Firmy duże i małe często stają przed wyzwaniem utrzymania zorganizowanego systemu przechowywania dokumentacji biznesowej. Zasadniczo dokumenty biznesowe są przechowywane zgodnie z określonymi lokalnymi lub regionalnymi ograniczeniami czasowymi. Znajomość wymagań dotyczących tego, co należy przechowywać i jak długo, jest uważana za kluczową dla posiadania odpowiedniego systemu ewidencji.
Wielkość firmy zwykle określa głębokość systemu przechowywania dokumentacji biznesowej. Niektóre z przechowywanych dokumentów biznesowych obejmują rozliczenia podatkowe i akta osobowe. Dokumentacja finansowa zwykle prowadzona przez firmę obejmuje wydatki operacyjne, zakupy kapitałowe, wpływy ze sprzedaży i aktywa majątkowe.
Firma powinna zweryfikować wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji biznesowej, które mają zastosowanie w jurysdykcji, która reguluje branżę firmy. W Stanach Zjednoczonych wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji biznesowej związanej z podatkami wymagają przechowywania dokumentów biznesowych przez co najmniej trzy lata. Niektóre wymagania dotyczące przychodów mogą wymagać prowadzenia dokumentacji finansowej nawet po upływie zalecanego czasu.
Akta osobowe są zwykle przechowywane przez co najmniej cztery lata. Te i inne dokumenty są przechowywane w bezpiecznym miejscu, zwłaszcza te, które zawierają prywatne informacje o byłych i obecnych pracownikach. Zazwyczaj utrzymywane są pełne zapisy dotyczące tego, kiedy podatki od wynagrodzeń zostały złożone i zapłacone.
W większości przypadków dokumentacja finansowa jest przechowywana przez co najmniej siedem lat. Wyciągi z instytucji finansowych, wykazy inwentarza i roczne zestawienia dochodów to tylko niektóre z rodzajów dokumentów, które można uwzględnić. Prowadzenie dobrej dokumentacji finansowej może zminimalizować narażenie firmy na kwestie prawne.
Firmy mogą również uznać, że posiadanie systemu do usuwania starych lub nieistotnych dokumentów biznesowych jest korzystne. Zasady dotyczące systemu przechowywania dokumentacji biznesowej mogą pomóc w usprawnieniu procesu i zapewnieniu, że wszyscy pracownicy przestrzegają tych samych praktyk. Jest to na ogół ciągła część procesu prowadzenia odpowiedniej dokumentacji biznesowej.
Zwykle dobrym pomysłem jest posiadanie odpowiedniej przestrzeni do przechowywania, jeśli dokumenty biznesowe są przechowywane na miejscu. Powszechną praktyką jest również prowadzenie elektronicznego pliku dokumentacji biznesowej. W ten sposób odpowiednie dokumenty są nadal dostępne, a firma może uniknąć przestoju w przypadku, gdy pożar lub inna katastrofa zniszczy papierowe dokumenty biznesowe.
Większość firm może zdecydować się na skorzystanie z usług firmy zarządzającej przechowywaniem danych. Daje to możliwość uwolnienia czasu organizacji na skupienie się na kwestiach związanych z biznesem, a nie na zarządzaniu przechowywaniem dokumentacji biznesowej. Wszelkie możliwe obawy związane z outsourcingiem systemu przechowywania dokumentacji biznesowej mogą zostać ograniczone. Renomowana firma ogólnie przedstawi swoje funkcje bezpieczeństwa i praktyki związane z utrzymywaniem dokumentów biznesowych.