Managementul schimbărilor este un proces definit, standardizat, utilizat în managementul serviciilor de tehnologia informației pentru a coordona și controla toate modificările aduse unei soluții tehnice de producție existente.
Fiecare organizație își poate crea propriul proces de management al schimbării, pe baza dimensiunii relative a companiilor și a resurselor de personal. Managementul schimbării este de obicei responsabilitatea șefului sau managerului departamentului de tehnologie a informației. Există funcții și procese standard utilizate în majoritatea afacerilor în jurul managementului schimbărilor.
Procesul standard este o metodă de înregistrare sistematică a tuturor modificărilor propuse la un sistem de producție sau live, finalizarea unei analize cost/beneficiu, evaluarea impactului și riscurilor, crearea unui caz de afaceri sau justificarea cererii și obținerea aprobării de la proprietarul procesului de afaceri. Odată aprobat, managementul schimbării include implementarea efectivă a acestei modificări, împreună cu monitorizarea impactului, crearea unui raport de sinteză și actualizarea stării cererii de modificare într-un sistem de urmărire mai larg.
Scopul unui proces de management al schimbării este de a avea o metodă sistematică de evaluare a cererilor de schimbare, prioritizarea, programarea resurselor pentru implementare și nivelul adecvat de suport. În cadrul acestei structuri, managerul de sistem este responsabil să asigure cea mai bună utilizare posibilă a personalului, echipamentelor și resurselor pentru a răspunde cerințelor utilizatorilor. Procesul de management al schimbărilor acoperă toate modificările pentru hardware, software, documentație de suport și proceduri.
Un consiliu de administrație trebuie să aprobe orice solicitare care utilizează procesul de management al schimbării. Managerii departamentelor funcționale și conducerea corporativă superioară sunt responsabile pentru revizuirea propunerilor de solicitare de modificare și a tuturor documentelor atașate. Aceste consilii se numesc consilii consultative pentru schimbare sau comitete de conducere. Includerea în acest consiliu trebuie să fie de către un reprezentant al departamentului de servicii financiare cu autoritate suficientă pentru a evalua costul propunerilor de modificare și a sfătui grupul cu privire la costurile suplimentare necesare și fezabilitatea suportării acestor costuri.
Managerul de departament responsabil de procesul de management al schimbării trebuie să aibă bune abilități de comunicare, un fundal funcțional sau tehnic în servicii informatice și capacitatea de a reduce decalajul dintre cerințele de afaceri și capacitatea soluției tehnice de a răspunde acestor nevoi.
Procesul de management al schimbării este utilizat cu sistemele operaționale și de producție. Procesul pentru proiecte sau sisteme de dezvoltare diferă prin accentul pus pe analiză și documentare. Într-un mediu de dezvoltare, există mai multă libertate de a investiga un anumit unghi ca o posibilă soluție la o nevoie de afaceri. Odată realizată această analiză, se finalizează o evaluare pentru a determina beneficiile potențiale ale acestei soluții și posibilele domenii de implementare. Consultarea cu proprietarii de procese de afaceri trebuie să fie finalizată înainte ca orice dezvoltare să fie avansată.