Un sistem de management al aprovizionării este un instrument computerizat partajat folosit pentru a urmări toate comenzile de materiale și locațiile respective. Cunoscut și ca sistem de management al lanțului de aprovizionare (SCMS), acest sistem este într-adevăr o rețea de afaceri care împărtășesc informații cu privire la aspectul ciclului de fabricație a produsului. Cel mai obișnuit loc pentru a găsi un sistem de management al aprovizionării este în sectorul de producție.
Un exemplu frecvent citat de sistem de management al aprovizionării este industria de producție auto. Este o practică obișnuită ca o firmă mare să subcontracteze anumite părți sau module ale vehiculului către companii independente. Fiecare companie este dotată cu tehnologia necesară pentru a participa la sistemul de management al aprovizionării. Acest sistem este actualizat cu nivelurile de inventar, lucrări în curs, produse finite și mărfuri în tranzit. Aceste informații sunt disponibile numai pentru alte companii care sunt afectate de modulul creat de celelalte firme.
Accesul la aceste informații în timp real este esențial în planificarea nivelurilor de producție, personalul și aranjarea livrării la timp. Coordonarea generală este responsabilitatea firmei producătoare de automobile. Aceste firme au de obicei un departament de personal dedicat managementului aprovizionării. Dacă o piesă nu este disponibilă pentru instalare, întreaga linie de producție trebuie să se oprească. Acest lucru este foarte costisitor, atât în ceea ce privește timpul personalului, cât și în ceea ce privește costurile grele.
Implementarea efectivă și întreținerea sistemului de management al aprovizionării este o responsabilitate comună, împărțită între partenerii de afaceri și firma principală. Contractele de aprovizionare sunt adesea negociate cu stimulente pentru performanță, timpi de nefuncționare minimizați și menținerea nivelurilor ideale de stoc. Este în interesul ambelor părți să se asigure că sistemul este actualizat și precis.
Există mai multe metode utilizate pentru a actualiza acest tip de sistem. Cea mai comună metodă este încărcarea fișierului. Furnizorul realizează un fișier plat din sistemul de gestionare a stocurilor și furnizează zilnic informațiile relevante clientului. Clientul trebuie să aibă în vigoare o metodă pentru a ridica dosarul și a actualiza sistemul de management al aprovizionării. Acest proces este de obicei automatizat, pentru a evita întârzierile inutile și pentru a reduce posibilitățile de eroare.
Alte industrii folosesc un software integrat, bazat pe Internet. Software-ul este instalat în organizația fiecărui furnizor și poate fi integrat de obicei cu sistemele existente de gestionare a stocurilor. Programele sunt scrise sau utilizate pentru a completa automat software-ul clientului cu informațiile relevante. Accesul se bazează pe rolul fiecărei firme în procesul de producție. Această metodă permite tuturor furnizorilor și clientului să verifice un sistem pentru starea curentă a unei varietăți de piese.