Το γραφείο ενός ξενοδοχείου είναι το σημείο όπου βρίσκονται οι υπηρεσίες επισκεπτών. οι υπάλληλοι που εργάζονται σε αυτόν τον τομέα θα είναι σε άμεση επαφή με τους επισκέπτες του ξενοδοχείου κατά το check-in και το check-out, καθώς και όλες τις ώρες της ημέρας για να αντιμετωπίσουν τυχόν ζητήματα ή απορίες που μπορεί να έχουν οι επισκέπτες. Το γραφείο του ξενοδοχείου μπορεί επίσης να είναι η τοποθεσία των υπηρεσιών αχθοφόρων, των υπηρεσιών στάθμευσης και κάθε άλλης υπηρεσίας που σχετίζεται με την καθημερινή ζωή ενός επισκέπτη στο ξενοδοχείο. Οι περισσότεροι επισκέπτες έχουν περιορισμένη αλληλεπίδραση με το γραφείο, συνήθως μόνο κατά το check-in ή το check-out.
Οι υπηρεσίες κράτησης θα λειτουργούν επίσης έξω από το γραφείο του ξενοδοχείου. Αυτοί οι υπάλληλοι θα είναι υπεύθυνοι για το χειρισμό τηλεφωνικών κλήσεων και επικοινωνιών μέσω Διαδικτύου που αφορούν δωμάτια κράτησης. Οι επισκέπτες σπάνια θα περπατήσουν για να κάνουν κρατήσεις, καθώς οι περισσότεροι θα ταξιδεύουν για να φτάσουν στο ξενοδοχείο, αλλά είναι πιθανό κάποιοι να επισκεφθούν το μπροστινό γραφείο ενός ξενοδοχείου για να κλείσουν δωμάτιο. Εάν συμβεί αυτό, οι συνεργάτες υπηρεσιών κράτησης θα βοηθήσουν αυτούς τους ανθρώπους να κάνουν τις κρατήσεις τους. Θα βοηθήσουν επίσης τους ανθρώπους που πρέπει να κάνουν κράτηση σε ένα δωμάτιο, το οποίο είναι σύνηθες για γάμους και άλλες μεγάλες εκδηλώσεις. Οι υπηρεσίες κράτησης μπορούν επίσης να βοηθήσουν τους επισκέπτες να κάνουν κράτηση σε άλλους χώρους του ξενοδοχείου, όπως συνεδριακά κέντρα και ούτω καθεξής.
Ορισμένα ξενοδοχεία θα έχουν συντονιστές εκδηλώσεων, ανάλογα με το μέγεθος και τη διάταξη του ίδιου του ξενοδοχείου. Αυτοί οι άνθρωποι θα λειτουργήσουν έξω από το γραφείο ενός ξενοδοχείου και θα κλείσουν, θα προγραμματίσουν, θα συντονίσουν ή θα διοργανώσουν με άλλο τρόπο εκδηλώσεις στο χώρο του ξενοδοχείου. Οι υπηρεσίες κρατήσεων συχνά θα συνεργάζονται απευθείας με τους συντονιστές εκδηλώσεων για να διασφαλίσουν ότι οι περιοχές του ξενοδοχείου δεν έχουν διπλή κράτηση και ο συντονιστής εκδηλώσεων μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη συντήρηση και την καθαριότητα των χώρων εκδηλώσεων του ξενοδοχείου, υπηρεσίες τροφοδοσίας, υπηρεσίες τεχνολογίας κ.ο.κ. Αυτοί οι συντονιστές συχνά θα συνεργάζονται απευθείας με επισκέπτες και άτομα που σχεδιάζουν εκδηλώσεις για να διασφαλίσουν ότι η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί χωρίς προβλήματα.
Οι υπάλληλοι της ρεσεψιόν συχνά εκτελούν πολλά καθήκοντα, τα περισσότερα από τα οποία σχετίζονται άμεσα με τις υπηρεσίες επισκεπτών. Εκτός από τον έλεγχο των εισερχόμενων και εξερχόμενων επισκεπτών, οι υπάλληλοι της ρεσεψιόν μπορούν να εκτελέσουν εργασίες, όπως οργάνωση μεταφοράς για τους επισκέπτες, φροντίδα για υπηρεσίες και θέματα στάθμευσης, σύσταση τοπικών αξιοθέατων και εστιατορίων, αντιμετώπιση τυχόν ζητημάτων σε μεμονωμένα δωμάτια που μπορεί να προκύψουν, φροντίδα για θέματα χρέωσης και ερωτήσεις, και ενδεχομένως ακόμη και την οργάνωση υπηρεσιών καθαριότητας. Αυτοί οι υπάλληλοι μπορούν επίσης να καλύψουν τις ανάγκες προγραμματισμού των επισκεπτών. ο προγραμματισμός κλήσεων αφύπνισης ή οι υπηρεσίες μεταφοράς είναι συνηθισμένες εργασίες.
SmartAsset.