Εάν κατηγορηθεί για υπεξαίρεση, ο ύποπτος θα πρέπει να συγκεντρώσει όλα τα οικονομικά έγγραφα που σχετίζονται με την υπόθεση, εάν είναι δυνατόν. Όταν οι κατηγορίες αφορούν ένα μεγάλο χρηματικό ποσό που θα μπορούσε να οδηγήσει σε σοβαρές συνέπειες, ίσως θα ήταν καλή ιδέα να προσλάβετε έναν δικηγόρο υπεράσπισης ποινικού δικαίου που ειδικεύεται στο οικονομικό έγκλημα ή στο έγκλημα του λευκού γιακά. Πιθανότατα θα συμβουλεύσει τον κατηγορούμενο να συντάξει έναν κατάλογο μαρτύρων που θα μπορούσαν να καταθέσουν εάν η υπόθεση πάει στο δικαστήριο. Ένας ικανός δικηγόρος συνήθως συμβουλεύει τον πελάτη να μην κάνει δηλώσεις για την υπόθεση εκτός της παρουσίας του. Η σύνταξη λίστας άλλων εργαζομένων που είχαν πρόσβαση σε κεφάλαια και περιουσία είναι μια άλλη χρήσιμη τακτική.
Τα έγγραφα παρέχουν υλικές αποδείξεις για το τι συνέβη για να υποψιαστεί ένα άτομο που κατηγορείται για υπεξαίρεση. Τα αντίγραφα των τραπεζικών κινήσεων και των δελτίων κατάθεσης μπορούν να δείχνουν ακριβώς πότε τοποθετήθηκαν και αφαιρέθηκαν τα κεφάλαια από τραπεζικούς λογαριασμούς. Οποιαδήποτε άλλη χρηματοοικονομική γραφειοκρατία, όπως καταστάσεις πιστωτικών καρτών και αποδείξεις, μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη για τη δημιουργία μιας έντυπης διαδρομής της οικονομικής δραστηριότητας του εργοδότη.
Άλλα σχετικά έγγραφα μπορεί να περιλαμβάνουν εντολές αγοράς που χειρίζεται ο ύποπτος ή άλλοι υπάλληλοι, καθώς και έγγραφα που δίνουν στον κατηγορούμενο εξουσιοδότηση να ξοδέψει τα χρήματα του εργοδότη. Αυτά τα στοιχεία μπορεί επίσης να δείχνουν ότι οι συναλλαγές έγιναν από κάποιον άλλο εκτός από το άτομο που κατηγορείται για υπεξαίρεση. Οποιαδήποτε γραπτή απόδειξη που δείχνει ότι άλλοι υπάλληλοι είχαν πρόσβαση σε χρήματα ή περιουσιακά στοιχεία, ή έγγραφα που θα μπορούσαν να εξηγήσουν αποκλίσεις στα υπόλοιπα των λογαριασμών, θα πρέπει επίσης να διατηρούνται.
Τα στοιχεία εναντίον κάποιου που κατηγορείται για υπεξαίρεση μπορεί να είναι περιστασιακά ή φυσικά αποδεικτικά στοιχεία. Η υπεξαίρεση ορίζεται ως η χρήση κεφαλαίων ή περιουσίας που ανήκουν σε κάποιον άλλο για προσωπικό όφελος. Αντιπροσωπεύει παραβίαση της εμπιστοσύνης που δίνεται σε ένα άτομο για τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων μιας εταιρείας ή ενός ατόμου και περιλαμβάνει πρόσβαση σε πιστωτικές κάρτες. Η κατάχρηση χρημάτων ή περιουσίας που ανήκει σε συγγενή μπορεί επίσης να οριστεί ως υπεξαίρεση.
Όταν ένα άτομο κατηγορείται για υπεξαίρεση, είναι συχνά χρήσιμο να καλούνται μάρτυρες που μπορούν να καταθέσουν για την υπεράσπισή του. Αυτοί οι μάρτυρες μπορεί να είναι άτομα εξοικειωμένα με τα οικονομικά ελαττώματα του λογιστικού συστήματος ενός εργοδότη και η κατάθεσή τους μπορεί να ωφελήσει τον κατηγορούμενο. Άλλοι μάρτυρες θα μπορούσαν να βεβαιώσουν τον χαρακτήρα και την εντιμότητα του κατηγορουμένου. Επόπτες από προηγούμενη απασχόληση, θρησκευτικοί ηγέτες και άλλα εξέχοντα δημόσια πρόσωπα μερικές φορές γίνονται καλοί μάρτυρες.
Ένας ικανός δικηγόρος υπεράσπισης μπορεί να συνεργαστεί με ένα άτομο που κατηγορείται για υπεξαίρεση για να σχεδιάσει αμυντικές στρατηγικές. Ο δικηγόρος μπορεί επίσης να είναι σε θέση να συνάψει μια συμφωνία συμφωνίας που να μειώνει τις κατηγορίες σε μικρότερα εγκλήματα. Στις περισσότερες περιοχές, τα ψυχικά προβλήματα, το άγχος ή ο εθισμός στα ναρκωτικά ή το αλκοόλ δεν αντιπροσωπεύουν βιώσιμες άμυνες για υπεξαίρεση. Ένας εξειδικευμένος δικηγόρος διερευνά συνήθως πιθανές άμυνες και εξηγεί επιλογές στον ύποπτο.
Οι κυρώσεις για υπεξαίρεση διαφέρουν ανά περιοχή, αλλά συνήθως περιλαμβάνουν την αποκατάσταση του θύματος. Οι κυρώσεις βασίζονται συνήθως στο χρηματικό ποσό ή την περιουσία που λαμβάνεται χωρίς άδεια. Μπορεί να επιβληθούν φυλάκιση και πρόστιμα για εγκλήματα που διαπράχθηκαν για μεγάλο χρονικό διάστημα και τα οποία συνεπάγονται σημαντικά ποσά. Σε ορισμένους τομείς, οι ποινές ενισχύονται εάν το θύμα ήταν ηλικιωμένο ή διανοητικά ανάπηρο ή εάν κλαπεί δημόσιος πόρος.