Workflow opisuje etapy procesu. W większości przypadków terminem tym określa się model pracy. Na przykład menedżer w firmie ubezpieczeniowej, który ma nadzieję na poprawę wydajności, może przeanalizować przepływ pracy, który obejmuje działy, przez które przechodzi roszczenie, szybkość, z jaką roszczenie przechodzi, oraz płynność komunikacji między różnymi działami. Kiedy menedżer ćwiczy wdrażanie przepływu pracy, wprowadza nową procedurę do codziennych działań organizacji. Najlepsze wskazówki dotyczące wdrażania przepływu pracy zwykle obejmują plan lub model, który uwzględnia przeszłe niedociągnięcia, włączenie nowej technologii i szkolenie pracowników.
Aby mieć pewność, że wdrożenie nowego przepływu pracy jest warte zachodu, menedżer powinien najpierw zdać sobie sprawę z błędów poprzedniego systemu. W większości przypadków przepływ pracy nie jest efektywny, gdy powoduje marnotrawstwo i wzrost kosztów. Zmarnowany czas między etapami procesu, niejasna komunikacja między działami i sprzeczne ze sobą zestawy danych mogą być objawami nieprawidłowego działania modelu przepływu pracy. Problemy te spowalniają produkcję, skutkują niewłaściwym wykorzystaniem siły roboczej i technologią, która nie jest wykorzystywana z optymalnym efektem.
Menedżer praktykujący implementację przepływu pracy powinien wymienić istniejące problemy i zlokalizować, gdzie w systemie te problemy występują. W niektórych przypadkach tworzenie nowych protokołów może zmniejszyć liczbę błędów i przypadków niedokładnych informacji. Wydajność procesów może często ulec poprawie wraz z wprowadzeniem nowej technologii.
Dobrą wskazówką dla menedżerów zajmujących się złożonymi procesami jest wprowadzenie oprogramowania umożliwiającego zautomatyzowany przepływ pracy. Ta metoda realizacji przepływu pracy wymaga od menedżera stworzenia modelu procesu, który może następnie wprowadzić do programu komputerowego. Większość oprogramowania umożliwia użytkownikom dostęp do dokumentów szablonów i umożliwia dostosowanie interfejsów do potrzeb organizacji. Zautomatyzowany obieg pracy jest szczególnie przydatny w kontekstach, w których dokumenty codziennie przechodzą przez podobne etapy, umożliwiając uporządkowany i wydajny obieg dokumentów.
Wraz z wdrożeniem workflow pojawia się potrzeba przeszkolenia pracowników. Wielu menedżerów stwierdza, że większość pracowników akceptuje nowe modele przepływu pracy, jeśli mają zrozumieć, w jaki sposób nowy model może być bardziej wydajny niż stary proces. Niektórzy pracownicy mogą być początkowo oporni, chociaż podstawowe techniki przywództwa i motywacji biznesowej często mogą skutecznie pomóc im w przyjęciu nowych praktyk.
Menedżerowie, którzy wdrażają nowe modele przepływu pracy, powinni robić to powoli, dając pracownikom mnóstwo czasu na naukę nowej technologii. Biegłość pracowników w posługiwaniu się nową technologią powinna zostać oceniona przed pełnym wdrożeniem. Podobnie nowe modele przepływu pracy często muszą być dostosowywane na zasadzie prób i błędów. Oznacza to, że menedżer może czerpać korzyści z pilotażu procesu w mniejszych obszarach, a następnie stopniowo rozszerzać wdrożenie.