Το καταγραφικό κλήσεων είναι μια συσκευή ή πρόγραμμα λογισμικού που χρησιμοποιείται για την εγγραφή κλήσεων. Τα καταγραφικά κλήσεων χρησιμοποιούνται από πολλές εταιρείες που παρέχουν υπηρεσίες μέσω τηλεφώνου και μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή προσωπικών κλήσεων ή για την καταγραφή επαγγελματικών κλήσεων, όπως διαβουλεύσεις με δικηγόρους και λογιστές. Πολλές εταιρείες κατασκευάζουν καταγραφείς κλήσεων και υπάρχουν εκδόσεις εισαγωγικού επιπέδου που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο σπίτι, καθώς και πολύ πιο εκτεταμένα συστήματα σχεδιασμένα για εμπορική χρήση.
Υπάρχουν ορισμένα νομικά ζητήματα που σχετίζονται με τη χρήση καταγραφικού κλήσεων. Σε ορισμένες περιοχές, όλα τα μέρη σε μια κλήση πρέπει να γνωρίζουν ότι καταγράφεται. Αυτός είναι ο λόγος που οι άνθρωποι λαμβάνουν μερικές φορές ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα που λέει ότι «αυτή η κλήση μπορεί να παρακολουθείται ή να καταγράφεται» όταν καλούν τις τηλεφωνικές γραμμές εξυπηρέτησης. Σε άλλους τομείς, μόνο ένα μέρος πρέπει να γνωρίζει το γεγονός ότι η κλήση καταγράφεται και είναι σημαντικό για τους ανθρώπους να γνωρίζουν ότι οι τηλεφωνικές κλήσεις μπορεί να καταγράφονται νόμιμα εν αγνοία τους.
Το πιο βασικό καταγραφικό κλήσεων απλώς καταγράφει την κλήση όπως γίνεται. Πιο προηγμένα καταγραφικά κλήσεων ενδέχεται να διασυνδέονται με ένα πρόγραμμα υπολογιστή για την τεκμηρίωση της τηλεφωνικής κλήσης και τυχόν ενεργειών που γίνονται από τεχνικό κατά τη διάρκεια της κλήσης. Για παράδειγμα, εάν ένας πελάτης της τηλεφωνικής εταιρείας καλέσει για να προσθέσει μια υπηρεσία, το καταγραφικό κλήσεων θα καταγράψει το αίτημα και την ενέργεια του τεχνικού στον υπολογιστή. Ορισμένα καταγραφικά κλήσεων δημιουργούν αυτόματα μεταγραφές και μπορούν να προγραμματιστούν να στέλνουν εγγραφές σε εφεδρικές βάσεις δεδομένων, ώστε να είναι μόνιμα καταγεγραμμένες.
Οι εταιρείες και οι επαγγελματίες μπορούν να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν ένα καταγραφικό κλήσεων για να προστατευτούν από την ευθύνη. Με ένα καταγραφικό κλήσεων, οι διαφωνίες σχετικά με τις συνομιλίες «είπε/είπε» μπορούν να εξαλειφθούν, επειδή υπάρχει μια καταγραφή του τι είπε ο καθένας. Το λογισμικό καταγραφής κλήσεων μπορεί επίσης να λειτουργήσει με λογισμικό παρακολούθησης κλήσεων που επιτρέπει στον επόπτη να ακούει κλήσεις, κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο για εκπαίδευση ή σε ευαίσθητες κλήσεις στις οποίες ένας τρίτος μπορεί να είναι χρήσιμος ως μάρτυρας.
Οι άνθρωποι μερικές φορές χρησιμοποιούν καταγραφές κλήσεων στο σπίτι, ειδικά αν πιστεύουν ότι θα εμπλακούν σε νομικές διαδικασίες. Για παράδειγμα, άτομα που παλεύουν με εισπράκτορες οφειλών μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα καταγραφικό για να καταγράψουν κλήσεις που μπορεί να χρησιμοποιηθούν για να αμφισβητήσουν τις τεχνικές είσπραξης ή για να αμφισβητήσουν απαιτήσεις που υποβάλλονται από τους εισπράκτορες οφειλών. Παρομοίως, οι άνθρωποι μπορούν να ηχογραφούν κλήσεις προειδοποιώντας τους τηλεπωλητές να μην καλέσουν ξανά, ώστε να έχουν καταγραφή του γεγονότος ότι ζήτησαν από τους τηλεπωλητές να σταματήσουν, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ηχογράφηση για να κάνουν αίτηση εάν είναι απαραίτητο.