναι ένα άλλο σημαντικό μέρος του να είσαι βοηθός εξυπηρέτησης πελατών. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό περιλαμβάνει την εισαγωγή πληροφοριών, όπως ονόματα πελατών, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου και ιστορικό παραγγελιών, σε μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων. Αυτό βοηθά στην αποτελεσματική οργάνωση των πληροφοριών των πελατών για μελλοντική αναφορά.
Σε ορισμένους χώρους εργασίας, ένας βοηθός εξυπηρέτησης πελατών θα χρειαστεί επίσης να βοηθήσει υφισταμένους και να εκπαιδεύσει. Ενώ μια βοηθός εξυπηρέτησης πελατών δεν παρέχει συνήθως άμεση επίβλεψη, συχνά βοηθά υφισταμένους που αντιμετωπίζουν δυσκολίες στη δουλειά τους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την αντιμετώπιση κλιμακούμενων καταστάσεων παραπόνων πελατών ή την επίδειξη του τρόπου χρήσης του συστήματος υπολογιστών μιας εταιρείας. Κατά συνέπεια, βοηθά να έχετε κάποιες στερεές ηγετικές ικανότητες σε αυτό το επάγγελμα.