Ένας βοηθός διοίκησης, γνωστός και ως εκτελεστικός γραμματέας, παρέχει βοήθεια σε ένα ή περισσότερα ανώτερα στελέχη. Αυτό το άτομο μπορεί να υποστηρίζει τον πρόεδρο, τον διευθύνοντα σύμβουλο, τον αντιπρόεδρο ή τον επικεφαλής τμήματος σε έναν οργανισμό. Τα καθήκοντα μπορεί να σχετίζονται με διοικητικές λειτουργίες συγκεκριμένες για τις ανάγκες του στελέχους και του οργανισμού. Οι εργασιακές ευθύνες για ένα άτομο σε αυτήν τη θέση συνήθως ξεπερνούν τις γενικές λειτουργίες του γραφείου για να περιλαμβάνουν πολύπλοκα καθήκοντα όπως η αναλυτική έρευνα και η προετοιμασία αναφορών. Ένας βοηθός διοίκησης μπορεί επίσης να επιβλέπει το άλλο γραφείο του οργανισμού.
Ένα άτομο που απασχολείται σε αυτή τη θέση είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση των διοικητικών λειτουργιών είτε για ένα είτε για περισσότερα ανώτερα στελέχη. Οι διοικητικές αρμοδιότητες για τις οποίες είναι υπεύθυνο το στέλεχος εντός του οργανισμού συνήθως ανατίθενται σε αυτό το άτομο. Μεγάλο μέρος αυτής της διοικητικής υποστήριξης περιλαμβάνει την προετοιμασία σημειώσεων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλης αλληλογραφίας για λογαριασμό του στελέχους. Αυτό το άτομο διατηρεί σύστημα αρχειοθέτησης, απαντά σε τηλεφωνικές κλήσεις και δρομολογεί μηνύματα. Οι πρόσθετες υποχρεώσεις ενδέχεται να περιλαμβάνουν διαλογή αλληλογραφίας και φαξ.
Η αποτελεσματική εκτέλεση των ευθυνών μπορεί να απαιτεί καλή οργανωτική ικανότητα και ικανότητα πολλαπλών εργασιών. Ο εκτελεστικός γραμματέας μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη διοργάνωση συναντήσεων και συνεδρίων. Αυτό μπορεί επίσης να απαιτεί συντονισμό πολλαπλών χρονοδιαγραμμάτων και χειρισμό όλων των λεπτομερειών που σχετίζονται με τη συνάντηση. Γενικά, η προετοιμασία της ατζέντας και η παραγγελία γευμάτων ή αναψυκτικών είναι επίσης μέρος των αρμοδιοτήτων αυτού του ατόμου.
Όταν το στέλεχος πρέπει να ταξιδέψει για επαγγελματικούς λόγους, ο βοηθός διαχείρισης είναι συνήθως υπεύθυνος για την εξασφάλιση αεροπορικών εταιρειών, ενοικίασης αυτοκινήτων και διευθέτησης ξενοδοχείων, όπως απαιτείται. Συχνά θα διατηρεί το ημερολόγιο του στελέχους και θα ενημερώνει το στέλεχος για τα καθημερινά και επερχόμενα ραντεβού, τις συναντήσεις και τα ταξίδια που σχετίζονται με την εταιρεία. Συνήθως θα ετοιμάσει υλικά παρουσίασης για το αφεντικό του που σχετίζονται με τις συναντήσεις.
Πολλά από τα διοικητικά καθήκοντα που ανατίθενται στον βοηθό διαχείρισης εξαρτώνται από το τι είναι πρόθυμο να αναθέσει το στέλεχος. Αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει σε πιο περίπλοκα καθήκοντα πέρα από τα βασικά καθήκοντα γραφείου που απαιτούνται συνήθως για κάποιον που βοηθά ένα άλλο άτομο. Ένα παράδειγμα αυτών των πολύπλοκων εργασιών είναι η προετοιμασία και η διανομή αναφορών.
Η γνώση εφαρμογών υπολογιστών με ενδιάμεσες ή προηγμένες δεξιότητες είναι συνήθως απαραίτητη για την εκτέλεση εργασιών με ελάχιστη επίβλεψη. Ο βοηθός διαχείρισης μπορεί επίσης να διαχειρίζεται ειδικά έργα που σχετίζονται με ολόκληρο τον οργανισμό και να διατηρεί βάσεις δεδομένων. Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, τα καθήκοντα γενικού προσωπικού μπορεί επίσης να είναι μέρος των καθημερινών του ευθυνών.
Μια άλλη ευθύνη για ορισμένους βοηθούς διαχείρισης μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την επίβλεψη γραφείου χαμηλότερου επιπέδου στον οργανισμό. Αυτό απαιτεί ικανότητες ηγεσίας και ικανότητες διαχείρισης. Είναι πιθανό ότι ο βοηθός θα πρέπει να προγραμματίσει, να αναθέσει και να παρακολουθήσει τη ροή εργασίας του γραφείου στο τμήμα. Μαζί με την εποπτεία, ο βοηθός είναι συνήθως το άτομο που απευθύνεται στις καθημερινές εργασίες γραφείου σχετικά με εξοπλισμό γραφείου ή θέματα συντήρησης κτιρίων.