Αν χρειαστεί να γράψετε ένα υπόμνημα, μην ανησυχείτε, καθώς δεν είναι δύσκολο. Τα βασικά μέρη ενός μνημονίου είναι η επικεφαλίδα, το μήνυμα ή το σώμα, τα αρχικά αναφοράς και σημειώσεις, εάν χρειάζεται. Τα σημειώματα χρησιμοποιούνται γενικά σε μια εταιρεία ή γραφείο, με τις επίσημες επαγγελματικές επιστολές να είναι η προτιμώμενη μέθοδος για εξωτερική επικοινωνία.
Για να γράψετε ένα υπόμνημα, να έχετε κατά νου ότι ο τόνος είναι λιγότερο επίσημος από εκείνον μιας επιστολής. Ο χαιρετισμός (Αγαπητέ…) και το κλείσιμο (με εκτίμηση…) που χρησιμοποιούνται στα γράμματα δεν είναι απαραίτητα σε ένα σημείωμα. Η περιοχή επικεφαλίδας περιέχει το όνομα του ατόμου(ων) που λαμβάνει το υπόμνημα, το θέμα, την ημερομηνία και το όνομα του αποστολέα. Ο παλαιότερος όρος που χρησιμοποιήθηκε για τη γραμμή θέματος ήταν Re: που υποδείκνυε “σε αναφορά σε”. Η μορφή ενός σημειώματος είναι παραγράφοι στυλ μπλοκ με μια κενή γραμμή μεταξύ τους.
Κατά κανόνα, ο αποστολέας του σημειώματος αρχικά γράφει με μελάνι δίπλα στο όνομά του/της στην επικεφαλίδα. Αυτό το βήμα είναι περισσότερο τυπικό, υποδεικνύοντας ότι το σημείωμα, πράγματι, αποστέλλεται από αυτό το άτομο. Αυτό μπορεί να γίνει πριν από τη δημιουργία αντιγράφων.
Εάν κάποιος άλλος εκτός από τον αποστολέα πληκτρολόγησε το σημείωμα, τότε τα αρχικά αυτού του ατόμου περιλαμβάνονται συχνά κάτω από το σώμα ή το μήνυμα του σημειώματος. Η περιοχή σημειώσεων περιλαμβάνει τη λέξη “συνημμένο” εάν χρειάζεται. Όταν γράφετε ένα σημείωμα, ο όρος συνημμένο χρησιμοποιείται στη θέση του όρου περίβλημα.
Το σώμα ή το μήνυμα ενός σημειώματος περιέχει επιχειρηματικές, λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τον σκοπό του σημείωμα, οποιαδήποτε ενέργεια πρέπει να γίνει κ.λπ. Ένα σημείωμα δεν πρέπει γενικά να αφορά περισσότερα από ένα θέματα. Ένα σημείωμα είναι γενικά πάντα μία σελίδα ή λιγότερο. Εάν το σημείωμα πρόκειται να περιλαμβάνει πολλές πληροφορίες, οι λίστες με κουκκίδες μπορεί να είναι επωφελείς.
Όσον αφορά το στυλ, εάν χρειάζεται να γράψετε ένα υπόμνημα, χρησιμοποιήστε την ενεργητική και όχι την παθητική φωνή και χρησιμοποιήστε ενεργητικά ρήματα. Για να γράψετε ένα υπόμνημα, λάβετε υπόψη το κοινό σας όταν δημιουργείτε το σημείωμά σας. Διορθώστε προσεκτικά το σημείωμά σας και αφαιρέστε την περιττή πολυλογία.