Ponieważ obecnie tak wiele biznesów prowadzi się za pośrednictwem poczty elektronicznej, zrozumienie biznesowej etykiety e-mailowej ma wielką wartość. Kilka wskazówek, o których należy pamiętać, to znać swoich odbiorców, utrzymywać zwięzłą i rzeczową komunikację oraz utrzymywać firmową pocztę e-mail podobną do zwykłej poczty biznesowej. W niniejszych wytycznych dotyczących biznesowej etykiety e-mail istnieje kilka wyjątków.
Jeśli ktoś odpowiada na zapytanie o pracę lub ogłoszenie biznesowe, upewnij się, że w miarę możliwości można wysłać załączniki. Biznesowy e-mail w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę powinien być zasadniczo listem motywacyjnym. Większość reklam zawiera informację, czy dołączyć CV, czy wyciąć i wkleić CV. Niektóre firmy nie otwierają załączników i usuwają wiadomości e-mail z załącznikami.
Ponadto, jeśli załącznik jest akceptowalny, upewnij się, że nie jest zbyt długi. Wysłanie czegokolwiek powyżej 150 XNUMX jest w większości przypadków uważane za wielkie naruszenie etykiety biznesowej poczty e-mail. Jednak projekt, nad którym pracują dwie osoby, może czasami wymagać grafiki lub plików projektu, które zajmują więcej miejsca. Po prostu sprawdź, czy partner biznesowy życzy sobie, aby były one wysyłane pocztą elektroniczną. On lub ona może preferować kopię dysku z pocztą ślimakową, aby skrócić czas ładowania wiadomości e-mail.
Biznesowa etykieta e-mail sugeruje stosowanie formalności w kontaktach z ludźmi. Ogólnie rzecz biorąc, zwracaj się do ludzi tak, jakby ktoś rozmawiał z tą osobą. Jeśli ktoś zwykle zwraca się do kogoś jako pan Brown, nie zaczynaj listu od imienia pana Browna. Jeśli zwykle nazywa się pana Browna po imieniu, etykieta biznesowego e-maila pozwala na mniej formalny adres.
Jeśli ktoś nie jest zaznajomiony ze stanem małżeńskim kobiety, biznesowa etykieta e-mail sugeruje termin „pani”. Wyjątkiem jest e-mail do lekarzy. W takim przypadku użyj oficjalnego tytułu dr.
Pamiętaj, aby dołączyć konkretny wiersz tematu dotyczący treści wiadomości e-mail. Może to być „Odpowiedz na ogłoszenie o pracy nr 1351 na liście Craiga” lub „Spotkajmy się w tym tygodniu, aby omówić nasze opcje”. Upewnij się, że temat odzwierciedla materiał, który zamierzasz przedstawić.
Biznesowa poczta e-mail nie wymaga kreatywnej interpunkcji, uśmiechniętych buźek ani innych ozdobników, które mogą pojawić się w zwykłych wiadomościach e-mail między przyjaciółmi. Powinna też być wolna od skrótów czatu. Dwóch bliskich współpracowników biznesowych może uwzględnić je w swoich e-mailach, ale generalnie formalne jest lepsze.
Aby ograniczyć miejsce, nie cytuj wszystkich materiałów przesłanych przez kogoś innego. W razie potrzeby wycinaj, wklejaj i cytuj tylko krótkie fragmenty materiału. Jeśli materiał nie jest istotny, usuń cytowany materiał przed odpowiedzią na wiadomość. A także staraj się, aby własny materiał był krótki i na temat.
Etykieta biznesowego e-maila wymaga ponadto komunikowania się za pomocą dobrej gramatyki, dobrze skonstruowanych zdań i poprawnie napisanych słów. Jeśli ktoś nie jest silny w tych dziedzinach, komunikacja może wyglądać dość głupio i sprawiać wrażenie mniej inteligentnego. Sprawdź pisownię i gramatykę materiału, a następnie przeczytaj go ponownie, na głos, aby sprawdzić, czy ma sens. Jeśli gramatyka nadal stanowi problem, rozważ kurs pisania w biznesie, aby poprawić komunikację pisemną.
Wreszcie, nie dodawaj partnerów biznesowych do swojej listy żartów. Jest to wyraźne naruszenie etykiety biznesowej poczty e-mail. Jeśli ktoś pracuje z kimś, kto lubi żarty, poproś o jego prywatny adres e-mail, aby dodać go do swojej listy. Ponadto nigdy nie przesyłaj łańcuszków do partnera biznesowego. Jeśli ktoś otrzyma ostrzeżenie o wirusie, przed wysłaniem go do partnerów biznesowych sprawdź witryny internetowe o oszustwach. Większość ostrzeżeń o wirusach wysyłanych pocztą elektroniczną to oszustwa i powodują niepotrzebny alarm lub zajmują miejsce w skrzynce pocztowej przeznaczonej dla biznesu.