Un proces de management al schimbării este o serie de practici de afaceri utilizate pentru a controla și gestiona schimbarea într-un sistem sau organizație mare. Termenul este cel mai frecvent utilizat în ingineria sistemelor sau în proiecte mari de construcții. Scopul managementului schimbărilor este de a se asigura că există o comunicare clară între client și furnizorul de servicii cu privire la variația solicitată față de specificațiile acceptate, impactul asupra cronologiei și costul proiectat al acestor modificări. Un bonus suplimentar la acest proces este validarea autorizației pentru cererile de modificare.
Întregul proces de management al schimbării este compus din trei elemente: solicitarea schimbării, evaluarea timpului și costului pentru a face schimbarea și implementarea modificărilor. Acești pași rămân aceiași dacă proiectul este un proiect de tehnologie a informației sau un proiect de construcție. Este de remarcat faptul că aderarea strictă la un proces formal de management al schimbării este recunoscută de către instanțele de judecată ca un instrument valid pentru gestionarea modificărilor contractelor. Modificările solicitate și aprobate prin proces trebuie să fie plătite de firmă, indiferent de autoritatea solicitantului. Se presupune că firma a conceput o practică de afaceri care a urmat procesul său intern de aprobare.
Pentru a gestiona cererile de schimbare, multe companii creează un formular care oferă toate informațiile necesare. De exemplu, un formular de cerere de modificare necesită de obicei numele solicitantului și titlul acestuia, rațiunea comercială a cererii, funcționalitatea necesară și implicațiile generale. Sunt incluse și numele persoanelor responsabile și care vor testa și accepta modificările. La primirea și examinarea formularului, administratorul de sistem atribuie un număr de urmărire cererii.
Persoana responsabilă pentru sistem sau proiect revizuiește acum detaliile cererii și calculează resursele necesare, alocarea de timp și orice costuri asociate cu implementarea acestei modificări. În timpul acestui proces, pot fi necesare întrebări sau clarificări din partea solicitantului. Aceste informații sunt încorporate în formularul de solicitare de modificare.
Dacă costurile sunt acceptate, atunci cererea este de obicei adăugată la o listă prioritizată de alte cereri de modificare, ca parte a procesului de management al schimbărilor. Lucrarea este atribuită unei anumite zone, care va face legătura cu managerul de sistem sau de proiect pentru a clarifica cerințele și pentru a face modificările necesare. Într-un mediu de tehnologie a informației, aceste modificări sunt efectuate într-un sistem de testare. Este responsabilitatea testatorilor să se asigure că modificările îndeplinesc cerințele lor originale și nu creează rezultate negative. După finalizarea cu succes a testării, modificările sunt mutate în sistemul de producție sau în timp real. Orice probleme sau probleme noi create ca urmare a acestei modificări sunt revizuite și pot duce la cicluri suplimentare de modificări, testare și implementare.