O citație este o hotărâre judecătorească care obligă o parte să se prezinte în instanță sau să prezinte documente sau înregistrări. De exemplu, o parte poate cita dosare bancare, telefonice, penale sau, uneori, chiar medicale. Deși există multe tipuri diferite de înregistrări pe care o parte dintr-un caz poate avea nevoie să le asigure, pașii pe care o persoană îi va face pentru a cita înregistrările sunt de obicei aproximativ aceiași. În cele mai multe locuri, o persoană trebuie să viziteze grefierul judecătoresc pentru a obține o citație și apoi să transmită citația în conformitate cu cerințele sistemului judiciar particular.
Primul pas pe care îl poate face o persoană atunci când dorește să citeze înregistrările este să contacteze instanța în care va fi audiat cazul său și să învețe cerințele specifice pe care instanța le are pentru persoanele care doresc să citeze înregistrările; liniile directoare pot varia de la un sistem judiciar la altul. În multe locuri, totuși, o persoană trebuie să viziteze tribunalul local și să solicite un formular de citație, care se numește citație duces tecum. În unele locuri, o persoană poate să meargă online și să descarce formularul jurisdicției sale în loc să meargă la tribunal pentru a-și ridica unul.
Apoi, o persoană trebuie să completeze formularul de citație. Aceasta implică, de obicei, completarea detaliilor pertinente, cum ar fi numele și adresa persoanei sau întreprinderii care va primi citația, numele și adresa instanței în care va fi audiat cauza, numărul documentului de caz și data până la care înregistrările sunt necesare. Partea care solicită citația enumeră, de asemenea, înregistrările de care are nevoie, fiind cât se poate de concrete, denumind înregistrările de care are nevoie și enumerând, dacă este posibil, numerele de înregistrare a acestora.
După ce formularul de citație este completat, persoana care solicită înregistrările poate avea nevoie să aibă formularul de citație legalizat. Apoi, de obicei, va trebui să semneze citația de către judecător sau comisarul instanței. În unele locuri, este posibil ca o parte să poată transmite citația imediat după finalizarea acestui proces. În altele, totuși, solicitantul poate fi nevoit să aștepte o perioadă de timp pentru a vedea dacă cealaltă parte va obiecta la citația.
Odată ce citația este redactată și semnată, există un ultim pas pentru o persoană care dorește să citeze înregistrările. Persoana care are nevoie de înregistrări trebuie să se asigure că partea care primește este comunicată în conformitate cu legile jurisdicției sale. În unele cazuri, aceasta va însemna aranjarea ca departamentul șerifului să furnizeze serviciul. În altele, o persoană poate plăti un server de proces profesional pentru a îndeplini această sarcină. În plus, unele legi permit ca citațiile să fie transmise de către orice persoană de peste 18 ani care nu este parte la caz.