Aby wybrać najlepszy szablon zamówienia zakupu, należy wziąć pod uwagę potrzeby informacyjne wszystkich stron, które będą korzystać lub odwoływać się do zamówienia zakupu. W niektórych przypadkach firma lub osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą będą mogli pobrać podstawowy szablon zamówienia zakupu, który spełni potrzeby wszystkich stron, które zetkną się z dokumentem. W innych przypadkach może zaistnieć konieczność zmiany szablonu zamówienia zakupu z jego podstawowej formy lub utworzenia go od podstaw w celu zaspokojenia unikalnych potrzeb firmy generującej zamówienia zakupu, a także stron, które otrzymają lub przetworzy zamówienie zakupu. Jeśli zamówienie zakupu wymaga bardzo szczegółowych informacji na temat kupowanych towarów — w tym elementów, takich jak diagramy lub inne podobne informacje pomocnicze — może zajść konieczność zmiany szablonu zamówienia zakupu, aby zrobić miejsce na te informacje.
Istnieje kilka podstawowych informacji, które powinny znajdować się w każdym szablonie zamówienia zakupu. Po pierwsze, w szablonie zamówienia zakupu powinny znajdować się co najmniej dwa adresy: adres biura zarządzającego zamówieniami zakupu oraz adres firmy lub organizacji, do której wysyłane jest zamówienie. Jeśli kupowane przedmioty mają zostać wysłane na adres inny niż adres biura, adres ten należy również odnotować pod nagłówkiem „Wysyłka do”. Inne ważne informacje, które należy zawrzeć w zamówieniu, to imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby składającej zamówienie, data zamówienia, szczegółowe informacje o zakupionych przedmiotach oraz łączna kwota zamówienia w dolarach. Często zdarza się również, że firmy używają numerów zamówień zakupu w celu śledzenia swoich zamówień zakupu, więc powinno być również miejsce na te informacje.
Często szablon zamówienia zakupu zawiera miejsce na podpis nabywcy. Niektóre szablony zawierają również sekcję na notatki. Wreszcie, niektóre szablony zamówień zakupu zawierają również miejsce na datę realizacji zamówienia. Jeśli pozycje w zamówieniu zakupu muszą zostać dostarczone w określonym terminie lub w określonym przedziale dat, w szablonie zamówienia zakupu może być na to miejsce. Gdy firma lub organizacja od jakiegoś czasu korzysta z zamówień zakupu, może zacząć dostosowywać swój szablon, dopóki nie zorientują się, co działa najlepiej.