În contabilitate, un articol de colectare este orice plată în așteptare care nu poate fi încă aplicată unei înregistrări jurnal existente, deoarece nu reprezintă o creanță în numerar tangibilă. Elementele de colectare pot fi create de o varietate de circumstanțe, cum ar fi datorii restante, cecuri nerecuperabile și mandate guvernamentale sau întârzieri de plată de la terți. Atunci când un articol de colectare este prezentat, reprezentanții contabili au două opțiuni: să urmărească colectarea imediată sau anularea articolului de colectare și să accepte o pierdere.
În cele mai multe cazuri, articolele de colectare sunt create atunci când partea facturată nu a plătit factura în perioada de timp în care a fost emisă factura. Aceasta este considerată o datorie parțială exigibilă. Acestea sunt denumite termeni neți și pot fi datorate la primire, net 10 zile sau mai mult, în funcție de cerințele companiei care emite factura. Elementele de colectare pot fi rezolvate prin simpla trimitere a unui memento pentru a încerca să obțineți plata într-un interval de timp rezonabil și notând acest lucru în registrul contabil. Odată ce plata este primită, starea contabilă va fi schimbată într-o plătibilă.
Uneori, un articol de colectare este creat atunci când o plată cu cec nu este clară pentru un articol restant. Acest lucru se poate întâmpla atunci când un cec este returnat deoarece nu există fonduri suficiente pentru a-l acoperi, sau există o oprire a plății sau o reținere a cecului de către beneficiarul plății. În acest caz, plata trebuie menținută în stare de încasare până când ambele părți pot aranja termene de plată satisfăcătoare. În plus, orice comisioane bancare suportate pot fi configurate ca un alt articol de colectare în registrul contabil și creditate ulterior.
Atunci când un mandat este emis într-un cont de către un trezorier guvernamental, acest articol ar trebui să fie listat ca element de colectare în registrele contabile. Mandatul garantează că o anumită sumă de bani va fi primită la o dată viitoare de către o agenție guvernamentală. Acest lucru se întâmplă cel mai adesea în timp ce se așteaptă finanțarea granturilor sau atunci când o hotărâre a fost emisă unei alte părți și fondurile sunt alocate de un birou de contabilitate al instanței.
Adesea, firmele terțe de procesare întârzie plățile și fac ca un articol de colectare să apară într-un proces contabil. Aceste agenții de plată terțe pot păstra fonduri în escrow pentru o anumită perioadă de timp până când toți termenii sunt îndepliniți într-un contract de muncă pentru închiriere sau pe bază de proiect. Alternativ, este posibil ca fondurile să fie procesate la nivel internațional cu rate de schimb determinate de fiecare parte a procesului. În unele cazuri, o firmă de procesare terță parte poate fi un cont de comerciant sau un serviciu de procesare a plăților online. Acest lucru poate face ca un articol de colectare să fie prezent pentru o perioadă, dar se rezolvă cu ușurință odată ce plata este validată.