Τα καταγραφικά φωνής είναι απλές συσκευές εγγραφής φωνής που χρησιμοποιούνται σε πολλές επαγγελματικές ρυθμίσεις. Γνωστό και ως συσκευή εγγραφής τηλεφώνου, το καταγραφικό φωνής χρησιμοποιείται από πολλές εταιρείες για να καταγράφει και να καταγράφει συζητήσεις μεταξύ πελατών και προσωπικού εξυπηρέτησης πελατών, πωλητών και μελλοντικών πελατών, καθώς και οποιαδήποτε τηλεφωνική επικοινωνία επιθυμεί η εταιρεία. Τα συστήματα υποστήριξης έκτακτης ανάγκης, τα αστυνομικά τμήματα και άλλοι οργανισμοί δημόσιας υπηρεσίας χρησιμοποιούν επίσης συχνά συσκευές εγγραφής φωνής ως μέρος των βασικών λειτουργιών.
Υπάρχουν δύο βασικά σχέδια για το καταγραφικό φωνής. Ένα σχέδιο είναι γνωστό ως μορφή εγγραφής λειτουργίας vox. Αυτή η προσέγγιση χρησιμοποιείται συχνά για καταστάσεις επιτήρησης, καθώς η διαδικασία εγγραφής ξεκινά μόνο όταν ο εξοπλισμός λαμβάνει ήχο. Η χρήση αυτού του τύπου φωνητικού καταγραφέα προτιμάται συχνά, καθώς εξαλείφει την ανάγκη να μετακινηθείτε σε μεγάλες περιόδους σιωπής που μπορεί να έχουν συμβεί μεταξύ των συνομιλιών.
Μια δεύτερη επιλογή είναι η σχεδίαση non-vox. Αυτός είναι ο πιο βασικός και ο παλαιότερος τύπος τεχνολογίας καταγραφής φωνής. Εδώ, η διαδικασία εγγραφής ξεκινά και συνεχίζεται μέχρι να σταματήσει η διαδικασία, είτε χειροκίνητα είτε μετά από προκαθορισμένη διάρκεια. Δεδομένου ότι αυτή η μέθοδος δεν βασίζεται στη φωνητική ενεργοποίηση για την ενεργοποίηση της διαδικασίας εγγραφής, αυτός ο τύπος εξοπλισμού δημιουργεί μια ακριβή καταγραφή του χρόνου που μεσολάβησε μεταξύ των ενεργών συνομιλιών.
Οι επιχειρήσεις μερικές φορές χρησιμοποιούν ένα καταγραφικό φωνής ως μέρος της διαδικασίας εκπαίδευσης για νέους πωλητές ή το προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών. Καθώς ο νέος προσλαμβανόμενος αναλαμβάνει τις ευθύνες του, το καταγραφικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διασφαλιστεί ότι το άτομο ακολουθεί τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας όταν συναλλάσσεται με πελάτες ή υποψήφιους πελάτες. Τα δεδομένα που λαμβάνονται από την καταγραφή μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να βελτιώσουν και να βελτιώσουν την απόδοση του εργαζομένου κατά τους πρώτους μήνες απασχόλησης, βοηθώντας στην ενσωμάτωση θετικών συνηθειών στο μυαλό του εργαζομένου.
Δεν είναι ασυνήθιστο για μια επιχείρηση να χρησιμοποιεί επίσης εξοπλισμό καταγραφής φωνής όταν υπάρχει κάποια υποψία για αντιεπαγγελματική συμπεριφορά από την πλευρά ενός υπαλλήλου. Με αυτήν την εφαρμογή, είναι δυνατό να προσδιοριστεί εάν υπάρχει ανάγκη για διορθωτικές ενέργειες ή εάν ο υπάλληλος πραγματοποιεί επαφές με συναδέλφους του, πελάτες, πωλητές και οποιονδήποτε άλλον με τον οποίο μιλάει κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Οι περισσότερες συμβάσεις εργαζομένων αντιμετωπίζουν το ζήτημα της καταγραφής τηλεφωνικών συνομιλιών και παρέχουν στον εργοδότη το δικαίωμα να παρακολουθεί κλήσεις όσο συχνά επιθυμεί.
Το καταγραφικό φωνής μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία μόνιμων εγγραφών λεκτικών ανταλλαγών, όπως όταν κάποιος καλεί σε μια γραμμή βοήθειας έκτακτης ανάγκης. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, το σύστημα 911 στα περισσότερα μέρη της χώρας καταγράφει τακτικά κάθε εισερχόμενη κλήση προς το σύστημα. Αυτή η προφύλαξη καθιστά πολύ εύκολο τον έλεγχο των λεπτομερειών της κλήσης σε μεταγενέστερη ημερομηνία, ένας παράγοντας που μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος για την επιβολή του νόμου.
Πολλές χώρες σε όλο τον κόσμο απαιτούν από όλα τα μέρη που συμμετέχουν σε μια τηλεφωνική συνομιλία να γνωρίζουν ότι χρησιμοποιείται ένα καταγραφικό φωνής. Αν και οι διαδικασίες ποικίλλουν, δεν είναι ασυνήθιστο οι αυτοματοποιημένες ηχογραφήσεις να ειδοποιούν τους καλούντες ότι υπάρχει πιθανότητα ηχογράφησης της ανταλλαγής ή ο τηλεφωνικός εξοπλισμός να εκπέμπει ένα σύντομο ηχητικό σήμα σε τακτά χρονικά διαστήματα, ενημερώνοντας τον καλούντα ότι η συνομιλία καταγράφεται. Όταν ένας καλών έχει λάβει ειδοποίηση για τη χρήση του καταγραφικού κλήσεων, η επιλογή παραμονής στη γραμμή θεωρείται ως σιωπηρή συγκατάθεση για εγγραφή.